联谊会档案管理制度汇编

PAGE联谊会档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强联谊会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于联谊会及其下属各部门在各项活动、工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（三）基本原则1.集中统一管理原则：联谊会档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映联谊会的各项活动和工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案内容的完整无缺。4.保密性原则：对涉及联谊会机密的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门联谊会设立专门的档案管理室，负责档案的日常管理工作。（二）职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.负责档案的保管、保护，确保档案的安全。4.负责档案的查阅、借阅服务，按规定办理相关手续。5.负责档案的统计、鉴定、销毁等工作。6.指导和监督各部门的档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.联谊会组织的各类会议文件、记录、纪要等。2.联谊会开展活动的策划方案、通知、总结、照片、视频等。3.联谊会与外部单位的往来文件、信函、合同等。4.联谊会内部的规章制度、工作计划、工作总结、人事档案等。5.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集上来。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对重要的档案资料，应同时收集电子文档。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案进行编号，编制目录，便于查找。3.对档案进行装订，确保整齐、牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立索引，方便检索。四、档案的分类与编号（一）分类1.会议档案：包括联谊会各类会议的文件材料。2.活动档案：联谊会组织的各项活动的相关资料。3.往来文件档案：与外部单位的往来信函、合同等。4.内部管理档案：联谊会内部的规章制度、工作计划等。5.人事档案：员工的个人信息、考核记录等。6.其他档案：不属于以上分类的其他有保存价值的档案。（二）编号1.采用年度流水号进行编号，如20XX001。2.编号应清晰、准确，便于识别和管理。五、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，排列整齐。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。（三）保管期限1.永久保管：对联谊会具有重要历史意义和长期利用价值的档案。2.定期保管：根据档案的重要程度和利用价值，分别设定10年、20年等保管期限。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理室查阅。2.查阅档案时，应在档案管理室指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损。（二）借阅1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。七、档案的统计与鉴定（一）统计1.档案管理部门应定期对档案的数量、种类、保管期限等进行统计，形成档案统计报表。2.统计数据应准确、及时，为档案管理决策提供依据。（二）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，提出鉴定意见。4.对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经联谊会领导批准后，予以销毁。八、档案的销毁（一）销毁程序1.档案管理部门应按照鉴定意见，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》应经联谊会领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。（二）销毁记录档案管理部门应将档案销毁的时间、地点、内容等详细记录下来，并存档备查。九、档案的保密（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员和查阅、借阅人员的保密教育。2.对涉及联谊会机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.档案管理人员不得擅自泄露档案内容，不得在非工作场所谈论档案机密。（二）违规处理对违