报销规范制度及附件要求

PAGE报销规范制度及附件要求一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织的报销行为，确保费用支出的合理性、真实性和合规性，加强财务管理，提高资金使用效益，保障公司/组织的正常运营。2.适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。3.基本原则真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，相关凭证应真实、有效，能够证明费用支出的真实性。合理性原则：费用报销应符合公司/组织的业务需求和相关规定，不得超出合理范围。合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规、行业标准以及公司/组织的内部规章制度。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程1.费用发生员工在开展业务活动过程中产生费用支出时，应按照公司/组织的相关规定和业务流程进行操作，确保费用支出的合理性和必要性。2.填写报销申请员工应根据实际发生的费用情况，填写《费用报销申请表》。申请表应详细注明费用发生的日期、事由、金额、附件张数等信息，并确保填写内容准确、完整。对于涉及多个项目或部门的费用，应按照受益原则进行分摊，并在申请表中注明分摊情况。3.审批部门负责人审批：员工所在部门负责人应对报销申请进行初审，核实费用的真实性、合理性以及是否符合部门预算。如同意报销，应在申请表上签字确认。财务审核：财务部门收到报销申请后，应进行严格的审核。审核内容包括费用凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额是否符合标准，是否超预算等。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求补充或更正相关资料。领导审批：根据公司/组织的审批权限，超过一定金额的报销申请需提交给更高层级的领导进行审批。领导应综合考虑公司/组织的财务状况、业务需求等因素，做出审批决定。4.报销支付经审批通过的报销申请，财务部门应及时安排支付。支付方式可根据公司/组织的规定和实际情况选择现金支付、银行转账等方式。对于不符合报销规定的申请，财务部门应拒绝支付，并向报销人说明原因。三、报销类别及规范1.差旅费定义：差旅费是指员工因公务需要出差而发生的交通、住宿、餐饮等费用。交通费用员工应优先选择经济实惠的交通工具出行。乘坐飞机、火车等交通工具时，应按照公司/组织规定的标准选择相应的舱位或车次。因特殊情况需要乘坐高于标准的交通工具，应提前获得上级领导的批准。市内交通费用应提供相应的发票或凭证，发票内容应清晰、完整，包括日期、起止地点、金额等信息。住宿费用员工应根据出差目的地的实际情况，选择符合公司/组织标准的住宿酒店。住宿费用应按照实际发生金额报销，但不得超过规定的上限。如需两人及以上共同出差，原则上应合住标准间，特殊情况需单独住宿的，应提前说明原因并获得批准。住宿发票应注明酒店名称、入住日期、退房日期、房费金额等信息，并加盖酒店公章。餐饮费用餐饮补贴按照出差自然天数计算，标准为[X]元/天。补贴范围内的餐饮费用无需提供发票，但应在差旅费报销单上注明用餐情况。因业务需要发生的招待客户等特殊餐饮费用，应单独填写报销申请，并注明招待对象、事由等信息，按照公司/组织的招待费管理规定进行审批报销。2.业务招待费定义：业务招待费是指公司/组织为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。审批流程业务招待费的报销申请应提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、事由、预计金额等信息，并提交给部门负责人和相关领导审批。招待费的支出应符合公司/组织的业务需求，不得用于与业务无关的活动。报销凭证报销业务招待费时，应提供正规的发票或收据作为凭证。发票内容应注明招待事项、金额、日期等信息，并加盖对方单位公章。对于赠送礼品的业务招待费，还应提供礼品清单，注明礼品名称、数量、单价等信息。控制标准业务招待费应严格控制在公司/组织规定的预算范围内，不得超支。招待费的支出应遵循必要、合理、适度的原则，严禁铺张浪费。3.办公用品费定义：办公用品费是指公司/组织因办公需要购买的文具、纸张、电脑耗材、办公设备等费用。采购流程各部门应根据实际需求填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审批后提交给行政部门。行政部门负责统一采购办公用品，应选择正规的供应商，确保采购物品的质量和价格合理。报销要求办公用品采购后，应及时办理入库手续，并由仓库管理人员签字确认。报销办公用品费用时，应提供发票、采购清单、入库单等凭证，发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、金额等信息。对于批量采购的办公用品，应按照实际使用情况分摊费用，不得一次性全部报销。4.通讯费定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。报销标准公司/组织根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。具体标准为：[具体岗位1]每月报销上限为[X]元，[具体岗位2]每月报销上限为[X]元，以此类推。员工应按照公司/组织规定的标准报销通讯费，超出部分自理。报销凭证报销通讯费时，应提供正规的话费发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间、金额等信息。发票必须是由运营商开具的正规发票，且与报销人手机号码一致。对于使用公司统一通讯套餐的员工，可以提供公司与运营商签订的协议及费用明细清单作为报销凭证。四、附件要求1.发票要求所有报销凭证必须是合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容或商品名称、金额、税率、税额、发票专用章等。发票内容应与实际发生的业务相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。发票上的字迹应清晰、工整，不得有涂改、刮擦等痕迹。对于增值税专用发票，报销人应确保发票的认证期限内进行认证，并按照规定进行抵扣。2.其他附件：根据报销类别和实际情况，可能还需要提供以下附件：差旅费：出差审批单、行程安排表、住宿清单、餐饮发票清单等。业务招待费：业务招待费申请表、招待对象名单、礼品清单等。办公用品费：采购申请表、采购清单、入库单等。通讯费：话费发票、通讯套餐协议及费用明细清单等。其他费用：相关合同、协议、审批文件、证明材料等。五、报销时间及其他规定1.报销时间员工应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请。如有特殊情况需要延期报销，应提前向财务部门说明原因并获得批准。财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核和支付工作。如遇特殊情况需要延长审核时间，应及时通知报销人。2.备用金管理对于因业务需要预借备用金的员工，应填写《备用金借款申请表》，注明借款金额、用途、预计还款日期等信息，并按照公司/组织的审批流程进行审批。备用金借款应在规定的还款期限内归还，如需延期还款，应提前办理续借手续。财务部门应定期对备用金的使用情况进行核对和清理，确保备用金的安全和合理使用。3.财务审计财务部门应定期对公司/组织的报销情况进行审计，检查报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销流程的执行情况。对于审计中发现的问题，应及时与相关部门和人员沟通，并