各分局档案管理制度

PAGE各分局档案管理制度一、总则（一）目的为加强各分局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在分局各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各分局在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则分局设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各部门形成的档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映分局各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理各部门在工作过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为分局各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置分局设立档案管理科（室），作为分局档案管理的专门机构，负责统筹协调分局档案管理工作。档案管理科（室）配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善分局档案管理制度，并组织实施。2.负责组织、指导和监督各部门的档案收集、整理、归档等工作，确保档案工作的规范化和标准化。3.集中统一管理分局各类档案，做好档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整，对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制。5.负责档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查阅利用。6.开展档案宣传和培训工作，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。7.参与分局重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案服务和支持。8.完成分局领导交办的其他档案管理工作任务。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和分局档案管理制度，熟悉档案管理业务知识。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.负责档案的检索工具编制和档案信息的统计工作，为档案的查阅和利用提供便利。5.按照规定的程序和要求，及时为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和跟踪反馈工作。6.参与档案的鉴定、销毁等工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后组织实施。7.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为分局各项工作提供参考依据。8.协助各部门做好档案管理工作，对部门档案管理人员进行业务指导和培训。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与分局工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.分局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.分局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.分局在业务工作中形成的各类文件材料，如业务文件、合同协议、项目资料、技术文件、业务报表等。5.分局的人事档案，包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等材料。6.分局的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.分局的基建档案，包括工程项目的立项、设计、施工、竣工验收等文件材料。8.分局的设备档案，包括设备的购置、安装、调试、维修、报废等文件材料。9.分局的声像档案，包括照片、录音、录像等资料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张应符合档案保管要求。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门应定期将收集的文件材料移交档案管理科（室），移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类和整理。3.便于档案的保管、查阅和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。2.人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类整理，建立个人档案盒，编制档案目录。3.财务档案按照会计档案管理办法进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。4.基建档案按照工程项目进行分类整理，建立项目档案卷，编制档案目录。5.设备档案按照设备型号进行分类整理，建立设备档案袋，编制档案目录。6.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，编制声像档案目录，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理科（室）应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境良好。（二）档案上架1.档案应按照分类方案进行上架排列，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.档案上架应遵循从左到右、从上到下的顺序，依次排列档案盒或档案袋，并在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，确保电子档案的安全。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。3.长期保管的档案主要包括本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。保管期限为30年。4.短期保管的档案主要包括本机关职能活动中形成的短期文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的短期文件材料；本机关人事管理工作形成的短期文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于短期问题的请示与上级机关的批复、批示，短期的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的短期文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的短期文件材料；同级机关、下级机关关于短期业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度以下计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。保管期限为10年。（四）档案清查与盘点1.档案管理科（室）应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查和盘点应包括档案的数量、种类、保管期限、存放位置等信息，对清查中发现的问题应及时进行记录和处理。3.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。4.清查和盘点结束后，应编制档案清查报告，总结档案管理工作情况，提出改进措施和建议。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合分局档案管理实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判断档案价值的原则，确保鉴定结果的客观性和公正性。3.充分考虑档案的历史、现实和未来利用价值，避免片面强调保管期限而忽视档案的实际价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理科（室）负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。2.分析比较法将档案与同类档案或相关档案进行比较分析，判断其价值的大小。3.效益评估法从档案对分局工作的实际效益出发，评估档案的利用价值和保存必要性。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，提出存毁意见，填写档案鉴定销毁清册。2.档案鉴定销毁清册经分局领导审批后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并在销毁现场进行监销，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁后，应在档案鉴定销毁清册上注明销毁日期、方式等信息，并由监销人员签字确认。5.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销处理，确保档案信息的准确性和完整性。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和分局档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务大局原则档案利用应围绕分局中心工作，为分局各项决策和业务工作提供有力支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷、高效的服务。4.保密安全原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本分局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、同级机关及其他单位因工作需要查阅、借阅档案。3.司法机关因办案需要查阅、借阅档案。4.其他符合规定的利用需求。（三）利用手续1.本分局工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理科（室）办理查阅、借阅手续。2.上级机关、同级机关及其他单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，并填写档案查阅、借阅申请表，经档案管理科（室）负责人审核同意后，办理查阅、借阅手续。3.司法机关查阅、借阅档案，应出具相关法律文书，并填写档案查阅、借阅申请表，经档案管理科（室）负责人审核同意后，办理查阅、借阅手续。4.档案管理科（室）应根据利用者的申请，提供相应的档案查阅、借阅服务，并做好利用登记工作，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等信息。（四）利用方式1.查阅利用者可在档案管理科（室）指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导，确保利用者正确查阅档案。2.借阅对确需借出档案的利用者，档案管理科（室）应严格控制借阅期限和数量，并办理借阅登记手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。3.复制利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理科（室）负责人审核同意后，按照规定的程序和要求进行复制。复制的档案应加盖档案管理科（室）印章，并注明复制日期、份数等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查阅利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本。3.加强档案信息资源的开发利用，为分局各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合分局档案管理工作的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全保障建立健全档案信息安全管理制度，采取有效的安全技术措施，保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、报表生成、借阅管理、权限控制等功能，满足档案管理工作的实际需求。2.档案数字化应