合同档案系统管理制度

PAGE合同档案系统管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司合同档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，保证档案内容真实可靠。3.安全保密原则。采取必要的安全保密措施，防止合同档案的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查询、借阅和使用。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。2.负责合同档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立合同档案数据库，实现档案的信息化管理。4.定期对合同档案进行检查、鉴定和销毁。5.为公司各部门提供合同档案的查询、借阅等服务。（二）合同签订部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订和履行工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将合同相关资料移交归档。3.配合档案管理部门做好合同档案的整理、核对等工作。（三）其他部门职责1.在各自职责范围内，协助档案管理部门做好合同档案管理工作。2.对涉及本部门的合同档案进行查阅和使用时，应遵守档案管理制度。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.公司签订的各类合同文本，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。2.合同签订过程中的相关文件，如合同审批表、授权委托书、招投标文件、谈判记录等。3.合同履行过程中的补充协议、变更记录、验收文件、付款凭证等。4.与合同相关的其他资料，如公证文件、鉴定报告等。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同及相关资料移交档案管理部门。2.移交的合同资料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.档案管理部门应对移交的合同资料进行核对，发现问题及时通知合同签订部门补充或更正。（三）整理方法1.按照合同类别、年度、编号等进行分类整理。2.每份合同单独装订成册，合同文本在前，相关附件在后。3.编制合同档案目录，注明合同名称、编号、签订日期、履行期限、保管期限等信息。4.对合同档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。四、合同档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理部门对整理好的合同档案进行审核，确认无误后进行归档。2.将合同档案存入专门的档案库房，按照档案类别和保管期限进行排列存放。3.在档案管理系统中录入合同档案的相关信息，建立档案索引。（二）保管期限1.合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度等因素确定，分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同。中期保管期限为[X]年，适用于重要合同。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大权益、具有长期法律效力的合同。2.保管期限自合同履行完毕或终止之日起计算。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全。3.定期对合同档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，防止数据丢失。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大机密或重要合同的档案，查阅时需经公司分管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人持《合同档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门工作人员根据查阅申请，提供相应的合同档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人应在规定的时间和地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。4.查阅人如需复印合同档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理复印手续。（三）借阅权限1.公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅人持《合同档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，签订《合同档案借阅承诺书》。2.档案管理部门工作人员根据借阅申请，提供相应的合同档案，并对档案进行清点、登记。3.借阅人应妥善保管借阅的合同档案，不得擅自涂改、损毁、丢失。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还合同档案，档案管理部门工作人员对归还的档案进行检查，如发现问题，及时追究借阅人的责任。六、合同档案的统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应定期对合同档案的收进、移出、保管等情况进行统计，编制合同档案统计报表。2.统计报表应真实、准确、完整，及时报送公司领导和相关部门。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，会同公司相关部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据合同档案的实际情况，提出鉴定意见，报公司领导批准。4.对失去保存价值的合同档案，按照规定的程序进行销毁。七、合同档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的合同档案。2.经鉴定确认属于重复、无效或错误的合同档案。3.其他需要销毁的合同档案。（二）销毁程序1.档案管理部门编制《合同档案销毁清单》，注明合同档案的名称、编号、保管期限等信息。2.将《合同档案销毁清单》报公司领导批准。3.按照批准的销毁清单，对合同档案进行销毁。销毁过