档案室规划制度汇编

PAGE档案室规划制度汇编一、总则1.1目的本制度汇编旨在规范公司档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为公司的各项工作提供有力的支持和保障。1.2适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为。1.3基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况。2.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止信息泄露。4.便利性原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责2.1档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案进行销毁处理。7.开展档案信息开发利用工作，为公司决策提供参考依据。2.2各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案室的要求进行档案整理和保管。3.配合档案室做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。4.对本部门形成的档案进行定期自查，发现问题及时整改。2.3档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查询、借阅等。3.对档案进行定期检查，发现问题及时报告并采取措施解决。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理3.1档案收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的合同、协议、章程等。4.公司内部的规章制度、会议记录、工作计划、总结等。5.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。6.公司的财务报表、凭证、账簿等财务档案。7.公司的科技项目档案、产品档案、设备档案等。3.2档案收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案收集齐全，按照规定的时间和要求移交档案室。2.档案应保持原始记录，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案，应同时收集电子文档和纸质文档，确保信息的一致性。3.3档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.装订：将零散的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便查阅。四、档案保管4.1档案库房建设1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗的地点作为库房。2.库房应具备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材等。3.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。4.2档案存放方式1.档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于定期鉴定和销毁。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。4.3档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东名册、营业执照等重要文件。3.长期保管的档案一般为10年以上，主要包括公司的重大决策、重要合同等。4.短期保管的档案一般为10年以下，主要包括一般性的文件、资料等。4.4档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.配备必要的安全设施设备，如门禁系统、监控系统等，确保档案库房的安全。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时整改，防止档案丢失、损坏或泄露。五、档案查询与借阅5.1档案查询1.公司员工因工作需要查询档案，应填写《档案查询申请表》，注明查询的档案名称、编号、查询目的等信息。2.档案室收到查询申请后，应进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人协助查询。3.查询档案时，应在档案室指定的区域进行，不得擅自将档案带出档案室。5.2档案借阅1.公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称、编号、借阅期限等信息。2.档案室收到借阅申请后，应进行审核，符合条件的予以批准，并办理借阅手续。3.借阅档案时，应按照规定的期限归还，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印或销毁档案。5.3档案归还1.借阅人员应在规定的期限内将档案归还档案室，档案室应进行核对，确保档案的完整和安全。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应及时报告，并承担相应的责任。六、档案鉴定与销毁6.1档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.档案鉴定工作应由档案室牵头，组织相关部门人员参加，组成鉴定小组进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，提出鉴定意见。6.2档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量等信息，报公司领导批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底和安全。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况记录在案。七、电子档案管理7.1电子档案收集1.各部门应及时将本部门形成的电子档案收集齐全，按照规定的格式和要求移交档案室。2.电子档案应确保内容真实、完整，与纸质档案保持一致。7.2电子档案整理1.对电子档案进行分类、编号、命名等工作，确保电子档案的规范化管理。2.建立电子档案目录数据库，方便查询和利用。7.3电子档案存储1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列等，并进行备份，防止数据丢失。2.存储设备应定期进行维护和检查，确保数据的安全和稳定。7.4电子档案利用1.公司员工因工作需要查询、借阅电子档案，应按照档案查询与借阅的规定办理手续。2.利用电子档案时，应遵守相关的法律法规和公司的规定，不得擅自修改、删除电子档案。7.5电子档案安全管理1.建立健全电子档案安全管理制度，加强对电子档案的安全保护。2.采取必要的安全技术措施，如防火墙、加密技术等，防止电子档案被非法访问、篡改或泄露。