论流动人员档案管理制度

PAGE论流动人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强流动人员档案管理，规范档案管理工作流程，维护档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在人才流动和人力资源配置中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所管理的流动人员档案，包括但不限于离职员工档案、临时聘用人员档案、外来交流人员档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和政策规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映流动人员的工作经历、业绩表现等情况。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为流动人员提供便捷的服务。二、档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责流动人员档案管理工作的统筹规划和组织实施。2.制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和转递等工作。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决问题。（二）档案管理人员1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的具体整理、分类、编号、装订等工作，确保档案整齐规范。3.做好档案的保管工作，定期检查档案保管情况，发现问题及时报告并采取措施解决。4.按照规定为有权限的人员提供档案查阅服务，做好查阅登记和记录。5.负责档案的转递工作，确保档案准确、及时送达目的地。（三）其他部门1.协助人力资源部门做好流动人员档案的收集工作，及时将本部门涉及的相关档案材料移交人力资源部门。2.在工作中如需查阅流动人员档案，应按照规定办理查阅手续，并在规定时间内归还。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.流动人员的履历材料，包括个人简历、学历学位证书、培训证书等。2.流动人员的工作经历材料，如劳动合同、工作证明、业绩考核材料等。3.流动人员的奖惩材料，包括奖励证书、处罚决定等。4.流动人员的党团组织关系材料。5.其他与流动人员相关的重要材料。（二）档案收集要求1.各部门应在规定时间内将涉及流动人员的档案材料收集齐全，并移交人力资源部门。2.档案材料应真实、完整、有效，不得伪造、篡改或擅自销毁。3.档案材料应使用A4纸打印或复印，字迹清晰，签字盖章齐全。（三）档案整理1.档案管理人员按照档案管理的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目等整理工作。2.档案应按照类别分为履历类、工作经历类、奖惩类等，每类再按照时间顺序排列。3.为每份档案编制唯一的档案编号，并建立档案目录，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间隔，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。（二）保管期限1.流动人员档案的保管期限根据国家有关规定和实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为5年以下，中期档案保管期限为5年至10年，长期档案保管期限为10年以上。3.对于涉及重要事项或有特殊要求的档案，应适当延长保管期限。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，核对档案数量、完整性和保管情况，发现问题及时处理。2.保持档案库房的清洁卫生，定期进行通风换气，控制温湿度，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.严格执行档案库房的安全管理制度，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅流动人员档案的,应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.查阅档案应在指定的档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（二）借阅权限1.因特殊原因需要借阅流动人员档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和借阅期限，经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案应使用专门的档案借阅登记簿，详细记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。（三）查阅与借阅记录1.档案管理人员应对查阅和借阅档案的情况进行详细记录，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅内容、归还时间等。2.查阅和借阅记录应妥善保存，保存期限与档案保管期限相同，以备查询和审计。六、档案的转递（一）转递原因1.流动人员因工作调动、离职、升学等原因需要将档案转至其他单位或机构。2.根据国家有关规定或工作需要，需将档案转至相关部门进行审核、鉴定等。（二）转递流程1.流动人员提出档案转递申请，填写《档案转递申请表》，并提供接收单位的名称、地址、联系人及联系电话等信息。2.人力资源部门对转递申请进行审核，确认转递原因和接收单位信息无误后，开具《档案转递通知单》。3.档案管理人员按照《档案转递通知单》的要求，将档案整理密封，并在封口处加盖档案管理专用章。4.通过机要交通、专人送取或邮政特快专递等方式将档案转至接收单位，并保留转递凭证。5.接收单位收到档案后，应在《档案转递回执》上签字盖章，并及时将回执寄回本公司/组织人力资源部门。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案安全、准确、及时送达接收单位。2.转递档案时，应将档案材料清单一并装入档案袋内，以便接收单位核对档案内容。3.如遇特殊情况需要变更转递信息，应及时与接收单位沟通协调，并重新办理转递手续。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的流动人员档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作效率，减少人工操作，降低档案管理成本。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理内容1.将流动人员档案信息录入档案信息化管理系统，并进行分类、编号、存储等操作。2.利用档案信息化管理系统实现档案信息的快速检索和查询，提高档案利用效率。3.对档案信息化管理系统进行定期维护和更新，确保系统的正常运行和数据的准确性。4.建立档案信息安全防护体系，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，防止档案信息泄露和被非法篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行操作。2.定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，防止数据丢失。3.加强对档案信息化管理系统的安全管理，设置不同级别的用户权限，防止未经授权的人员访问系统。八、档案管理监督与检查（一）监督检查主体本公司/组织内部设立档案管理监督检查小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员和相关部门代表。监督检查小组负责对档案管理工作进行定期和不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集整理、保管、查阅借阅、转递等环节的操作是否符合规定。2.档案管理人员的工作情况，包括岗位职责履行情况、工作态度和业务能力等。3.档案保管环境和设备的运行情况，是否满足档案保管要求。4.档案信息化管理系统的运行情况，包括数据准确性、安全性和系统稳定性等。（三）监督检查方式1.定期检查：每[X]年对档案管理工作进行一次全面检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案整理情况、档案保管情况等。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作的某个环节或部分档案进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对档案管理工作中的重大事项或存在的突出问题，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施。（四）问题整改1.监督检查小组对检查中发现的问题应及时进行记录，并下达《档案管理问题整改通知书》，明确整改要求和整改期限。2.责任部门应按照《档案管理问题整改通知书》的要求，制定整改措施，认真组织整改，并