鉴定资料档案过了制度

PAGE鉴定资料档案过了制度总则目的为加强公司鉴定资料档案的管理，确保鉴定资料档案的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、使用和维护，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部涉及鉴定资料档案管理的所有部门和人员。定义1.鉴定资料档案：指在公司鉴定业务过程中形成的，具有保存价值的各类文件、记录、报告、证书等资料。2.归档：将鉴定资料按照规定的程序和要求整理、分类后移交档案管理部门保存的过程。3.查阅：因工作需要，经批准后从档案管理部门获取鉴定资料档案的行为。档案管理职责档案管理部门职责1.负责制定和完善鉴定资料档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司鉴定资料档案，确保档案的安全和完整。3.对鉴定资料档案进行分类、编号、整理、装订和上架，建立健全档案检索系统。4.负责办理鉴定资料档案的查阅、借阅、归还等手续，对查阅、借阅情况进行登记。5.定期对鉴定资料档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。6.负责鉴定资料档案的数字化建设，提高档案管理的信息化水平。鉴定业务部门职责1.负责本部门鉴定资料档案的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。2.在鉴定业务完成后，按照规定的时间和要求将鉴定资料档案移交档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好鉴定资料档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。其他部门职责1.涉及鉴定资料档案管理的其他部门，应按照本制度的要求，做好本部门相关资料的管理工作，并配合档案管理部门完成档案管理的相关任务。2.在工作中形成的与鉴定业务相关的资料，应及时移交档案管理部门归档。档案的收集与整理收集范围1.鉴定委托书、鉴定合同等相关文件。2.鉴定过程中形成的各类记录，包括现场勘查记录、检测数据、试验报告等。3.鉴定报告、证书及其相关的审核、审批文件。4.与鉴定业务相关的往来信函、传真、电子邮件等。5.其他具有保存价值的鉴定资料。收集要求1.鉴定业务部门应指定专人负责鉴定资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.收集的鉴定资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改或缺失重要信息。3.对于电子文件，应确保其原始性和可读性，并按照规定的格式和命名规则进行存储。整理要求1.档案管理部门对接收的鉴定资料进行统一整理，按照档案管理的基本原则和方法，进行分类、编号、编目等工作。2.分类应科学合理，便于查找和管理。可根据鉴定业务类型、时间顺序、资料性质等因素进行分类。3.编号应连续、唯一，便于标识和检索。编号方法应在制度中明确规定。4.编目应准确、详细，包括档案的题名、编号、日期、来源、保管期限等信息。档案的归档与保管归档程序1.鉴定业务部门在鉴定业务完成后，应及时对鉴定资料进行整理和初步审核，填写档案移交清单。2.将整理好的鉴定资料档案连同档案移交清单一并移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的鉴定资料档案进行核对、验收，如发现问题应及时通知鉴定业务部门进行补充或更正。4.经核对无误后，档案管理部门对鉴定资料档案进行正式归档，并在档案移交清单上签字确认。保管期限1.鉴定资料档案的保管期限应根据其重要性和价值，按照国家有关规定和公司实际情况确定。2.一般分为短期、中期和长期保管。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。3.具体保管期限在档案分类目录中明确标注。保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取相应措施。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行维护和更新。档案的查阅与借阅查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅鉴定资料档案的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要鉴定资料档案的查阅，需经公司主管领导批准。查阅程序1.查阅申请人将填写好的查阅申请表提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并提供必要的协助。3.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。借阅权限1.因特殊情况需要借阅鉴定资料档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.涉及公司机密或重要鉴定资料档案的借阅，需经公司主管领导批准。借阅程序1.借阅申请人将填写好的借阅申请表提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，办理借阅登记手续，收取借阅押金（根据档案的重要程度和价值确定），并向借阅人员提供档案。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏或丢失档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应按照规定追究借阅人员的责任，并要求其赔偿相应损失。档案的保密与安全保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，对涉及公司机密的鉴定资料档案进行严格管理。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。在档案查阅、借阅过程中，应对查阅、借阅人员进行保密教育，提醒其注意保密事项。3.对档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应定期更换密码，确保库房安全。4.在档案数字化过程中，应采取加密等技术手段，确保电子档案的安全保密。安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。3.对档案管理人员进行安全培训教育，提高其安全意识和应急处理能力。档案的鉴定与销毁鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的鉴定资料档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、鉴定业务部门代表等组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、价值等因素，对档案进行逐一审查，确定其是否仍具有保存价值。3.对仍具有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并继续妥善保管；对已失去保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。销毁程序1.档案销毁申请表经公司主管领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档