一般企业档案管理制度

PAGE一般企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议记录、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分级负责原则：各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，接受综合管理部门的监督和指导。3.确保安全原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立健全档案管理制度，提高档案管理水平，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、利用等工作，定期对档案进行清查和盘点。4.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理人员进行培训。5.负责档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查询利用。6.做好档案的安全保密工作，制定档案安全保密制度，采取必要的安全防护措施，防止档案的泄露、丢失和损坏。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理工作。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交综合管理部门。3.积极配合综合管理部门做好档案的清查、盘点、统计等工作。4.严格遵守档案安全保密制度，确保本部门档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各项管理制度、规定、办法等文件。3.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。4.公司内部的各类报表、统计资料、财务账目等文件。5.公司项目策划、可行性研究报告、项目计划、项目总结等文件。6.公司会议记录、纪要、工作报告等文件。7.公司员工的人事档案、培训记录、绩效考核资料等文件。8.公司的产品研发资料、技术文件、图纸等文件。9.公司的宣传资料、广告策划、市场调研报告等文件。10.公司的荣誉证书、资质证书、获奖文件等文件。11.公司的照片、音像资料等文件。12.其他具有保存价值的文件。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的各类文件，确保文件收集的完整性。2.收集的文件应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集的文件应进行分类整理，按照不同的类别和保管期限分别存放。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、党群工作类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸张较大或较薄的文件应进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保存。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，便于查找和统计。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管（15年以上）的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管（5年以下）的档案：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。（三）档案的存放1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于区分和管理。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）档案的清查与盘点1.综合管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量准确、质量完好。2.清查和盘点应包括档案的数量、种类、保管期限、存放位置等内容，发现问题应及时进行处理。3.对清查和盘点结果应进行记录，并形成报告，报公司领导审阅。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.公司员工因个人需要查阅本人人事档案的。3.外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.公司员工查阅本人人事档案，应填写《人事档案查阅申请表》，经人力资源部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。3.外单位查阅公司档案，应提前向综合管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、范围、时间等内容，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时，应在综合管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。（三）档案的借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告综合管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，应认真核对档案的数量和内容，如发现问题应及时向综合管理部门说明情况。（四）档案的复制1.公司内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理复制手续。2.复制档案应使用公司统一规定的纸张和设备，确保复制件的质量。3.复制档案应进行登记，登记内容包括复制日期、复制人员、复制档案名称、数量等。4.外单位因工作需要复制公司档案的，应按照上述规定办理复制手续，并经公司领导批准。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.鉴定工作应由综合管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、保管期限等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁价值。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后，由综合管理部门组织实施。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁档案应进行登记，登记内容包括销毁日期、销毁档案名称、数量、销毁人员等。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查询利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.远程查询利用：通过公司内部网络或互联网，实现档案的远程查询利用，方便公司员工和外单位人员查阅档案。（三）信息化管理要求1.档案数字化应确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。2.档案管理