机关档案收发文登记制度

PAGE机关档案收发文登记制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保收发文处理的准确性、完整性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在日常工作中涉及的收文和发文处理及登记工作。（三）基本原则1.真实准确原则：收发文登记信息应如实反映文件的来源、内容、去向等，确保记录真实可靠。2.及时高效原则：及时进行收发文登记，避免文件积压延误，提高工作效率。3.规范统一原则：严格按照规定的格式、流程进行登记，保证登记工作的规范性和统一性。4.安全保密原则：妥善保管收发文登记资料，防止信息泄露，确保文件安全。二、收文登记（一）收文渠道1.机要通信送达的文件。2.上级机关下发的各类公文。3.平行机关和不相隶属机关抄送的文件。4.下级机关上报的请示、报告等文件。5.其他单位或个人送达的与本机关工作相关的文件。（二）收文登记流程1.签收机要文件由机要人员负责签收，普通文件由办公室指定专人签收。签收人员应核对文件数量、封装情况等是否完好，对破损、缺页等问题及时记录并与发文单位联系。2.拆封（仅限无密级文件）由办公室指定人员负责拆封，拆封时要注意保护文件内容，避免损坏。检查文件是否有附件，如有附件应在收文登记表中注明附件名称及数量。3.登记收文登记人员应根据文件内容，在收文登记表上准确填写以下信息：收文日期：填写文件送达本机关的具体日期。来文机关：注明发文单位的全称。文号：记录文件的发文字号。标题：填写文件的标题内容。密级：根据文件的保密要求注明密级，如绝密、机密、秘密等。紧急程度：标注文件的紧急程度，如特急、加急等。份数：注明文件的份数。承办部门：明确文件应由哪个部门负责承办。签收人：填写负责签收文件的人员姓名。备注：记录其他需要说明的事项。收文登记应使用统一印制的收文登记表，字迹清晰、工整，不得随意涂改。4.分发根据文件的承办部门，及时将收文分发给相关部门或人员。分发时应办理交接手续，交接双方在收文登记表上签字确认。（三）特殊收文处理1.密级文件密级文件应按照保密规定进行单独登记，并存放于专门的保密柜中。严格限制接触密级文件的人员范围，办理借阅、传阅等手续时要严格审批。2.紧急文件紧急文件应在收文后立即进行登记，并优先处理。及时通知承办部门或人员，确保紧急文件得到迅速响应。3.电子文件对于通过电子邮件、电子政务系统等渠道接收的电子文件，应按照相关规定进行登记。打印电子文件纸质版进行存档，并在收文登记表中注明电子文件的存储位置和文件名。三、发文登记（一）发文范围1.本机关制发的各类公文，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复等。2.以本机关名义发布的各类函件、会议纪要等。3.其他需要对外发送的文件材料。（二）发文登记流程1.拟稿由承办部门或人员负责拟写文件初稿，确保文件内容准确、规范、符合政策要求。2.审核拟稿完成后，交本部门负责人进行审核，重点审核文件内容的准确性、格式的规范性、语言的通顺性等。涉及多个部门的文件，应进行会签审核，确保各部门意见一致。3.签发审核通过的文件，按照机关发文审批程序，由相关领导进行签发。重要文件或涉及重大事项的文件，需经主要领导签发。4.编号办公室负责对已签发的文件进行编号，编号应遵循一定的规则，确保唯一性和连续性。发文编号格式一般为：机关代字+年份+序号，如[机关代字]〔[年份]〕[序号]。5.登记登记录入人员应根据文件的相关信息，在发文登记表上详细填写以下内容：发文日期：填写文件实际发出的日期。发文机关：填写本机关全称。文号：记录文件的发文字号。标题：填写文件的标题内容。密级：根据文件的保密要求注明密级。紧急程度：标注文件的紧急程度。主送机关：明确文件的主要送达对象。抄送机关：注明需要抄送的其他机关或部门。份数：记录文件的印制份数。拟稿人：填写拟写文件的人员姓名。审核人：填写负责审核文件的人员姓名。签发人：填写签发文件的领导姓名。备注：记录其他需要说明的事项。发文登记应与收文登记使用不同的登记表，以便区分。6.印制根据发文登记表上的份数要求，安排文件印制工作。印制过程中要确保文件格式规范、文字清晰、排版整齐。7.用印文件印制完成后，按照规定加盖本机关印章。用印应严格履行审批手续，确保印章使用的合法性和严肃性。8.分发将印制好并加盖印章的文件按照发文登记表上的主送机关、抄送机关等信息进行分发。分发时应办理交接手续，交接双方在发文登记表上签字确认。（三）特殊发文处理1.联合发文涉及多个机关联合发文的，应明确主办机关，并按照联合发文的相关规定进行登记和处理。联合发文各机关应共同做好文件的起草、审核、签发等工作，确保文件内容协调一致。2.电子发文通过电子邮件、电子政务系统等渠道发送的电子文件，应在发文登记表中注明电子文件的发送对象、主题、附件等信息。电子发文应进行备份存档，确保文件的可追溯性。四、登记资料管理（一）登记资料整理1.定期对收发文登记资料进行整理归档，按照年度、月份等顺序进行分类存放。2.对于纸质登记资料，应装订成册，便于查阅和保管。3.电子登记资料应按照规定的存储路径和文件名进行分类存储，建立相应的索引目录，方便快速检索。（二）查阅与借阅1.本机关工作人员因工作需要查阅收发文登记资料的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅收发文登记资料的，应持单位介绍信，经本机关主管领导批准，并办理查阅登记手续后方可查阅。3.借阅收发文登记资料的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理人员批准后办理借阅手续。4.借阅人员应妥善保管所借阅的登记资料，不得转借、涂改、损坏，按时归还。（三）保管期限收发文登记资料的保管期限应根据国家档案管理规定和本机关实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管资料：保管期限为[X]年，主要包括一般性文件的收发文登记等。2.中期保管资料：保管期限为[X]年，涉及重要业务、阶段性工作等文件的收发文登记。3.长期保管资料：保管期限为[X]年以上，如涉及重大决策、历史资料等文件的收发文登记。（四）销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的收发文登记资料，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁前应编制销毁清单，经本机关主管领导批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同进行销毁。3.销毁过程应进行记录，确保销毁工作的真实性和彻底性。五。监督与考核（一）监督检查1.机关办公室负责定期对收发文登记制度的执行情况进行监督检查，确保制度落实到位。2.监督检查内容包括收发文登记流程的执行情况、登记资料的准确性和完整性、登记资料的管理情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，责令相关部门或人员限期整改。（二）考核评价1.将收发文登记制度的执行情况纳入机关工作人员的绩效考核体系。2.考核内容包括收发文登记工作的及时性、准确性、规范性，以及对登记资料的管理情况等。3.根据考核结果，对表现优秀的部