档案数字化外包服务制度

PAGE档案数字化外包服务制度一、总则（一）目的为规范公司档案数字化外包服务行为，确保档案数字化工作的质量、安全和高效，维护公司档案信息的真实性、完整性和保密性，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有档案数字化外包服务项目，包括但不限于各类纸质档案、电子档案的数字化转换、存储与管理等相关服务。（三）基本原则1.合法性原则档案数字化外包服务活动必须遵守国家法律法规，确保服务过程合法合规。2.质量第一原则以高质量的数字化成果满足公司档案管理和利用的需求，严格把控数字化各个环节的质量标准。3.安全保密原则高度重视档案信息安全，采取有效措施防止档案信息泄露、篡改和丢失，确保档案信息安全。4.规范管理原则建立健全外包服务管理制度，规范服务流程，加强对服务提供商的管理与监督。二、服务提供商选择与管理（一）服务提供商资质要求1.具有独立法人资格，具备合法经营资质，经营范围涵盖档案数字化相关业务。2.拥有专业的技术团队，包括档案数字化加工人员、信息技术人员等，具备相应的技术能力和经验。3.具备完善的质量管理体系，通过相关质量管理认证，如ISO9001质量管理体系认证等。4.具有良好的信誉和业绩，近三年内无重大违法违规记录，在档案数字化领域有良好的口碑。（二）服务提供商筛选与评估1.发布招标信息根据公司档案数字化外包服务需求，通过公司官网、行业媒体、专业招标平台等渠道发布招标信息，明确服务内容、要求、标准、报价范围等。2.收集投标文件对参与投标的服务提供商提交的投标文件进行收集，包括公司简介、资质证明、技术方案、服务承诺、报价明细等。3.初步筛选组织相关部门和专业人员对投标文件进行初步筛选，剔除不符合基本资质要求和技术方案明显不合理的服务提供商。4.实地考察对通过初步筛选的服务提供商进行实地考察，了解其公司规模、技术设备、人员状况、管理水平、质量控制措施等实际情况。5.综合评估成立评估小组，从技术能力、服务质量、价格水平、信誉状况、安全保障等多个维度对服务提供商进行综合评估，确定拟合作的服务提供商名单。（三）服务合同签订1.合同条款拟定依据综合评估结果，与选定的服务提供商拟定服务合同，明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务期限、质量标准、价格及支付方式、保密条款、违约责任等。2.合同审核与签订合同拟定后，提交公司法律事务部门、档案管理部门等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、明确清晰、风险可控。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与服务提供商签订合同。（四）服务提供商监督与考核1.建立监督机制档案管理部门负责对服务提供商的服务过程进行日常监督，定期检查服务进度、质量状况、安全措施落实情况等，及时发现并解决问题。2.定期考核评估每季度对服务提供商进行一次考核评估，根据服务合同要求和实际服务效果，从服务质量、工作进度、安全管理、人员管理等方面进行量化评分。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.奖惩措施对于考核结果优秀的服务提供商，给予适当的奖励，如增加后续服务项目、提高服务费用等；对于考核结果不合格的服务提供商，责令限期整改，整改仍不合格的，终止服务合同，并依法追究其违约责任。三、档案数字化外包服务流程（一）项目启动阶段1.项目需求调研档案管理部门与服务提供商共同开展项目需求调研，详细了解公司档案的种类、数量、存储状况、利用需求等，为制定数字化方案提供依据。2.数字化方案制定服务提供商根据需求调研结果，制定档案数字化方案，包括数字化流程、技术标准、质量控制措施、安全保障方案等。方案经公司档案管理部门审核通过后实施。3.人员培训服务提供商对参与档案数字化工作的人员进行培训，使其熟悉公司档案管理要求、数字化流程和质量标准，确保工作人员具备专业技能和良好的工作态度。（二）档案整理阶段1.档案交接公司档案管理部门按照数字化方案要求，整理待数字化的档案，编制档案清单，与服务提供商办理档案交接手续，明确档案数量、状况等信息。2.档案预处理服务提供商对接收的档案进行预处理，包括去除装订物、拆分文件、修复破损档案等，确保档案符合数字化加工要求。（三）数字化加工阶段1.扫描录入按照数字化方案确定的扫描分辨率、色彩模式等技术标准，对档案进行扫描录入，生成清晰、完整的电子图像或文本数据。扫描过程中要保证图像质量，避免出现模糊、歪斜、黑边等问题。2.图像处理对扫描生成的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等图像处理，提高图像的清晰度和可读性。对于文字图像，进行识别转换，确保文字识别准确率达到规定标准。3.数据挂接将数字化后的档案数据与原档案的目录信息进行挂接，建立准确的索引关系，便于档案的查询和利用。（四）质量检测阶段1.自检服务提供商在数字化加工过程中，要按照质量控制标准进行自检，对每一批次加工完成的档案进行抽检，及时发现并纠正质量问题。2.专检公司档案管理部门组织专业人员对服务提供商提交的数字化成果进行专项质量检测，抽检比例不低于[X]%。检测内容包括图像质量、文字识别准确率、数据挂接准确性等。对检测不合格的档案，要求服务提供商限期整改，直至达到质量标准。（五）验收交付阶段1.验收申请服务提供商完成档案数字化加工并自检合格后，向公司档案管理部门提交验收申请，同时提交数字化成果清单、质量检测报告等相关资料。2.验收组织公司档案管理部门组织相关部门和专业人员组成验收小组，按照合同要求和质量标准对数字化成果进行全面验收。验收内容包括档案数字化的完整性、准确性、规范性以及数据存储的安全性等。3.验收报告验收小组根据验收情况出具验收报告，对验收合格的项目予以确认；对验收不合格的项目，明确整改要求和期限，服务提供商整改完成后重新申请验收。验收合格后，服务提供商将数字化成果按照约定的方式和格式交付公司。四、档案数字化外包服务质量控制（一）质量标准制定1.图像质量标准扫描分辨率不低于[X]dpi，图像清晰、完整，色彩还原准确，无明显失真、模糊、黑边、白边等现象。2.文字识别准确率标准文字识别准确率不低于[X]%，对识别错误的文字要进行人工校对，确保文字信息准确无误。3.数据挂接准确率标准数据挂接准确率达到[X]%以上，确保电子档案与原档案目录信息对应准确，便于查询和利用。（二）质量控制措施1.人员培训与管理加强对服务提供商工作人员的培训，提高其质量意识和操作技能。建立人员考核机制，对工作质量不达标或违反操作规程的人员进行相应处罚。2.过程监控档案管理部门要对数字化加工过程进行全程监控，定期检查服务进度和质量状况，发现问题及时督促服务提供商整改。3.质量抽检服务提供商在自检的基础上，公司档案管理部门要进行定期和不定期的质量抽检，对抽检发现的质量问题及时反馈并跟踪整改情况。4.设备与软件管理服务提供商要确保数字化加工设备和软件的正常运行，定期进行维护和更新，保证设备性能和软件功能满足质量要求。五、档案数字化外包服务安全管理（一）安全管理制度1.建立健全档案数字化外包服务安全管理制度，明确安全责任，规范安全操作流程。2.加强对服务提供商工作人员的安全培训，提高其安全意识和防范能力。（二）信息安全措施1.物理安全对数字化加工场所进行安全防护，安装门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。对存储档案数据的服务器、存储设备等采取物理隔离措施，确保设备安全。2.网络安全建立安全的网络环境，设置防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止网络攻击和数据泄露。对传输的档案数据进行加密处理，确保数据传输安全。3.数据安全对数字化成果进行备份存储，备份数据与原始数据异地存放，防止数据丢失。建立数据访问权限管理制度，严格控制对档案数据的访问，只有经过授权的人员才能访问和处理相关数据。（三）保密管理1.签订保密协议服务提供商在签订服务合同的同时，要签订保密协议，明确保密责任和义务，对公司档案信息严格保密。2.保密措施落实服务提供商要采取有效的保密措施，如对工作场所进行封闭管理、对工作人员进行保密教育、对存储和传输的数据进行加密等，防止档案信息泄露。3.监督检查档案管理部门要定期对服务提供商的保密措施落实情况进行监督检查，发现问题及时责令整改，对违反保密规定的行为依法追究责任。六、档案数字化外包服务费用管理（一）费用预算编制1.根据档案数字化外包服务项目的需求和工作量，编制详细的费用预算，包括人员费用、设备购置与租赁费用、软件费用、场地费用、运输费用、质量检测费用、管理费用等各项支出。2.费用预算要合理、准确，充分考虑项目实施过程中可能出现的各种因素，预留一定的费用调整空间。（二）费用支付方式1.根据服务合同约定，明确费用支付方式和时间节点。一般可分为预付款、进度款和尾款三个阶段。2.预付款比例一般不超过合同总金额的[X]%，主要用于服务提供商启动项目前期准备工作；进度款根据项目进度和质量情况分期支付，每次支付比例不超过合同总金额的[X]%；尾款在项目验收合格后支付，尾款比例一般为合同总金额的[X]%。（三）费用结算与审计1.服务提供商按照合同约定提交费用