气象局普法档案制度

PAGE气象局普法档案制度一、总则（一）目的为加强气象局普法工作的规范化、科学化管理，有效记录和保存普法工作相关资料，提高普法工作成效，依据国家法律法规及气象行业相关标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于气象局机关各部门、直属单位及下属分支机构在开展普法工作过程中涉及的档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家档案管理法律法规以及气象行业关于档案管理的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：如实记录普法工作的各项活动、事件及成果，保证档案资料的真实性和完整性，全面反映普法工作全貌。3.便于利用原则：科学分类、合理归档，便于查询、检索和使用，提高档案利用效率，为普法工作决策、总结经验等提供有力支持。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、损毁或丢失，对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案严格保密。二、档案管理职责分工（一）普法工作领导小组职责1.负责统筹规划气象局普法档案管理工作，审定档案管理的各项规章制度和工作计划。2.协调解决档案管理工作中的重大问题，监督检查档案管理工作的执行情况。3.对重要普法档案进行审核，确保档案内容符合法律法规及行业要求。（二）档案管理部门职责1.制定和完善普法档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责普法档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，建立健全档案管理台账。3.对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理业务水平。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（三）各部门职责1.负责本部门普法工作档案资料的收集、整理和初步分类，及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保本部门档案资料的真实、完整和及时归档。3.在开展普法活动过程中，严格按照档案管理要求，规范形成各类档案资料。三、档案收集（一）收集范围1.普法工作规划、计划、总结等综合性文件材料。2.普法宣传活动方案、通知、宣传资料、图片、影像等。3.法律法规培训资料，包括培训教材、讲义、试卷、学员成绩等。4.普法工作会议记录、纪要、决议等。5.与外部单位开展普法合作的协议、合同、活动记录等。6.气象法律法规宣传普及情况的统计报表、分析报告等。7.干部职工参加普法学习、考试、竞赛等活动的相关资料。8.其他与普法工作相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应在普法工作结束后及时收集相关档案资料，确保资料的时效性和完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章等手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。4.对于重要活动或项目的档案资料，应进行专项收集和整理，确保资料的系统性和连贯性。（三）收集时间1.年度普法工作结束后，各部门应在次年[具体时间]前将本部门的档案资料移交档案管理部门。2.专项普法活动结束后，活动承办部门应在活动结束后[具体时间]内完成档案资料的收集和移交。四、档案整理（一）分类标准1.年度分类法：按照普法工作开展的年度进行分类，每个年度形成一个独立的类别。2.机构分类法：根据气象局内部机构设置，按照部门进行分类，明确各部门的档案归属。3.问题分类法：按照普法工作涉及的不同问题或主题进行分类，如气象法律法规宣传、气象灾害防御知识普及等。（二）整理步骤1.装订：对收集到的纸质档案资料进行整理装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固。2.编页号：对已装订的档案资料按顺序编写页码，页码位置应统一、清晰，便于查阅和统计。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。4.装盒：将整理好的档案资料装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写档案编号、题名、保管期限、起止日期等信息。（三）整理要求1.整理后的档案应符合规范化、标准化要求，便于保管和利用。2.保持档案资料的原始顺序，不得随意打乱或重新排列。3.对同一问题或主题的档案资料应集中整理，便于查找和分析。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理部门接收各部门移交的档案资料后，按照分类标准进行审核和调整。2.将审核合格的档案资料按照年度、机构、问题等分类顺序依次装入档案柜，并在档案管理系统中进行录入和标注。3.建立档案索引，方便快速查找和调阅档案。（二）归档时间档案管理部门应在接收档案资料后的[具体时间]内完成归档工作，确保档案及时入库保管。（三）归档要求1.归档的档案应完整、准确、系统，符合档案整理规范。2.档案应按照规定的保管期限进行分类存放，便于管理和鉴定。3.对电子档案应进行备份，并与纸质档案同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。（二）保管方式1.纸质档案应采用直立式存放，避免挤压和折叠，定期进行检查和清点，防止档案霉变、虫蛀、破损等。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的物理位置，同时建立电子档案存储目录，便于查找和管理。3.对重要的档案资料应进行异地备份，确保档案的安全性和可靠性。（三）保管期限1.短期保管：保管期限为[X]年，主要包括一般性的普法宣传活动资料、临时性的培训资料等。2.中期保管：保管期限为[X]年，如年度普法工作规划、总结、重要活动的档案资料等。3.长期保管：保管期限为[X]年以上，涉及气象法律法规制定、修订相关的档案资料、重大普法项目的档案资料等。（四）保管期限调整1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据档案的实际价值和保管期限的规定，对保管期限进行调整。2.对于已到保管期限但仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并进行标注和说明。3.对已无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁处理。七、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.内部查阅：气象局工作人员因工作需要查阅普法档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因工作需要，外单位人员查阅气象局普法档案，应提前与气象局相关部门联系，说明查阅事由，经气象局分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）借阅程序1.内部借阅：气象局工作人员因工作需要借阅普法档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.外部借阅：外单位人员因工作需要借阅气象局普法档案，应按照外部查阅程序办理审批手续，同时签订《档案借阅承诺书》，明确借阅期限、保密责任等事项，经档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定场所。2.查阅和借阅档案时，应爱护档案资料，不得涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案。3.查阅和借阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应按照相关保密制度进行管理。4.借阅档案应按时归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。八、档案统计与分析（一）统计内容1.普法档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的查阅、借阅情况，包括查阅人次、借阅人次、查阅内容、借阅期限等。3.档案的利用效果分析，如对普法工作决策的支持作用、对气象法律法规宣传普及的促进效果等。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况进行记录和统计。2.采用手工统计和电子统计相结合的方式，确保统计数据的准确性和及时性。3.对统计数据进行定期分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为改进档案管理工作提供依据。（三）统计报表1.档案管理部门应定期向上级主管部门和气象局领导报送档案统计报表，报表内容应包括档案基本情况、利用情况等。2.统计报表应按照规定的格式和要求填写，数据准确、逻辑清晰，报表应加盖档案管理部门公章。九、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，设置专门的保密标识，采取加密存储、专人保管等措施。3.限制档案查阅和借阅范围，严格审批手续，对查阅和借阅人员进行登记备案，确保档案信息不被泄露。4.在档案整理、传输、存储等过程中，采取必要的技术手段保障档案信息安全，如加密处理、防火墙设置等。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确安全责任，加强对档案库房、设备等的安全管理。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.加强对档案管理人员的安