档案工作制度规范

PAGE档案工作制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作的规范化、科学化管理，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则。档案内容必须真实、准确反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则。全面收集、整理公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织各项工作提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调公司/组织档案管理工作。档案管理中心可根据实际需要下设若干档案分室，分别负责不同类型档案的管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案工作制度、标准和规范，并组织实施。2.负责制定档案管理工作计划，明确档案管理工作目标、任务和措施，定期对档案管理工作进行总结和评估。3.组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等工作，确保档案的质量和安全。4.负责档案信息化建设，建立健全档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。5.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。6.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案库房的安全设施齐全、运行正常，为档案保管提供良好的环境条件。7.做好档案的开放利用工作，依法依规向公司/组织内部和社会提供档案查阅、借阅服务，充分发挥档案的价值和作用。8.负责与上级档案管理部门、同级档案管理机构以及其他相关单位的沟通协调，及时报送档案工作情况和统计数据。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事任免、奖惩、培训等文件材料。2.业务管理类：根据公司/组织业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、人力资源管理、技术研发、物资采购、物流配送等类别，收集整理各类业务活动中形成的文件材料。3.项目管理类：针对公司/组织承担的各类项目，包括项目立项、可行性研究报告、设计方案、招投标文件、合同协议、项目进度报告、验收文件等档案。4.财务审计类：涵盖财务预算、决算、报表、审计报告、税务文件等档案资料。5.基本建设类：涉及公司/组织基本建设项目的规划、设计、施工、监理、竣工验收等各个环节的文件材料。6.设备仪器类：包括设备仪器的购置申请、采购合同、验收报告、使用说明书、维护保养记录、报废处置文件等。7.声像电子类：记录公司/组织重要活动、会议、工程建设等的照片、录像、录音带，以及电子文件、数据库等。8.实物档案类：公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物档案。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限流水号”的结构。2.全宗号：按照公司/组织档案管理部门确定的编号规则编制，用于区分不同的档案全宗。3.分类号：根据档案分类方案，为各类档案赋予相应的分类代码。例如，行政管理类档案分类号为“A”，业务管理类档案按照不同业务类别分别编制分类号。4.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。5.保管期限：分为“永久”、“长期”（15年以上）、“短期”（15年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。6.流水号：按照档案形成时间顺序，对同一类档案依次编制流水号，确保编号的唯一性。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物等各类载体的文件材料。收集的文件材料应完整、真实、准确，手续完备。3.对于公司/组织外部接收的文件材料，如上级机关文件、合作单位往来文件、客户提供的资料等，由相关部门负责接收并及时移交档案管理部门。4.档案管理部门定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.纸质档案整理按照档案分类方案，对收集到的纸质文件材料进行分类。对每份文件材料进行编号、编目，填写文件题名、责任者、日期、文号、页数等信息。去除文件材料上的金属物，对破损、褪色的文件进行修复或复制。按照卷内文件排列顺序，依次编写页号，将文件材料装订成册，填写卷内备考表、案卷封面等。按照档案保管期限和分类顺序，将装订好的案卷装入档案盒，填写档案盒封面、脊背等信息。2.电子档案整理对电子文件进行分类，建立与纸质档案相对应的电子文件夹结构。按照电子文件命名规则，对电子文件进行命名，确保文件名准确反映文件内容和形成时间。对电子文件的元数据进行收集、整理，包括文件题名、责任者、日期、文号、格式、大小等信息，建立电子文件目录数据库。定期对电子文件进行备份，采用异地备份、磁带备份等多种备份方式，确保电子文件的安全性和完整性。3.声像档案整理对照片、录像、录音带等声像档案进行分类，按照形成时间顺序排列。为声像档案编写题名、拍摄（录制）时间、地点、人物、事由等说明，注明载体形式、规格、数量等信息。将声像档案进行数字化处理，转换为电子文件格式进行存储，并建立相应的目录数据库。4.实物档案整理对实物档案进行分类登记，详细记录实物名称、来源、日期、保管期限等信息。为实物档案拍摄多角度照片，制作实物档案卡片，注明实物基本信息、照片编号等内容。将实物档案存放在专门的陈列柜或库房中，确保实物的安全和完好。五、档案鉴定与保管期限划分（一）档案鉴定1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人、专业技术人员等组成。2.档案鉴定小组依据国家有关档案保管期限的规定和本公司/组织档案保管期限表，对库存档案进行逐卷（件）鉴定，确定档案的保管期限。3.档案鉴定工作应全面审查档案内容的重要性、历史价值、现实利用价值以及文件之间的联系等因素，准确判断档案的保存价值。4.对于经过鉴定确定已失去保存价值的档案，填写档案销毁清册，报经公司/组织领导批准后进行销毁。（二）保管期限划分1.永久保管反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织发展具有长远利用价值的档案。公司/组织制定的重要规章制度、长期规划、年度计划、总结等文件。涉及公司/组织重大决策、重要会议、重要人事任免、重大项目建设等方面的文件。财务决算、审计报告、税务文件等具有重要经济价值的档案。公司/组织获得的省部级以上荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。2.长期保管在一定时期内对公司/组织工作具有查考利用价值的档案。公司/组织一般性业务文件、项目文件、设备仪器档案等。人事档案中的员工基本信息、工作经历、考核记录等材料。保管期限为15年以上的其他档案。3.短期保管在较短时间内对公司/组织工作具有参考价值的档案。临时性工作文件、一般性会议记录、一般性通知等文件材料。保管期限为15年以下的其他档案。六、档案保管（一）档案库房管理1.档案库房应选择干燥、通风良好、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘的地点建设，配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备等。2.档案库房应划分不同的功能区域，包括档案存放区、整理区、查阅区、办公区等，确保档案管理工作的有序开展。3.档案存放应按照档案分类和编号顺序排列，便于查找和管理。档案架（柜）应牢固、整齐，档案盒应摆放规范，标识清晰。4.定期对档案库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁卫生。对档案库房的温湿度进行监测和调控，确保温湿度符合档案保管要求。一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案保管设备管理1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防磁柜、光盘柜、磁带柜等，确保档案存放安全。2.对档案保管设备进行定期检查和维护，及时修复或更换损坏的设备，保证设备的正常运行。3.建立档案保管设备台账，记录设备的型号、数量、购置时间、使用情况等信息，便于管理和查询。（三）档案安全管理1.加强档案安全保密教育，提高全体员工的档案安全意识，严格遵守档案安全管理制度。2.建立健全档案安全保密制度，明确档案管理人员的安全职责，对档案的借阅、查阅、使用、归还等环节进行严格管理，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.对档案库房实行专人管理，严格控制库房出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.加强对档案信息化系统的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，定期对系统进行漏洞扫描和病毒查杀，确保档案信息系统的安全稳定运行。5.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对档案安全突发事件的能力。一旦发生档案安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。七、档案利用（一）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据查阅申请表，对查阅人员的身份和查阅权限进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室内进行，不得将档案带出查阅室。如需复印、拍照等，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）档案借阅1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，并按照查阅审批程序进行审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，批准后将档案借给借阅人员，并办理借阅登记手续。借阅人员应在借阅期限届满前归还档案，如需延期，应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任。4.档案管理部门定期对借阅档案进行催还和检查，确保档案按时归还和安全完整。（三）档案利用登记1.档案管理部门建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还日期等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析档案利用情况。定期对档案利用数据进行汇总和分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案统计与编研（一）档案统计1.档案管理部门定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。统计报表应真实、准确、完整，报送及时。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷（件）数等方面的信息。通过档案统计，掌握档案管理工作的基本情况，为档案管理决策提供数据支持。3.建立档案统计台账，对档案统计数据进行详细记录和分析。档案统计台账应与档案管理系统数据保持一致，定期进行核对和更新。（二）档案编研1.根据公司/组织发展需要和档案利用需求，开展档案编研工作。档案编研内容包括档案汇编、专题资料、大事记、组织沿革、基础数字汇集等。2.档案编研人员应深入挖掘档案资源，对档