办事处档案鉴定销毁制度

PAGE办事处档案鉴定销毁制度一、总则（一）目的为加强办事处档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，同时合理鉴定和销毁已失去保存价值的档案，提高档案管理效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于办事处各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案鉴定销毁工作合法合规。2.全面审查原则：对拟鉴定销毁的档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素，准确判断其保存价值。3.审慎操作原则：档案鉴定销毁工作应谨慎、细致，避免误判误毁，确保重要档案得到妥善保护。二、档案鉴定组织与职责（一）鉴定小组组成成立由办事处分管领导任组长，各部门负责人为成员的档案鉴定小组。鉴定小组负责对办事处档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定小组职责1.制定鉴定计划：根据办事处档案管理实际情况，制定年度档案鉴定工作计划，明确鉴定范围、时间安排和工作要求。2.组织鉴定工作：按照鉴定计划，组织相关人员对档案进行逐卷、逐件鉴定，填写档案鉴定意见书。3.审核鉴定结果：对鉴定小组提出的档案存毁意见进行审核，确保鉴定结果准确合理。4.审批销毁清单：批准档案销毁清单，对档案销毁工作进行监督检查。三、档案鉴定标准（一）文件内容标准1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有查考利用价值的档案，应予以留存。如重要会议记录、工作计划与总结、业务报表、合同协议等。2.已办理完毕且在一定期限内无查考利用价值的文件，可考虑销毁。如一般性的通知、简报、临时性的工作文件等。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照相关规定进行保管，未经批准不得销毁。（二）文件来源标准1.本单位形成的档案，应重点留存。包括本单位制发的文件、内部工作记录、业务往来文件等。2.上级机关发来的文件，凡针对本单位的重要指示、批复、交办任务等，应长期保存；一般性的普发性文件，可根据实际情况确定保管期限。3.下级机关报送的文件，反映重要工作情况、重大问题的，应妥善保存；一般性的工作报告、报表等，可定期清理。（三）文件时间标准1.建国前形成的档案，具有重要历史价值的，应永久保存。2.建国后至本单位成立前形成的与本单位密切相关的档案，可根据实际情况确定保管期限。3.本单位成立以来形成的档案，按照不同类别和性质，分别确定短期（1５年）、中期（515年）、长期（15年以上）保管期限。四、档案鉴定程序（一）初步筛选各部门档案管理人员对本部门保管的档案进行初步清理，剔除明显无保存价值的文件，如重复文件、已过保管期限且无查考价值的文件等，并将初步筛选情况报档案鉴定小组。（二）详细审查鉴定小组根据各部门报送的情况，对档案进行详细审查。审查内容包括文件的内容、来源、时间等，综合判断档案的保存价值。对于重要档案或存在疑问的档案，可组织相关人员进行专题研究，确保鉴定结果准确。（三）形成鉴定意见鉴定小组在详细审查的基础上，对每一份档案形成鉴定意见，明确其存毁情况。鉴定意见应详细说明档案的名称、文号、形成时间、来源、内容摘要、鉴定理由及存毁建议等。（四）审核与审批鉴定小组将形成的档案鉴定意见报办事处分管领导审核。分管领导对鉴定意见进行全面审核，确保鉴定结果符合法律法规和办事处实际情况。审核通过后，报办事处主要领导审批。（五）结果公示经审批后的档案鉴定结果在办事处内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，相关部门或人员可向档案鉴定小组提出，鉴定小组应进行复查，并将复查结果及时反馈。五、档案销毁程序（一）编制销毁清单根据档案鉴定审批结果，由档案部门编制档案销毁清单。销毁清单应详细列出拟销毁档案的名称、文号、形成时间、来源、保管期限、数量等信息，并经档案鉴定小组组长和分管领导签字确认。（二）确定销毁方式根据档案的性质、数量和保密要求，确定档案销毁方式。对于一般纸质档案，可采用焚烧或粉碎等方式销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。（三）组织销毁实施档案销毁工作应在专人监督下进行，确保销毁过程安全、彻底。销毁人员应严格按照销毁清单进行操作，对销毁情况进行详细记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、档案名称及数量等。（四）监销与签字档案销毁过程中，应由档案鉴定小组指定专人进行监销。监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求。销毁工作结束后，监销人员应在销毁清单上签字确认。六、档案销毁记录与留存（一）销毁记录保存档案部门应将档案销毁清单、销毁记录等相关资料进行整理归档，长期保存。销毁记录应包括销毁时间、地点、方式、档案名称及数量、监销人员签字等信息，以备日后查阅。（二）特殊情况留存对于涉及重大事件、重要业务或存在法律纠纷等特殊情况的档案，即使已过保管期限，也不得擅自销毁，应按照相关规定另行保管，直至问题解决。七、监督与检查（一）内部监督办事处内部审计部门应定期对档案鉴定销毁工作进行监督检查，重点检查档案鉴定程序是否合规、鉴定标准是否执行到位、销毁过程是否安全彻底等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，并积极配合相关部门的工作，及时提供档案鉴定销毁工作的有关资料和情况说明。对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究，及时整改。八、责任追究（一）违规责任界定1.因故意或重大过失导致档案误判误毁，造成重要档案资料丢失或泄露的，追究相关人员的责任。2.未按照本制度规定的鉴定程序和标准进行操作，擅自销毁档案的，追究相关人员的责任。3.在档案销毁过程中，违反保密规定，造成档案信息泄露的，追究相关人员的责任。（二）责任追究方式1.对于违规责任人员，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等行政处分。2.因违规行为给办事处造成经济损失的，应责令其赔偿相应损失。3.构成犯罪的，依法移送司法机