妇代会工作档案管理制度

PAGE妇代会工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强妇代会工作档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在妇代会工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位妇代会工作中形成的各类档案的管理，包括但不限于会议记录、工作计划与总结、活动资料、会员信息、权益维护记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：妇代会工作档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映妇代会工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善妇代会工作档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理妇代会工作档案，对档案进行分类、整理、归档、保管和统计。3.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整和准确。3.按照规定的程序和方法对档案进行分类、编号、编目等处理，建立档案检索系统。4.做好档案的安全保密工作，防止档案信息泄露。5.积极为利用者提供档案查阅和利用服务，及时反馈利用情况。6.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。（三）各部门职责1.负责本部门在妇代会工作中形成的档案资料收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅和利用工作，提供必要的协助。3.按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的安全保密工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.妇代会各类会议记录，包括会议通知、议程、决议、纪要等。2.工作计划、总结、报告等文件。3.组织开展的各项活动资料，如活动方案、活动照片、活动总结等。4.会员信息，包括会员登记表、会员变更记录等。5.维护妇女权益工作记录，如投诉处理、法律援助等相关资料。6.与上级妇联及其他相关单位的往来文件、信函等。7.其他与妇代会工作有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门在妇代会工作中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案资料进行初步整理，按照类别和时间顺序排列。（三）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为会议档案、工作计划与总结档案、活动档案、会员档案、权益维护档案等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门将整理好的档案资料定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核合格的档案进行归档，按照分类和编号顺序存放。（二）保管期限1.永久保管：涉及妇代会重要历史事件、重要决策、重要权益维护等具有长远保存价值的档案。2.长期保管：保存期限为10年以上的档案，如工作计划、总结、重要活动资料等。3.短期保管：保存期限为110年的档案，如一般性会议记录、日常工作文件等。（三）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本单位内部人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案的，需持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经本单位分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.涉及机密的档案，查阅人员需严格遵守保密规定，未经批准不得复制、摘抄或传播。（二）查阅手续1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。2.查阅人员需爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为利用者提供档案查阅和复制服务，根据利用者的需求，提供相应的档案资料。2.对于需要利用档案进行研究、撰写报告等工作的，档案管理部门可根据实际情况提供必要的协助。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断其保管价值。2.根据档案的保管期限和实际利用情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》，列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经单位分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立妇代会工作档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和共享。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理。2.档案数据库建设：建立档案数据库，将电子档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。3.档案检索系统开发：开发档案检索系统，提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案。4.档案安全管理：采取安全防护措施，确保档案信息在网络传输和存储过程中的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和软件，保障档案信息化管