工商联档案收集归档制度

PAGE工商联档案收集归档制度一、总则（一）目的为加强工商联档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在工商联各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工商联机关各部门及所属事业单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料的收集、归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则工商联档案工作实行集中统一管理，由办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.齐全完整原则各部门应将工作活动中形成的各种文件材料全面收集，保证档案内容的完整性，反映工商联工作的全貌。3.准确系统原则档案材料应真实可靠，分类科学，排列有序，编号规范，便于查找和利用，保持档案的系统性。4.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，简化手续，提高效率，为工商联各项工作提供优质、高效的档案服务。二、档案收集范围（一）综合类1.工商联制定的章程、规定、办法、细则等规范性文件。2.年度工作计划、总结、报告、统计报表等。3.重要会议文件、记录、纪要，包括会员代表大会、执委会、常委会等会议材料。4.领导讲话、调研报告、工作简报等。5.机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。6.财务预决算、审计报告、会计凭证、账簿等财务档案。7.资产登记、清查、处置等文件材料。8.信访、接待、投诉处理等文件材料。（二）会员工作类1.会员发展、入会审批、会员名册等文件材料。2.会员活动计划、方案、总结，会员培训、交流、考察等活动材料。3.会员表彰奖励、荣誉证书等文件材料。4.会员意见建议、反映问题及处理情况等文件材料。（三）经济联络类1.招商引资、经贸洽谈、项目合作等活动文件材料，包括协议、合同、意向书等。2.与企业、商会等经济组织的往来信函、调研报告、考察报告等。3.经济形势分析、产业发展研究等文件材料。4.工商联参与的经济纠纷调解、仲裁等文件材料。（四）宣传教育类1.宣传工作计划、方案、总结，宣传报道稿件、图片、音像资料等。2.教育培训计划、教材、课件、学员名单等文件材料。3.企业文化建设、思想政治工作等文件材料。（五）社会服务类1.扶贫帮困、光彩事业、公益活动等工作计划、方案、总结及相关文件材料。2.法律服务、政策咨询、信息服务等工作记录、案例分析等文件材料。3.商会建设、行业自律、诚信体系建设等文件材料。（六）其他类1.上级机关发来的与工商联工作有关的文件、指示、通知等。2.下级单位报送的请示、报告、统计报表等文件材料。3.与其他单位、组织的合作协议、交流材料等。4.具有保存价值的照片、录音、录像、电子文档等资料。三、档案收集要求（一）及时性各部门应在工作活动结束后及时将应归档的文件材料收集齐全，整理好后移交办公室，不得拖延积压。一般应在次年第一季度内完成上一年度文件材料的归档工作。（二）完整性收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正件与附件、请示与批复、转发件与原件等，确保档案能够全面反映工作活动的全过程。（三）准确性文件材料应真实准确，字迹清晰，签字盖章齐全，不得有涂改、伪造等现象。（四）规范性收集的文件材料应符合公文格式要求，纸张质量良好，幅面统一，书写工整，装订规范。电子文件应格式统一，存储规范，确保长期可读。四、档案归档流程（一）部门整理各部门负责将本部门工作活动中形成的文件材料进行分类整理，按照档案收集范围的要求，剔除无关材料，将应归档的文件材料进行初步分类、排序。（二）移交登记各部门整理好的文件材料应填写《档案移交清单》，详细注明文件材料的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，经部门负责人签字后，定期移交办公室。办公室接收时应认真核对清单内容，办理交接手续。（三）档案整理办公室档案管理人员对接收的文件材料进行进一步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目、装订等工作，编制档案目录，建立档案检索工具，确保档案的系统性和规范性。（四）上架存储整理好的档案应及时上架存储，按照档案库房的布局和编号顺序排列存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存储位置索引，方便快速定位档案。五、档案保管期限（一）永久保管1.工商联制定的具有长期保存价值的规范性文件。2.重要会议、重大活动形成的具有历史意义和凭证作用的文件材料。3.机构演变、人事任免、奖惩等重要文件材料。4.财务预决算、审计报告等重要财务档案。5.与工商联发展历程相关的重要文件材料。（二）定期保管1.一般会议文件、工作简报等，保管期限为[X]年。2.会员发展、入会审批等一般性文件材料，保管期限为[X]年。3.经济联络、宣传教育、社会服务等工作中形成的一般性文件材料，保管期限为[X]年。具体保管期限根据国家有关规定和工商联实际情况确定，如有调整，另行通知。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定办公室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成。鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。（二）销毁经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清单》，报经工商联领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应永久保存。严禁擅自销毁档案。七、档案查阅与利用（一）查阅范围工商联内部工作人员因工作需要可查阅档案。外单位查阅档案需持单位介绍信，经工商联办公室负责人批准后方可查阅。涉及重要机密的档案，需经工商联主要领导批准。（二）查阅手续查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅内容等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出室外，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。如需复印、摘录档案内容，应经办公室负责人批准，并登记复印、摘录的内容和份数。复印件应加盖工商联档案专用章。（四）利用反馈档案利用后，利用人员应及时将档案归还，并填写《档案利用效果反馈表》，对档案利用的效果、存在的问题等提出意见和建议，以便进一步改进档案管理工作。八、档案信息化管理（一）数字化建设逐步推进档案数字化工作，对重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。（二）安全管理加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案数据丢失、损坏和泄露。（三）系统维护定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行，提高档案管理工作的效率和质量。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位要求档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规，责任心强，工作认真细致。（二）档案管理人员主要职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常工作。2.制定和完善档案管理制度，指导各部门做好文件材料的收集和归档工作。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案检索工具。4.做好档案库房的管理工作，确保档案的安全存储，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。5.负责档案信息化管理工作，推进档案数字化建设，维护档案信息化管理系统。6.办理