档案粢料保管制度

PAGE档案粢料保管制度一、总则（一）目的为了加强公司档案资料的科学管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案资料实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案资料应齐全完整，包括文件、图表、数据、声像等各种形式的资料。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料，应严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案资料的保管应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司章程，管理制度，人事档案，行政公文等。2.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料，资金管理文件等。3.业务档案：包括市场营销档案，项目合同档案，客户档案，采购档案，生产档案，质量档案等。4.技术档案：包括研发项目档案，技术标准，技术图纸，工艺文件，专利档案等。5.其他档案：包括声像档案，实物档案，荣誉档案等。（二）编号1.档案编号采用“年度+类别+顺序号”的方式，如“2023XZ001”表示2023年行政档案第1号。2.类别代码：行政档案（XZ）、财务档案（CW）、业务档案（YW）、技术档案（JS）、其他档案（QT）。3.顺序号按照档案形成的先后顺序依次编排。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.对于公司内部形成的文件，承办部门应在文件办理完毕后及时归档；对于外部接收的文件，办公室应及时登记并分发至相关部门，承办部门应在处理完毕后将文件原件及相关资料归档。3.员工离职时，所在部门应督促其将工作期间形成的档案资料整理移交，不得擅自留存。（二）整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.对每份档案资料应进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案资料中的文件应进行装订、编页，去除金属物，破损的文件应进行修复。4.对声像档案、实物档案等应进行分类整理，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。四、档案资料的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案资料应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案资料应进行备份，备份存储介质应与档案原件分开存放，并定期进行检查和维护。3.对电子档案资料应进行加密存储，设置访问权限，防止数据丢失和泄露。（三）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括公司章程、股东名册、股东会、董事会、监事会会议记录、财务审计报告、税务资料等重要文件。3.长期保管的档案资料保管期限为10年以上，包括公司年度工作计划、总结，项目合同档案，客户档案，采购档案，生产档案，质量档案等。4.短期保管的档案资料保管期限为110年，包括一般性行政公文，业务报表，技术文件等。（四）档案清查1.公司应定期对档案资料进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案资料的数量、种类、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编写档案清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。五、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司应定期对保管期满的档案资料进行鉴定，由档案管理人员会同相关部门组成鉴定小组，对档案资料的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案资料的保管期限、内容、重要性等因素，确定档案资料是否仍需继续保存。3.对仍有保存价值的档案资料，应重新确定保管期限；对已无保存价值的档案资料，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案资料，应填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清单应经公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案资料彻底销毁。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁清单应与档案目录清单一并保存，以备查考。六、档案资料的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案资料。2.外部单位因工作需要，经公司领导批准，可查阅、借阅公司相关档案资料。（二）利用手续1.公司内部员工查阅、借阅档案资料，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案资料，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的档案名称、编号、日期、用途等信息，经公司领导批准后，交档案管理人员办理查阅、借阅手续。3.档案管理人员应根据查阅、借阅申请表或申请函，提供相应的档案资料，并做好查阅、借阅登记工作。4.查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案资料，如需延期，应办理延期手续。（三）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自抽取、撤换档案资料。2.查阅、借阅人员如需复印、拍照档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅、借阅人员应严格遵守档案资料的保密规定，不得泄露档案资料的内容。七、档案资料的保密（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料，应严格保密，实行专人专管。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案资料的内容。3.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。4.对电子档案资料应进行加密存储，设置访问权限，防止数据丢失和泄露。（二）保密责任1.公司员工应严格遵守档案资料的保密规