乡镇建立档案规章制度

PAGE乡镇建立档案规章制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在乡镇各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于乡镇机关各部门、所属事业单位以及各村（居）委会等涉及档案管理的单位和个人。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映乡镇各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则全面收集、整理和保存乡镇在工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为档案的查阅、利用提供便利条件，充分发挥档案的服务功能。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置乡镇设立档案管理办公室，作为乡镇档案管理的专门机构，配备专职档案管理人员。档案管理办公室可设在乡镇综合办公室或其他合适的部门，具体负责统筹协调乡镇档案管理工作。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定乡镇档案管理规章制度并组织实施。2.负责乡镇各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理工作网络，指导和监督所属各部门、各村（居）委会的档案管理工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存放。6.开发利用档案信息资源，为乡镇各项工作提供档案资料支持和信息服务。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的入库、保管和借阅登记工作，定期对档案进行清查核对，保证档案的安全和完整。4.积极开展档案信息化工作，录入和维护档案信息，提高档案检索和利用效率。5.按照规定的程序和要求，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案销毁的合法性和严肃性。6.热情接待档案查阅利用者，提供优质高效的服务，及时准确地查找和提供所需档案资料。7.完成档案管理机构交办的其他工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇党委、政府在履行职能活动中形成的各类文件、会议记录、决议、决定、通知等材料。2.乡镇各部门在业务工作中形成的工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、项目文件等资料。3.乡镇所属事业单位在教学、科研、生产、经营等活动中形成的各类档案。4.乡镇各村（居）委会在村务管理、社区建设等工作中形成的文件、记录、报表等材料。5.乡镇在重大活动、重要事件、重点项目建设等过程中形成的具有保存价值的照片、录音、录像、实物等档案资料。6.其他应归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各村（居）委会应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类文件材料，并定期移交档案管理办公室。2.收集的档案材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，载体完好。对于破损、褪色、字迹模糊的文件材料，应及时进行修复或复制。3.对电子文件的收集，应确保其内容的真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储要求进行保存，并与相应的纸质文件一并归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类整理，同一全宗内的档案应保持分类标准的一致性。3.档案整理应符合国家有关档案整理规范的要求，做到分类科学、编号准确、编目详细、装订整齐。（四）整理方法1.分类编号按照档案的门类和载体形式，分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别，并分别进行编号。文书档案采用年度机构（问题）保管期限分类法，科技档案可按项目、专业等进行分类，会计档案按照会计年度和档案类别进行分类，声像档案和实物档案根据其内容和特点进行分类编号。2.编目装订对整理好的档案进行编目，编制档案目录、卷内目录等检索工具。文书档案应逐件编目，卷内文件应编写页号，装订应牢固整齐，便于翻阅。科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等也应根据各自特点进行编目和整理。3.装盒上架将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。档案盒应整齐排列上架，便于查找和管理。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门按照国家有关规定整理立卷，保管一年期满后，移交档案管理办公室统一保管。4.声像档案、实物档案应在相关活动结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.各部门、各村（居）委会在档案整理完毕后，填写档案移交清单，将档案移交档案管理办公室。2.档案管理办公室对移交的档案进行检查验收，对不合格的档案退回原部门重新整理。3.验收合格的档案，由档案管理人员办理接收手续，在档案移交清单上签字确认，并将档案存入档案库房。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。1.永久保管的档案（1）乡镇党委、政府形成的重要文件、会议记录、决议、决定等。（2）乡镇在重大活动、重要事件、重点项目建设等过程中形成的具有重大历史价值和现实意义的档案。（3）涉及乡镇机构沿革、人事任免、产权变动等重要事项的档案。（4）其他需要永久保存的档案。2.定期保管的档案（1）在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，保管期限为30年。（2）在较短时间内需要查考利用的文件材料，保管期限为10年。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全存放。2.档案库房应配备必要的档案保管设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围本乡镇工作人员因工作需要，可查阅本乡镇保管的档案。外单位因工作需要查阅乡镇档案的，须经乡镇档案管理机构负责人批准。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格按照国家有关保密规定执行。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并提交所在部门或单位负责人签字同意。2.档案管理办公室对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并开具档案查阅介绍信。3.查阅人员凭档案查阅介绍信到档案库房查阅档案，档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案资料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理办公室同意，并在指定地点进行。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行检查核对，确保档案完整无损。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害国家利益、集体利益和他人合法权益。2.利用档案形成的各种资料，如复印件、摘录件等，应注明出处，并加盖档案管理办公室印章。3.档案管理办公室应积极主动地为档案利用者提供服务，根据利用者的需求，及时准确地查找和提供所需档案资料。4.鼓励档案利用者对档案信息进行深入研究和开发利用，充分发挥档案的价值和作用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织乡镇成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.对保管期限已满的档案，按照国家有关规定和乡镇档案保管期限表进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应剔除销毁；对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和凭证作用等因素。（三）鉴定程序1.档案管理办公室定期对到期档案进行清理，编制档案鉴定清册，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.档案鉴定工作小组对档案鉴定清册进行审核，逐卷逐件地对档案进行审查，提出鉴定意见。3.对经过鉴定确定需要销毁的档案，由档案管理办公室填写档案销毁申请表，报乡镇分管领导批准。4.档案销毁申请表经批准后，档案管理办公室组织专人对销毁档案进行登记造册，并在指定地点进行销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，确保销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理办公室应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应做到内容准确、数据真实、报送及时，统计数据应与档案实际情况相符。3.档案统计工作应纳入乡镇档案管理工作的重要内容，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.乡镇所属单位