财务公司档案室制度管理

PAGE财务公司档案室制度管理一、总则（一）目的为加强财务公司档案室管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理方面的各项活动，旨在规范档案的收集、整理、保管、查阅、借阅及销毁等工作流程，保障公司档案管理工作的科学化、规范化和制度化。（二）适用范围本制度适用于财务公司档案室所涉及的各类档案资料，包括但不限于会计凭证、账簿、报表、合同协议、文件资料、业务档案等。涵盖公司自成立以来形成的各类纸质档案、电子档案以及其他形式的记录材料。（三）相关职责1.档案室管理部门职责负责制定和完善档案室管理制度，明确档案管理工作流程与标准。负责档案的日常收集、整理、分类、编目、上架、保管等工作，确保档案的有序存放和安全保管。建立健全档案检索系统，方便档案的查询与利用，定期对档案进行盘点清查，保证账实相符。负责档案的数字化处理工作，提高档案管理的信息化水平，实现档案信息资源的共享。对档案利用情况进行登记和统计，跟踪档案的流向和使用情况，确保档案的合理利用和及时归还。组织开展档案管理培训工作，提高员工的档案管理意识和业务水平。2.各部门职责负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类，定期移交档案室统一管理。明确专人负责档案管理工作，确保本部门档案资料的及时归档和妥善保管，配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作。在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行规范整理，确保文件材料的完整性和准确性，及时移交档案室。严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料，不得违规查阅、借阅档案。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计核算档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务分析报告等。2.合同协议档案：各类业务合同、借款合同、担保合同、租赁合同、合作协议等。3.文件资料档案：公司内部文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、批复文件等。4.业务档案：信贷业务档案、投资业务档案、资金管理业务档案、风险管理业务档案等。5.人事档案：员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利资料、培训记录档案、绩效考核档案、离职手续档案等。6.其他档案：审计报告、税务资料、法律事务档案、资质证书档案、荣誉证书档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，并确保档案收集工作的及时性和完整性。在业务活动结束后，相关责任人应及时将形成的档案资料进行收集整理，不得拖延或遗漏。2.收集的档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，确保档案的真实性和有效性。对于重要文件和关键业务资料，应进行原件收集，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保文件的可读性和可追溯性。同时，应定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理、准确。3.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于快速查找和检索。（四）整理方法1.分类会计档案按照会计年度、类别进行分类，如凭证类、账簿类、报表类等。合同协议档案按照业务类型、签订时间进行分类，如信贷合同、投资合同等，并按照时间顺序排列。文件资料档案按照文件性质、年度进行分类，如行政文件、业务文件等，并按照发文顺序排列。业务档案按照业务流程、项目进行分类，如信贷业务档案按照贷款申请、审批、发放、回收等环节进行分类整理。人事档案按照员工类别、档案内容进行分类，如员工基本信息档案、培训档案、考核档案等。2.编号对每类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。例如，会计凭证编号可按照年度、月份、凭证序号进行编制，如“20XX01001”，表示20XX年1月份的第1号凭证。3.编目编制档案目录，目录内容应包括档案编号、题名、日期、保管期限、存放位置等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便查询和统计。三、档案的保管（一）保管场所1.档案室应选择安全、干燥、通风良好的房间作为档案保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案室应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，便于档案的存放和查找。档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，标识清晰，便于识别和管理。（二）保管期限1.会计档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。2.其他档案的保管期限根据其重要程度和实际需要确定，一般分为短期（保管期限15年）、中期（保管期限510年）、长期（保管期限10年以上）和永久保管。3.档案保管期限的确定应严格按照相关法律法规和行业标准执行，不得擅自缩短或延长保管期限。（三）保管要求1.纸质档案应保持清洁、整齐，不得随意折叠、涂抹、损坏。对于破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。2.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应妥善保管，异地存放。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.档案室应建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，定期进行核对和盘点，确保账实相符。4.严格控制档案室的温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。同时，应定期对档案室进行清洁和消毒，防止虫害和霉变。四、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案应根据工作需要，填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可到档案室查阅。查阅申请表应注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。2.涉及公司机密或重要业务的档案，查阅申请人应报公司分管领导审批后方可查阅。3.外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守档案查阅规定。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案室办理查阅手续。档案室工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料。3.查阅人员应在档案室指定的区域内查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中，应保持档案的整洁和完整，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室工作人员核对无误后，在申请表上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，报档案室负责人批准。借阅申请表应注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。2.涉及公司机密或重要业务的档案，借阅申请人应报公司分管领导审批后方可借阅。3.外部单位或个人借阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅申请人填写《档案借阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案室办理借阅手续。档案室工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料。3.借阅人员应向档案室工作人员出具借条，借条应注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、归还日期等信息。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需续借，应提前办理续借手续。档案室工作人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定，及时剔除失去保存价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、财务人员、法务人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.查阅档案目录和相关文件，了解档案的形成背景、内容和用途，判断其保存价值。2.结合公司业务发展和实际需求，评估档案的现实利用价值和潜在利用价值。3.参考国家有关档案保管期限的规定，对档案进行综合分析，确定其保管期限是否合理。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，形成《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司分管领导审核、总经理批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程中，应确保档案信息的彻底消除，防止档案信息泄露。4.档案销毁完毕后，销毁人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档备查。六、档案的统计与信息化管理（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计报表应准确、及时、完整，数据来源应真实可靠。统计报表应定期报送公司领导和相关部门，为公司决策提供依据。（二）信息化管理1.推进档案管理信息化建设，建立档案管理信息系