医务室档案管理制度模板

PAGE医务室档案管理制度模板一、总则1.目的本档案管理制度旨在规范医务室档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，为医务室的医疗、教学、科研及管理工作提供有力支持。2.适用范围本制度适用于医务室全体工作人员及与医务室相关的各类档案资料管理。3.档案定义医务室档案是指医务室在医疗服务、行政管理、教学科研等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门及人员设置设立医务室档案管理小组，由医务室负责人担任组长，各科室负责人为成员。指定专人负责档案的日常收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.管理小组职责负责制定和修订医务室档案管理制度。监督档案管理制度的执行情况，定期检查档案管理工作。协调解决档案管理工作中的重大问题，确保档案管理工作顺利开展。3.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作，确保档案的完整和有序。严格执行档案借阅、查阅制度，做好登记和归还工作，保证档案的安全。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。积极开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。三、档案的分类与编号1.档案分类原则根据医务室档案的形成领域和内容特点，按照医疗业务、行政管理、教学科研等类别进行分类，确保分类科学合理、便于管理和查找。2.具体分类及编号方法医疗业务档案病历档案：按照患者姓名建立档案，编号采用患者身份证号或病历号，以“YLBL[编号]”表示，其中“YL”代表医疗业务，“BL”代表病历档案。医疗文书档案：包括处方、检查报告、诊断证明等，按照日期顺序编号，以“YLWS[编号]”表示，“YL”代表医疗业务，“WS”代表医疗文书档案。医疗设备档案：为每台医疗设备建立独立档案，编号以设备购置日期和设备型号为依据，如“YLSB[购置年份][设备型号缩写][编号]”，“YL”代表医疗业务，“SB”代表医疗设备档案。行政管理档案综合管理档案：涵盖医务室工作计划、总结、会议纪要等，编号以年份和文件顺序号组成，如“XZZH[年份][编号]”，“XZ”代表行政管理，“ZH”代表综合管理档案。人事档案：包括员工入职资料、考核记录、培训档案等，编号按照员工工号顺序编排，以“XZRS[工号]”表示，“XZ”代表行政管理，“RS”代表人事档案。财务档案：如财务报表、收支凭证等，编号以年份和凭证号为基础，例如“XZCW[年份][凭证号]”，“XZ”代表行政管理，“CW”代表财务档案。教学科研档案教学档案：包含教学计划、教案、学生实习资料等，编号以教学年度和资料顺序号编制，如“JXJX[教学年度][编号]”，“JX”代表教学科研，“JX”代表教学档案。科研档案：针对科研项目立项、研究过程记录、成果报告等建立档案，编号以科研项目编号为主，格式为“JXKY[科研项目编号]”，“JX”代表教学科研，“KY”代表科研档案。四、档案的收集与整理1.收集要求各科室及工作人员应及时将办理完毕的文件材料、医疗记录等移交档案管理人员，确保档案收集的及时性和完整性。对于外来文件，如上级部门下发的通知、函件等，由专人负责签收、登记，并及时交档案管理人员归档。涉及医务室重大活动、重要事件的相关资料，应指定专人跟踪收集，确保资料齐全。2.整理方法档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理。对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。对破损、褪色的档案进行修复和裱糊，确保档案的可读性和完整性。按照档案装订要求，对纸张规格不一致、零散的文件进行折叠、装订，保持档案的整齐美观。五、档案的归档与保管1.归档程序档案整理完成后，档案管理人员按照分类编号顺序将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。建立档案归档台账，记录档案的归档日期、名称、编号等信息，以便对档案的流向进行跟踪和查询。2.保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定不同档案的保管期限。一般分为永久保管、长期保管（10年以上）和短期保管（10年以下）。具体保管期限划分如下：永久保管档案：涉及医务室重大决策、重要人事任免、财务审计报告、长期科研项目成果等具有重要历史意义和凭证价值的档案。长期保管档案：医疗业务中的重要病历、教学科研中的重点项目资料、行政管理中的重要文件等，保管期限为15年至30年。短期保管档案：一般性的医疗文书、日常行政文件、短期教学科研资料等，保管期限为5年至10年。3.保管条件设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等，确保档案的安全保管。档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放，避免混淆。六、档案的借阅与查阅1.借阅制度因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。申请表经所在科室负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记册》，记录借阅人姓名、单位、借阅日期、归还日期等信息，并将档案交借阅人签收。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。2.查阅制度外单位人员查阅医务室档案，须持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经医务室负责人批准后方可查阅。查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅过程中档案管理人员应在场监督，不得让查阅人单独接触档案。查阅人如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并在复印件或摘录件上注明出处和用途。查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，检查档案是否完整无损，如有问题应及时处理。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理小组负责组织，档案管理人员和相关业务人员参加。鉴定工作应依据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。2.销毁程序《档案销毁清册》经档案管理小组审核、医务室负责人批准后，方可进行档案销毁。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底。销毁过程中，应使用符合保密要求的销毁设备，如碎纸机、焚烧炉等，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门备案。八、档案的信息化管理1.信息化建设目标建立医务室档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查询、借阅和利用。2.信息录入与维护档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保录入信息的准确、完整。定期对档案管理信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行，及时处理系统故障和数据备份等工作。3.信息安全管理加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。采取数据加密、防火墙、防病毒等技术手段，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。定期对档案管理信息系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。九、监督与检查1.监督机制建立档案管理监督机制，档案管理小组定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。2.检查内容档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、查阅、鉴定、销毁等环节。档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、规范性等。档案管理设施设备的运行情况，如档案库房的温湿度控制、防火防盗设施等。3.检查结果处理