公文与档案管理制度

PAGE公文与档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司公文与档案管理，确保公文处理规范、高效，档案完整、安全，提高公司管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在公文起草、审核、印发、传递、办理、归档以及档案收集、整理、保管、利用等工作中的管理活动。（三）基本原则1.准确规范原则：公文内容应准确无误，符合法律法规、政策要求和公司实际情况；格式应规范统一，严格按照规定的体式、文种、格式要素进行撰写和排版。2.及时高效原则：公文处理应及时、迅速，确保信息传递畅通，不延误工作；档案管理应注重时效性，及时归档、整理，以便快速查询和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，加强公文与档案的安全保密管理，防止信息泄露、丢失或损坏。对涉及公司机密的公文和档案，应采取加密存储、专人保管等措施。4.集中统一原则：公司公文与档案实行集中统一管理，明确归口管理部门，确保管理工作的一致性和规范性。二、公文管理（一）公文种类1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.一般格式：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.排版要求：公文应采用A4纸型，左侧装订，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。3.字体字号：发文机关标志一般用2号小标宋体字，居中排布；发文字号用4号仿宋体字；标题用2号小标宋体字；正文用3号仿宋体字；附件说明、附注等用3号仿宋体字；成文日期、印发日期等用4号阿拉伯数字；页码用宋体阿拉伯数字，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。（三）公文起草1.内容要求：公文起草应符合国家法律法规、政策要求和公司实际情况，主题明确，内容完整，逻辑严谨，表述准确，语言简洁。涉及重要事项和问题的公文，应进行充分调研和论证，广泛征求意见。2.格式规范：起草公文应严格按照规定的格式进行，注明发文机关、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文日期等要素。使用统一的公文模板，确保格式规范、统一。3.语言风格：公文语言应庄重、平实、准确、规范，避免使用模糊、歧义、夸张、口语化的表述。（四）公文审核1.初审：公文起草完成后，由起草部门负责人进行初审。初审内容包括公文的内容是否符合要求，格式是否规范，语言是否准确等。初审通过后，将公文提交给公司办公室审核。2.审核要点：公司办公室审核人员应重点审核公文的合法性、合规性、准确性、完整性、规范性等。对涉及重要事项、重大决策、敏感问题的公文，应进行严格把关，并征求相关部门和领导的意见。3.审核修改：审核人员对公文提出修改意见后，起草部门应及时进行修改，并将修改后的公文再次提交审核。审核通过的公文，方可进入印发环节。（五）公文签发1.签发权限：公司公文的签发实行分级负责制。一般公文由部门负责人签发；重要公文由分管领导签发；涉及公司重大决策、重要事项的公文，由公司主要领导签发。2.签发流程：公文审核通过后，由起草部门将公文送签。送签时应填写《公文送签单》，注明公文标题、发文字号、主送机关、正文、附件等内容，并附上审核意见。签发人应认真审阅公文内容，签署意见并注明日期。（六）公文印发1.印发程序：公文签发后，由公司办公室负责印发。印发人员应按照规定的格式和排版要求进行印制，确保公文质量。印制完成后，应进行核对，无误后加盖公司印章。2.印发份数：根据公文的主送机关、抄送机关、存档等需要，确定公文的印发份数。印发份数应合理控制，避免浪费。3.分发传递：公文印发后，由公司办公室按照规定的范围进行分发传递。分发传递应及时、准确，确保公文能够送达相关部门和人员手中。（七）公文办理1.收文办理：公司办公室负责接收外来公文，并进行登记、编号、分发。收文部门应及时签收公文，并按照规定的程序进行办理。办理过程中应明确办理时限，确保公文及时处理。2.发文办理：公司内部制发的公文，由起草部门负责传递给相关部门和人员，并跟踪办理情况。办理结果应及时反馈给起草部门。3.承办要求：公文承办部门应认真履行职责，按照公文要求及时办理相关事项。对涉及多个部门的公文，主办部门应主动协调相关部门，共同完成办理工作。4.催办查办：公司办公室负责对公文办理情况进行催办和查办。对逾期未办理的公文，应及时督促承办部门办理；对重要公文的办理情况，应进行跟踪检查，确保办理质量。（八）公文归档1.归档范围：公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的公文，包括收文、发文、内部文件、会议文件、合同协议等，均应进行归档。2.归档要求：公文办理完毕后，承办部门应及时将公文整理归档。归档的公文应齐全完整、格式规范、字迹清晰，并按照分类方案和编号顺序进行排列。3.归档时间：一般公文应在次年上半年归档；重要公文和紧急公文应随时归档。三、档案管理（一）档案分类1.行政类：包括公司行政事务管理中形成的文件、会议记录、工作计划、总结报告等。2.人事类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、档案等方面的文件材料。3.财务类：包括公司财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等文件材料。4.业务类：根据公司业务特点，分为市场营销、生产管理（如生产计划、工艺流程、质量控制等）、技术研发（如技术文件、专利申请等）、客户服务等类别，涵盖各业务环节形成的文件材料。5.合同类：包括公司签订的各类合同协议、合作意向书等文件材料。6.其他类：不属于上述分类的其他重要文件材料，如公司荣誉证书、资质证明、审计报告等。（二）档案收集1.收集范围：各部门应按照档案分类方案，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并移交公司档案室。收集范围应涵盖纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种载体形式。2.收集要求：收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和可利用性。3.定期收集：各部门应定期（每月或每季度）将收集的文件材料移交公司档案室。档案室应建立档案收集登记制度，对移交的档案进行详细记录。（三）档案整理1.分类整理：档案室按照档案分类方案，对收集的档案进行分类整理。同一类别的档案应按照时间顺序、重要程度等进行排列，编制档案目录。2.编号标识：为便于档案管理和查询，对每一份档案应进行编号标识。编号应具有唯一性，并与档案目录相对应。同时，在档案盒、文件夹等载体上标注清晰的分类编号和档案名称。3.装订编目：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。编制档案目录时，应详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。电子档案应建立相应的电子目录，并与纸质目录相对应。（四）档案保管1.保管场所：公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备。档案室应保持清洁卫生，温度、湿度适宜，确保档案安全。2.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。3.定期检查：档案室应定期对档案进行检查，每年至少一次。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。4.安全保密：严格遵守档案安全保密制度，对档案管理人员进行保密教育，防止档案信息泄露。对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。（五）档案利用1.利用原则：档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案信息的正确使用。利用档案应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、内容、范围等，经相关部门负责人审批后，方可查阅、借阅档案。2.查阅借阅：档案管理人员应按照审批意见，为利用者提供档案查阅、借阅服务。查阅档案应在档案室进行，如需借阅，应明确借阅期限，并办理借阅登记手续。利用者不得擅自涂改、转借、复印档案，如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准。3.归还注销：借阅期满后，利用者应及时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理，并办理借阅注销手续。（六）档案鉴定与销毁1.鉴定工作：定期对保管期满的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.销毁程序：经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁，并在销毁清