档案馆内控制度范本

PAGE档案馆内控制度范本一、总则（一）目的本制度旨在规范档案馆的内部管理，确保档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理工作的质量和效率，保障公司/组织各项业务活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门和人员。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。（四）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和业务往来。2.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案严格保密。5.高效利用原则：促进档案的合理利用，为公司/组织的决策和业务提供支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。3.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档工作。4.负责档案的鉴定、销毁工作。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。6.提供档案查阅、借阅等利用服务。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作。2.定期将整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用服务工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的接收、登记、整理、编目、上架等日常管理工作。3.对档案进行定期检查，确保档案的安全和完整。4.熟练掌握档案管理系统的操作，及时录入和更新档案信息。5.积极为档案利用者提供优质、高效的服务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关下发的与公司/组织相关的文件、指示等。3.对外签订的合同、协议、章程等。4.各类会议记录、纪要、决议等。5.科研项目、技术改造、基本建设等活动中形成的文件、资料。6.会计凭证、账簿、报表等会计档案。7.员工的人事档案、工资档案等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案，确保档案的齐全、完整。2.对于重要文件、资料，应实行双套制或多套制保存，以防止丢失。3.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制档号，装订成册，填写卷内文件目录和备考表。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类，建立项目档案卷，编制档号，填写卷内文件目录和备考表。3.会计档案：按照会计年度、保管期限进行分类，装订成册，填写会计档案目录。4.人事档案：按照员工类别、档案内容进行分类，建立个人档案袋，填写档案目录。四、档案归档与保管（一）归档时间1.文书档案：次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。2.科技档案：项目结束后三个月内完成项目档案的归档工作。3.会计档案：在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。4.人事档案：员工离职后一个月内，将其人事档案移交档案管理部门。(二)归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行自查，确保档案质量。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交至档案管理部门，档案管理部门进行核对、接收。（三）保管期限1.文书档案：保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案：根据项目的重要程度和保存价值确定保管期限，一般为永久、长期（16年以上）、短期（15年以下）。3.会计档案：保管期限按照《会计档案管理办法》执行。4.人事档案：永久保存。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司/组织的档案保管期限规定为依据。2.全面分析档案的现实利用价值和历史价值。3.确保鉴定工作的科学性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。（三）鉴定方法1.逐卷（件）审查档案内容，分析其保存价值。2.参考档案的形成背景、利用情况等因素。3.与相关业务部门沟通，了解档案的现实需求。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报公司/组织领导审批。2.经批准后，编制销毁清册，一式两份，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁，销毁过程要有专人监销。4.销毁完毕后，监销人员在销毁清册上签字确认，一份存档，一份报公司/组织领导备案。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅人员需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位因工作需要查阅档案，需持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门领取查阅申请表，填写相关信息。2.将申请表提交所在部门负责人或公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，查阅人员到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应在现场提供必要的协助。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录，应经档案管理部门同意。（三）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，需填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.涉及公司/组织机密的档案，借阅人员需经公司/组织主管领导批准，且借阅期限不得超过[X]个工作日。4.外部单位因工作需要借阅档案，需持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可借阅，借阅期限不得超过[X]个工作日。（四）借阅程序1.借阅人员到档案管理部门领取借阅申请表，填写相关信息。2.将申请表提交所在部门负责人或公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，借阅人员与档案管理人员签订借阅协议，明确双方的权利和义务。4.档案管理人员按照借阅申请表的内容提供档案，并在借阅登记本上记录借阅情况。5.借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等，形成电子档案。2.档案数据库建设：建立档案信息数据库，包括档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的集中存储和管理。3.档案管理系统应用：利用档案管理系统进行档案的收集、整理、归档、检索、借阅等业务操作，提高工作效率。4.信息安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备、网络设备和软件系统，确保信息