乒协档案管理制度

PAGE乒协档案管理制度一、总则（一）目的为加强乒协档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乒协各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乒协总部及下属各分支机构、会员单位等涉及的各类档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则乒协档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映乒协各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理乒协在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则对涉及乒协机密、会员隐私等内容的档案，严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立乒协档案管理办公室，作为乒协档案管理的专门机构，负责统筹协调乒协档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等，方便档案查询利用。3.对档案进行安全保管，定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。4.按照规定办理档案的借阅、归还、查阅等手续，做好登记工作。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。6.积极开展档案信息开发利用工作，为乒协各项工作提供档案支持和服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案包括乒协的章程、制度、会议文件、工作计划与总结、人事档案、财务档案、行政事务文件等。2.竞赛活动类档案涵盖各类乒乓球赛事的组织方案、竞赛规程、运动员和裁判员名单、比赛成绩、赛事照片与影像资料等。3.会员管理类档案涉及会员入会申请、会员信息变更、会员奖励与处罚记录、会员活动资料等。4.培训教学类档案包括乒乓球培训课程安排、教学资料、学员档案、培训师资信息等。5.对外交流类档案包含与国内外其他乒乓球组织的合作协议、交流活动记录、来访接待资料等。6.宣传推广类档案如乒协宣传资料、新闻报道、媒体合作协议、宣传活动策划与实施资料等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，例如：2023XZ001，表示2023年行政管理类档案的第1份文件。类别代码按照上述档案分类设定，如XZ代表行政管理类，JS代表竞赛活动类等。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.乒协内部各部门在工作中形成的文件、资料、报表等。2.各类乒乓球赛事活动中产生的相关文件、记录、证书等。3.会员提交的各类申请材料、反馈信息等。4.培训教学过程中形成的教案、讲义、学员作业等。5.对外交流活动中签订的协议、往来信函、活动纪要等。6.宣传推广工作中制作的宣传册、海报、视频等资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地移交档案管理部门。2.对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集，确保档案的时效性。3.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，并注明形成日期、来源等信息。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.对每一类档案进行排序，同一类档案按照时间顺序或重要程度排列。3.去除档案材料中的金属物、订书钉等，对破损或褪色的档案进行修复或复制。4.编写档案页码，确保档案页码连续、准确。5.填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所要求1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具选择采用符合档案保管要求的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放。档案柜应坚固耐用，档案盒应规格统一，便于标识和管理。（三）档案存放方式1.按照档案类别和编号顺序，将档案装入档案盒，存放在档案柜中。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和鉴定。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。（四）档案保管期限根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管的档案乒协章程、制度等重要文件。涉及乒协重大权益、重要历史事件的档案。具有长期保存价值的人事档案、财务档案等。2.长期保管的档案各类乒乓球赛事的重要文件、记录、奖杯证书等。会员管理中的重要资料，如会员代表大会文件等。对外交流活动中的重要协议、合作项目资料等。3.短期保管的档案一般性的行政管理文件、会议记录等。临时性活动的档案资料。短期培训教学资料等。（五）档案定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。发现问题及时采取措施进行处理，并做好检查记录。一般每年进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。六、档案的利用（一）借阅制度1.内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位或个人因特殊原因需要借阅乒协档案，须持单位介绍信或有效证件，向乒协提出书面申请，经乒协领导批准后，方可办理借阅手续。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、抄录档案内容，不得在档案上圈划、批注。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）查阅制度1.内部人员查阅档案，可直接到档案管理部门进行查阅。查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅档案的名称、编号、查阅时间等信息。2.外部单位或个人查阅档案，需按照借阅制度办理相关手续后，在档案管理部门指定的地点进行查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督。3.查阅档案时，应使用档案管理部门提供的查阅工具，不得自行携带可能损坏档案的工具。（三）档案利用登记与统计档案管理部门应建立档案利用登记台账，对档案的借阅、查阅情况进行详细记录，包括借阅（查阅）日期、借阅（查阅）人、档案名称、编号、借阅（查阅）目的、归还日期等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立乒协档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去利用价值、重复的档案，或内容虚假、无保存意义的档案，予以鉴定销毁。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和社会意义。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清单，清单应注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.将档案销毁清单报乒协领导审批，经批准后实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁日期、销毁方式、档案名称、数量等信息，与档案销毁清单一并归档保存。八、电子档案管理（一）电子档案收集1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求及时收集，并进行整理和分类。2.电子文件应采用通用格式存储，确保文件的可读性和可利用性。3.收集电子文件时，应同时收集文件的元数据信息，包括文件的题名、日期来源、作者、格式、大小等，以便对电子文件进行准确的标识和管理。（二）电子档案整理与存储1.对收集到的电子档案进行整理，按照档案分类标准进行分类存储。2.建立电子档案数据库，对电子档案进行编目和索引，方便查询利用。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性。备份周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面备份，每天进行增量备份。（三）电子档案利用与安全管理1.电子档案的利用应遵循与纸质档案相同的借阅、查阅制度，确保电子档案的合理