单证档案管理制度

PAGE单证档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司单证档案管理，确保单证档案的完整性、准确性和安全性，提高公司运营效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类单证档案的管理，包括但不限于合同、发票、提单、报关单、保险单、许可证等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对单证档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则单证档案应真实反映公司业务活动的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则档案管理部门应确保单证档案的收集、整理、归档工作完整无缺，保证档案资料的齐全配套。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密和敏感信息的单证档案进行保密管理，防止信息泄露。5.便于利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便公司内部各部门及相关人员查阅和利用单证档案。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司单证档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的单证档案收集、整理、归档工作，确保档案质量符合要求。3.对收集到的单证档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，建立档案数据库，实现档案信息化管理。4.负责档案的存储、保管和安全保护工作，定期对档案进行检查、盘点，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对到期档案进行鉴定、销毁工作，并做好记录。6.负责向公司内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.开展档案管理工作的培训与宣传，提高公司员工的档案意识和管理水平。（二）业务部门职责1.负责本部门业务活动中单证档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.在业务活动结束后，按照公司档案管理部门的要求，及时将单证档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和信息。4.对本部门形成的单证档案的管理工作负责，接受档案管理部门的监督和指导。（三）其他部门职责1.公司财务部门负责审核单证档案中涉及财务收支的相关凭证，并确保其符合财务管理制度和法律法规要求。2.公司审计部门负责对单证档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况，确保档案管理工作合法合规。三、单证档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照业务活动的实际情况，全面收集在业务过程中形成的各类单证档案，包括但不限于：1.合同类：采购合同、销售合同（含订单）、租赁合同、服务合同、合作协议等。2.发票类：增值税专用发票、普通发票、电子发票等。3.物流类：提单、运单及相关运输文件、报关单、报检单等。4.保险类：保险单、保险批单、理赔文件等。5许可类：各类许可证、资质证书、认证文件等。6.其他类：业务往来函件、会议纪要、业务报表、项目文档等与业务活动相关的单证资料。（二）收集要求1.及时性各部门应在业务活动结束后，及时将形成的单证档案收集整理，不得拖延积压，确保档案资料的时效性。2.完整性收集的单证档案应齐全完整，包括合同正副本、相关附件、审批文件、往来函件等，不得遗漏重要资料。3.准确性单证档案中的信息应准确无误，如合同金额、货物名称、数量、交货日期、双方签字盖章等关键信息必须清晰准确。（三）整理方法1.分类根据单证档案的性质、来源、时间等因素，进行科学合理的分类。一般可分为合同类、财务类、物流类、保险类、许可类等大类，每大类下再细分若干小类。例如，合同类可分为采购合同、销售合同等；财务类可分为发票、付款凭证等。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份单证档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编码或字母与数字相结合的编码方式。例如，合同编号可按照年份+合同类别+流水号的格式编制，如2023CG001，表示2023年的采购合同第1号。3.装订对纸张较多的单证档案进行装订，确保档案整齐牢固，便于保存和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉装订。4.编目编制档案目录，详细记录每份档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和检索。四、单证档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门在完成单证档案的收集整理工作后，填写《单证档案移交清单》，详细列出档案的名称、编号、数量、日期等信息，并经部门负责人签字确认后，移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的单证档案进行核对验收，检查档案的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，及时与移交部门沟通，要求补充或更正。3.核对无误后，档案管理部门在《单证档案移交清单》上签字盖章，并将其中一联返还给移交部门作为交接凭证，另一联留存归档。4.档案管理部门按照档案分类方案，将归档的单证档案放入相应的档案柜或存储设备中，并在档案管理系统中录入档案信息，完成归档工作。（二）保管期限根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类单证档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期：1.短期保管期限为15年，主要包括一些时效性较强、对公司运营影响较小的单证档案，如普通业务报表、临时性函件等。2.中期保管期限为510年，适用于对公司业务有一定参考价值，但重要性相对较低的档案，如部分合同副本、一般性财务凭证等。3.长期保管期限为10年以上，主要是涉及公司重大权益、重要业务活动、法律法规规定需长期保存证明的档案，如重要合同正本、公司章程、营业执照等。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护措施，确保档案存放环境安全适宜。2.采用科学合理的档案存储设备，如档案柜、密集架、光盘存储库等，按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和盘点，每年至少进行一次全面盘点，检查档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的完整性和可读性。5.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记，严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃、易爆物品等。五、单证档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部各部门因工作需要查阅本部门形成的单证档案，可直接向档案管理部门提出申请，经档案管理部门负责人批准后，即可查阅。2.涉及跨部门业务需要查阅其他部门单证档案的，需填写《单证档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经申请部门负责人和档案管理部门负责人审核批准后，方可查阅。3.公司高层管理人员、审计部门、财务部门等因工作需要查阅重要单证档案的，可直接向档案管理部门提出申请，由档案管理部门负责人报公司分管领导批准后，安排查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《单证档案查阅申请表》，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合查阅条件的，安排档案管理人员陪同查阅，并提供必要的查阅设备和环境。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应事先征得档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《单证档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）借阅权限1.一般情况下，单证档案不允许外借。如有特殊情况确需外借的，必须经公司分管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅申请人填写《单证档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还日期等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。2.档案管理部门根据批准的申请表，办理档案借阅手续，填写《单证档案借阅登记表》，记录借阅档案的名称、编号、借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息，并要求借阅人签字确认。3.借阅人凭《单证档案借阅登记表》到档案管理部门领取档案，并负责档案的安全保管，确保档案在借阅期间不受损坏、丢失或泄露。4.借阅人应在规定的归还日期前将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查验收，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、单证档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对到期的单证档案进行鉴定，成立由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成的档案鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并继续妥善保管；对确无保存价值的档案，填写《单证档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，报公司分管领导批准。（二）销毁程序1.经批准销毁的单证档案，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式，确保档案信息无法恢复。2.在销毁过程中，应安排专人负责监销，监销人员应在销毁现