村里档案管理制度

PAGE村里档案管理制度一、总则（一）目的为了加强村里档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村务管理、决策、文化传承等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村里档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映本村各项工作的实际情况。3.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性和安全性。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便村民和相关部门查阅利用档案。二、档案管理机构与人员（一）管理机构成立村里档案管理领导小组，由村党支部书记担任组长，村委会主任担任副组长，成员包括各村民小组组长、文书等。领导小组负责统筹协调村里档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题。（二）人员职责1.档案管理员：负责档案的日常收集、整理、保管、借阅登记等具体工作。要求档案管理员具备一定的文化素质和档案管理知识，熟悉档案管理业务流程，认真履行职责。2.各部门负责人：负责本部门档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理员。对本部门档案的真实性、完整性负责。3.村党支部书记：对村里档案管理工作负总责，监督档案管理制度的执行情况，协调解决档案管理工作中的困难和问题。三、档案的收集（一）收集范围1.党群工作类：包括村党支部会议记录、党员名册、入党申请书、党员学习资料等。2.行政管理类：村委会会议记录、工作计划与总结、各类文件、通知、报告等。3.经济发展类：村里经济规划、产业发展资料、财务收支账目、合同协议等。4.社会事务类：村民基本信息、社会保障资料、民政救助记录、计划生育档案等。5.文化教育类：村里文化活动记录、教育事业发展资料、村民文化培训记录等。6.其他类：反映本村特色、重大事件、重要活动等具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，整理好后移交档案管理员。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。3.对于重要的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。四、档案的整理（一）分类标准按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务、文化教育等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。（二）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）的方法进行整理。将同一年度的档案按照保管期限（永久、长期、短期）分开，再按照机构（问题）进行排列。2.科技档案：按照项目、专业分类进行整理，建立项目档案卷，将项目相关的文件、图纸、数据等资料集中整理。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理，按照年度顺序排列。（三）编目与装订1.编目：对整理好的档案进行编号、编制目录。目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便查找利用。2.装订：文书档案一般采用左侧装订，保持整齐美观，便于翻阅。装订时应去除金属物，破损的文件应进行修补。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品、温湿度计等。定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存放按照档案分类体系，将档案有序存放在档案柜中。不同类别、保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案所在的柜号、架号、层号等信息。（四）档案保管期限根据国家有关规定和档案的实际价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（五）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案数量、保管状况、利用情况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案的利用（一）利用范围1.本村村民因个人事务需要查阅与自身相关的档案，如户籍信息、社会保障记录等。2.村两委成员及各部门因工作需要查阅相关档案资料，用于决策参考、工作指导等。3.上级部门、社会组织及其他单位因工作需要查阅本村相关档案。（二）利用手续1.本村村民查阅档案，需填写查阅申请表，注明查阅内容、用途等，经档案管理员审核后，报档案管理领导小组批准。2.村两委成员及各部门查阅档案，由部门负责人填写查阅申请表，经档案管理领导小组批准后，方可查阅。3.上级部门、社会组织及其他单位查阅档案，需持有单位介绍信，经档案管理领导小组批准后，按照规定程序查阅。（三）利用方式1.查阅：档案管理员应根据批准的查阅申请，提供相应的档案供利用者查阅。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，需经档案管理领导小组批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。3.复制：利用者如需复制档案，需经档案管理领导小组批准。复制档案应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、档案内容、利用目的等。利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作定期对已到保管期限的档案进行鉴定。成立档案鉴定小组，由档案管理领导小组成员、档案管理员及相关业务人员组成。鉴定小组根据档案的保存价值、现实利用情况等，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册。销毁清册应包括档案题名、日期、保管期限、数量等信息。2.销毁清册经档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告档案管理领导小组。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村里档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化扫描对重要的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案保存和利用要求。扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，建立电子档案数据库。（三）系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅管理、统计分析、安全保密等功能。通过系统实现档案信息的快速检索和共享利用，方便村民和相关部门查阅档案。（四）数据安全加强档案信息化