文书档案管理七项制度

PAGE文书档案管理七项制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文书档案由公司/组织档案管理部门集中统一管理，各部门应积极配合，不得分散保存。2.真实性原则：确保文书档案内容真实、准确反映公司/组织各项活动和工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类文书档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.规范性原则：按照国家有关法律法规和行业标准，规范文书档案的形成、整理、归档、保管和利用等工作流程。二、文书材料的形成与收集（一）文书材料形成要求1.各部门在日常工作中应及时形成各类文书材料，包括但不限于文件、报告、合同、协议、会议记录、通知、信函等。2.文书材料应使用符合档案管理要求的纸张，字迹清晰、工整，内容完整、准确。3.电子文件应采用通用格式保存，并确保其真实性、完整性和可读性，同时按照规定进行备份。（二）文书材料收集范围1.反映公司/组织行政管理、业务活动、财务状况等方面的各类文件材料。2.公司/组织内部会议形成的会议记录、纪要、决议等材料。3.与外部单位签订的合同、协议、合作意向书等文件。4.各类工作计划、总结、报告、统计报表等。5.人事档案材料，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关文件。6.财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表等。7.其他具有保存价值的文书材料。（三）收集时间与要求1.各部门应在文书材料形成后及时收集整理，并于每月底前将当月形成的文书材料移交至档案管理部门。2.对于重要紧急的文书材料，应随时收集并及时移交档案管理部门。3.移交文书材料时，应填写《文书档案移交清单》，详细注明文书材料的名称、数量、形成时间、移交时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。三、文书档案的整理（一）分类标准文书档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。1.年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。2.机构（问题）：按照公司/组织内部的部门或业务性质进行分类，如行政管理、业务管理、财务管理等。3.保管期限：根据文书档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（二）整理方法1.文书材料应按照分类标准进行排列，同一类别的文书材料按照时间顺序排列。2.每份文书材料应进行编号，编号应保持唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对于文件，应去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，使其大小一致，并在首页左上角加盖档号章，注明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等信息。4.会议记录、纪要等材料应进行整理装订，编写页码，并在首页注明会议名称、时间、地点、主持人、记录人等信息。5.电子文件应按照分类标准进行分类存储，并建立相应的文件夹结构，同时对电子文件进行命名，命名规则应体现文件的年度、机构（问题）、保管期限、文件名称等信息，确保电子文件与纸质文件对应一致。（三）编目1.文书档案整理完成后，应编制《文书档案目录》，目录应包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。2.《文书档案目录》应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，作为检索工具。3.电子文件应建立电子目录，通过数据库等方式进行管理，方便查询和利用。四、文书档案的归档（一）归档时间文书档案应在次年上半年完成归档工作，具体时间由档案管理部门根据实际情况确定。（二）归档要求1.归档的文书档案应整理规范、齐全完整，符合分类标准和编目要求。2.档案管理部门应对归档的文书档案进行检查验收，对不符合要求的档案应退回原部门进行补充或整改。3.归档的文书档案应装入档案盒，并在档案盒封面注明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等信息。4.档案盒应按照顺序排列上架，便于查找和管理。（三）归档手续1.档案管理部门接收归档文书档案时，应与移交部门办理交接手续，填写《文书档案归档交接清单》，双方签字确认。2.《文书档案归档交接清单》应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由移交部门留存。五、文书档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%6o%之间。（二）档案保管方式1.文书档案应采用纸质档案与电子档案同时保存的方式，确保档案的完整性和安全性。2.纸质档案应按照分类顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找和利用。3.电子档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检测和维护，确保数据的安全性和完整性。备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害等原因导致数据丢失。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类文书档案的保管期限。2.保管期限届满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和安全性。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对文书档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查和盘点内容包括档案数量、保管状况、利用情况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查和盘点结束后，应填写《文书档案清查盘点表》，并由档案管理人员签字确认。六、文书档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅文书档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织文书档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅、借阅文书档案，应填写《文书档案查阅申请表》或《文书档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、数量、利用目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅、借阅本公司/组织文书档案，应出具单位介绍信，并填写《文书档案查阅申请表》或《文书档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、数量、利用目的等信息，经公司/组织分管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。3.档案管理部门应对查阅、借阅申请进行审核，符合条件的应予以办理，并按照规定收取查阅、借阅费用（如有）。4.查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期，应办理延期手续。（三）利用方式1.查阅文书档案时，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅文书档案时，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期限届满后，应及时归还档案。3.档案管理部门应建立文书档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容等信息进行详细记录，以便统计和