社区光工委档案管理制度

PAGE社区光工委档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区光工委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为社区光工委各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区光工委各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：社区光工委档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映社区光工委各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录社区光工委各项工作的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及社区光工委机密和敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门社区光工委设立专门的档案管理室，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善社区光工委档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.积极开发档案信息资源，为社区光工委各项工作提供档案信息服务。三、档案的收集（一）收集范围1.社区光工委在工作中形成的各类文件、资料、报表、记录、会议纪要等。2.社区光工委与上级部门、其他单位及社区居民之间往来的文件、信函、合同等。3.社区光工委开展各项活动的计划、方案、总结、照片、录像等资料。4.社区光工委工作人员的人事档案、培训档案、考核档案等。5.其他与社区光工委工作相关的有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、准确和完整。2.档案收集人员应按照档案管理部门的要求，对收集到的档案进行分类整理，并及时移交档案管理部门。3.对重要的档案资料，应采取复印、拍照、扫描等方式进行备份，以防止原件丢失或损坏。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的内容、性质和来源，将档案分为党群工作类、行政工作类、社区建设类、社区服务类、文化教育类、卫生健康类、安全管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装的方式，不得使用金属钉或塑料夹等易生锈或损坏档案的装订材料。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，以保证档案的质量。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。3.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止虫害和霉菌的滋生。六、档案的鉴定（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、从实际出发的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定方法1.定期鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.随时鉴定：在日常工作中，档案管理人员应根据档案的实际情况，对档案进行随时鉴定，及时剔除失去保存价值的档案。3.鉴定组织：档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织各部门负责人和档案管理人员组成鉴定小组，对档案进行鉴定。（三）鉴定标准1.对反映社区光工委主要职能活动和基本历史面貌的档案，应永久保存。2.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保存，期限一般为30年或10年。3.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。七、档案的统计（一）统计内容档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类变化情况，档案利用情况等。（二）统计方法档案统计应采用手工统计和计算机统计相结合的方式，确保统计数据的准确和及时。档案管理人员应定期对统计数据进行汇总和分析，为档案管理工作提供决策依据。八、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和有效利用。（二）利用范围1.社区光工委内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、其他单位及社区居民因工作或其他合法需要查阅档案。（三）利用手续1.社区光工委内部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.上级部门、其他单位及社区居民查阅档案，应持单位介绍信或有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.如需复印、拍照、扫描档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、拍照、扫描等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用时间、利用人姓名、单位、利用目的、查阅档案名称、数量等。九、档案的销毁（一）销毁范围对经过鉴定确已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理部门应根据档案鉴定结果，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限等内容。2.审批：《档案销毁清册》应报社区光工委负责人审批。3.销毁：经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案的销毁工作。销毁档案时，应