地质档案涉密管理制度

PAGE地质档案涉密管理制度一、总则（一）目的为加强公司地质档案的保密管理，确保地质档案信息的安全，防止地质档案信息的泄露、丢失和不当使用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及地质档案管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于地质勘查部门、档案管理部门、科研部门等。地质档案包括地质勘查报告、地质数据、地质图件、地质标本等各类与地质工作相关的资料和信息。（三）基本原则1.依法管理原则严格遵守国家有关保密法律法规，依法进行地质档案的保密管理，确保制度的合法性和有效性。2.预防为主原则强化保密意识教育，完善保密管理制度和技术防范措施，从源头上防止地质档案信息的泄露风险。3.分级管理原则根据地质档案的密级程度，实行分级分类管理，明确不同级别档案的管理要求和审批程序。4.严格保密原则对涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的地质档案，采取严格的保密措施，确保信息不被泄露。二、地质档案密级划分（一）绝密级1.涉及国家核心地质机密，一旦泄露会对国家的安全和利益造成特别严重损害的地质档案。2.如某些特定区域的高精度地质勘查数据，可能影响国家重大战略决策的地质信息等。（二）机密级1.涉及国家重要地质机密，泄露后会对国家的安全和利益造成严重损害的地质档案。2.例如重要矿产资源的勘查资料、特定区域的地质灾害评估报告等。（三）秘密级1.涉及公司商业秘密或工作秘密，泄露后会对公司的利益造成一定损害的地质档案。2.包括公司内部的地质研究成果、尚未公开的地质项目资料等。三、保密管理职责（一）公司保密委员会职责1.全面领导公司地质档案的保密管理工作，制定保密工作方针和政策。2.审议和批准地质档案保密管理制度、保密工作计划和重大保密事项。3.监督检查保密制度的执行情况，协调解决保密工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责地质档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常管理工作。2.建立健全地质档案保密管理制度，明确档案管理人员的保密职责。3.对地质档案的密级进行审核和确定，按照规定进行标识和保管。4.定期对地质档案的保管情况进行检查，确保档案的安全和完整。5.负责对查阅、借阅地质档案的申请进行审核和登记，按照规定提供档案服务。（三）地质勘查部门职责1.在地质工作过程中，严格遵守保密规定，妥善保管地质资料和数据。2.对涉及保密的地质工作成果，及时整理并移交档案管理部门。3.加强对部门员工的保密教育，提高保密意识，防止地质档案信息的泄露。（四）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门地质档案的收集和保管工作，确保档案的安全。2.在利用地质档案时，严格按照规定办理审批手续，不得擅自扩大使用范围。3.配合档案管理部门做好地质档案的保密管理工作，接受保密监督检查。（五）员工保密职责1.自觉遵守地质档案保密制度，履行保密义务。2.不得私自复制、传播、转让地质档案信息，不得将档案带出规定场所。3.在工作中妥善保管地质档案资料，如发现档案丢失、损坏或信息泄露，应及时报告。4.离职时，应将所保管的地质档案资料全部移交公司，并办理相关交接手续。四、地质档案的收集与整理（一）收集要求1.地质勘查项目结束后，项目负责人应及时将项目过程中形成的各类地质资料收集齐全，包括原始记录、测试数据、分析报告等。2.各部门应定期将本部门涉及地质工作的文件、资料等移交档案管理部门，确保档案的完整性。3.收集的地质档案应真实、准确、完整，能够反映地质工作的全过程和实际情况。（二）整理要求1.档案管理部门按照地质档案的形成规律和特点，对收集到的档案进行分类整理。2.分类应科学合理，便于保管和利用，一般可按照地质勘查阶段、地质类型、项目名称等进行分类。3.对每份地质档案进行编号、编目，建立详细的档案目录数据库，方便查询和检索。4.对地质档案中的图纸、图表等应进行清晰标注，确保内容准确无误。五、地质档案的保管（一）保管场所1.设立专门的地质档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案的安全保管。3.档案库房应与其他区域有效隔离，设置门禁系统，严格限制无关人员进入。（二）保管方式1.地质档案应根据密级程度分别存放，绝密级档案实行专人专柜保管。2.对纸质档案应进行装订、编页，装入档案盒，并在盒外标明档案名称、密级、年度等信息。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。备份存储地点应与原件存放地点分开，确保数据的安全性。4.地质标本等实物档案应妥善保存，建立专门的标本库，进行分类存放，并做好标识和记录。（三）保管期限1.根据地质档案的重要性和保存价值，确定合理的保管期限。2.一般地质档案的保管期限为[X]年，重要地质档案的保管期限可适当延长。3.在保管期限届满后，档案管理部门应按照规定进行鉴定和处置，对确无保存价值的档案，经审批后予以销毁。六、地质档案的查阅与借阅审批（一）查阅审批1.内部人员因工作需要查阅地质档案，应填写《地质档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、密级等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据申请内容进行审核，对于涉及机密级以上档案的查阅申请，需报公司保密委员会批准。3.审批通过后，档案管理部门按照规定提供档案查阅服务，并对查阅过程进行监督。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。（二）借阅审批1.因工作需要借阅地质档案，借阅人应填写《地质档案借阅申请表》，详细说明借阅用途、借阅期限、归还时间等。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。借阅机密级以上档案，需经公司保密委员会批准。3.档案管理部门对借阅申请进行严格审核，确保借阅目的合理、借阅期限适当。批准借阅后，办理借阅登记手续，向借阅人发放档案，并明确告知借阅人应遵守的保密规定。4.借阅人应妥善保管借阅的地质档案，不得转借他人，不得在规定期限外使用。到期后应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。七、地质档案的复制与传输（一）复制审批1.如需复制地质档案，复制申请人应填写《地质档案复制申请表》，说明复制原因、复制内容、复制份数等。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。涉及机密级以上档案的复制申请，需报公司保密委员会批准。3.档案管理部门对复制申请进行审核，严格控制复制份数和范围。批准复制后，指定专人进行复制操作，并对复制过程进行监督。4.复制的地质档案应与原件具有同等的密级标识，复制件应按照规定进行保管和使用。（二）传输审批1.通过电子方式传输地质档案，传输人员应填写《地质档案传输申请表》，注明传输目的、接收方信息、档案名称、密级等。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。传输机密级以上档案，需经公司保密委员会批准。3.档案管理部门对传输申请进行审核，确保传输过程的安全性。批准传输后，采取加密传输等安全措施进行传输，并对传输记录进行保存。4.接收方应在收到传输的地质档案后，及时向档案管理部门反馈接收情况。传输过程中如发现问题，应及时报告并采取措施进行处理。八、地质档案的销毁（一）销毁鉴定1.在保管期限届满或因其他原因需要销毁地质档案时，档案管理部门应组织相关人员进行销毁鉴定。2.鉴定人员应根据地质档案的重要性、保存价值等因素，对档案是否需要销毁进行评估。对于涉及国家秘密、商业秘密和重要工作信息的档案，应严格审查，确保销毁的必要性。（二）销毁审批1.经鉴定确需销毁的地质档案，应填写《地质档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、密级等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。销毁机密级以上档案，需报公司保密委员会批准。3.档案管理部门对销毁申请进行审核，确保销毁程序合法、手续齐全。批准销毁后，指定专人负责销毁工作的组织实施。（三）销毁方式1.地质档案的销毁应采用安全可靠的方式进行，确保档案信息无法恢复。2.对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理，并对存储介质进行物理销毁。3.在销毁过程中，应安排专人进行现场监督，确保销毁工作彻底、无误。销毁完成后，填写《地质档案销毁记录》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。九、保密监督与检查（一）定期检查1.公司保密委员会定期组织对地质档案保密管理工作进行检查，检查内容包括档案保管情况、查阅借阅审批执行情况、复制传输管理情况等。2.档案管理部门应每月对地质档案库房进行一次自查，及时发现和解决存在的问题。（二）不定期抽查1.公司保密管理部门不定期对各部门地质档案保密工作进行抽查，重点检查保密制度的落实情况、员工的保密意识等。2.对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（三）违规处理1.对违反地质档案保密管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于轻微违规行为，如未按规定办理查阅借阅手续等，给予警告批评，并责令限期改正。3.对于严重违规行为，如故意泄露地质档案信息、擅自复制传播档案等，将依法依规追究相关人员的责任，包括行政处分、经济赔偿等；如构成犯罪的，将移交司法机关处理。十、保密教育与培训（一）教育内容1.开展地质档案保密法律法规教育，使员工了解国家有关保密的法律规定，增强法律意识。2.进行公司地质档案保密管理制度培训，让员工熟悉制度内容和要求，明确自身的保密职责。（二）培训方式1.定期组织保密知识培训讲座，邀请专家或公司内部管理人员进行授课。2.发放保密宣传资料，如手册、案例集等，供员工自学。3.结合实际工作案例，进行保密警示教