档案管理存用制度规范

PAGE档案管理存用制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集和保存与公司/组织相关的各类档案，保证档案资料的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则：根据档案内容的敏感程度，严格执行保密制度，确保档案信息不被泄露，维护公司/组织的利益和安全。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用和统计分析，提高工作效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织的档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管公司/组织各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.对档案进行鉴定，定期清理过期档案，按照规定进行销毁处理。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.负责档案管理工作的业务指导和培训，提高各部门档案管理人员的业务素质。7.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，提供档案信息支持。8.做好档案统计工作，及时准确地向上级主管部门报送档案统计报表。（二）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，其职责如下：1.按照档案管理部门的要求，负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并及时移交档案管理部门。2.对本部门收集的文件材料进行初步整理，确保文件材料的齐全、完整。3.负责本部门档案的日常保管，确保档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄密。4.协助档案管理部门开展档案的查询、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。5.接受档案管理部门的业务指导和培训，不断提高档案管理业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政档案类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、行政公文、印章管理、证照管理等方面的档案。2.财务档案类：涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金管理、预算管理等各类财务文件材料。3.业务档案类：根据公司/组织业务特点，分为市场营销、客户管理、项目管理、生产管理、质量管理、采购管理、销售管理等业务领域形成的档案。4.技术档案类：包含产品研发、工艺设计、技术标准、技术改造、设备管理、知识产权等方面的档案。5.合同档案类：各类合同协议、合作意向书、招投标文件等档案。6.其他档案类：不属于上述分类的其他特殊档案，如声像档案、实物档案等。（二）档案编号为便于档案的标识和管理，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：1.档案编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示档案顺序号。2.行政档案类编号为“XZ”，财务档案类编号为“CW”，业务档案类编号为“YW”，技术档案类编号为“JS”，合同档案类编号为“HT”，其他档案类编号为“QT”。3.每类档案的顺序号从“001”开始依次递增，如行政档案类的第一份档案编号为“XZ001”，财务档案类的第二份档案编号为“CW002”等。4.对于同一类档案中包含多个子类别或系列的，在编号中通过增加中间层次的编号进行区分。例如，业务档案类中的市场营销档案编号为“YW001099”，客户管理档案编号为“YW100199”等。四、档案的形成与收集（一）文件材料形成要求1.公司/组织各部门及员工在工作活动中应及时形成各类文件材料，确保文件内容真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写材料。3.文件材料如有修改，应采用规范的修改方法，如杠改、圈改等，并由修改人签字确认。（二）文件材料收集范围1.反映公司/组织各项工作活动的文件、通知、报告、请示、批复、函件等收发文件。2.会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.工作计划、总结、统计报表、调查研究报告等工作文件。4.人事档案材料，如员工入职登记表、履历表、考核鉴定、奖惩记录、工资变动等。5.财务文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.业务活动中形成的各类文件，如合同协议、招投标文件、客户资料、项目文档等。（三）文件材料收集时间1.各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将文件材料收集齐全，并移交本部门档案管理人员。2.对于重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后的[X]个工作日内完成收集和移交。3.人事档案材料应在员工入职、离职、晋升、调动等手续办理完毕后的[X]个工作日内移交档案管理部门。（四）文件材料收集方式1.直接收集：由档案管理人员直接从文件形成部门或个人处收集文件材料。2.定期收集：档案管理部门定期到各部门收集文件材料，一般每月不少于[X]次。3.集中收集：对于重大活动、重要项目等形成的大量文件材料，可组织相关部门进行集中收集。五、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于档案的保管和利用。？2.区分不同价值，将重要文件与一般文件分开整理，便于重点保管和优先利用。3.按照档案分类方案进行分类整理，确保档案分类准确、条理清晰。（二）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）的方法进行整理。先将文件按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类排列，最后进行编号、编目、装订。2.科技档案整理：按照项目专业阶段的方法进行整理。先将项目档案按项目名称分类，再在每个项目内按专业进行分类，如设计图纸、技术文件、施工资料等，然后按项目实施阶段进行排列，最后进行编号、编目、装订。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别分别进行整理。会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年度整理归档，财务报表应按年度装订成册。（三）归档要求1.档案管理人员对整理好的档案进行全面检查，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.对符合归档要求的档案，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并将档案目录录入档案管理系统。3.将整理好的档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息，便于查找和管理。4.档案应及时归档，归档时间一般不超过文件材料形成后的[X]个月。对于特殊情况需要延迟归档的，应经档案管理部门负责人批准，并注明原因和延迟期限。六、档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗、遮光窗帘等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对重要的声像档案、实物档案等，应根据其特点采取相应的保管措施，如妥善保管录音带、录像带、光盘等载体，对实物进行专柜存放并做好防护等。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：保管期限为[X]年至[X]年的档案，主要是反映公司/组织一般工作活动，在一定时期内对公司/组织工作有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案：保管期限为[X]年以下的档案，主要是在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行[X]次全面清查，对档案的数量、质量、保管状况等进行检查核对。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时采取措施进行处理，并报告上级主管部门。3.对清查结果应进行详细记录，形成档案清查报告，包括清查时间、范围、内容、发现的问题及处理情况等，并将报告存入档案。七、档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应遵守国家法律法规和公司/组织的相关规定，不得损害公司/组织利益和他人合法权益。2.审批原则：凡利用档案的部门或个人，必须填写档案利用申请表，经相关部门负责人审批同意后方可查阅、借阅或复制档案。3.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织机密的档案信息，不得泄露给无关人员。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，档案管理人员应根据审批后的申请表，提供相应的档案供查阅人员在档案库房内查阅。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出库房。2.借阅：确因工作需要将档案借出库房的，应办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案材料。3.复制：根据利用申请表的审批意见，档案管理人员可为利用人员提供档案复印件。复制档案应使用统一的复制设备和纸张，确保复制件清晰、完整。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用部门或个人、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、审批人等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值鉴定原则：根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学评估，确定档案的保管期限和存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、形式等，判断其价值和保管期限。2.综合分析法：结合公司/组织的发展历史、业务活动、档案形成规律等因素，对档案进行综合分析，确定档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制档案销毁清