电子招标档案管理制度

PAGE电子招标档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电子招标档案管理，确保电子招标档案的真实、完整、有效和安全，便于档案的查阅、利用和保存，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有电子招标项目档案的管理，包括招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等与招标活动相关的各类电子文件。（三）管理原则1.集中统一管理原则：电子招标档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程管理原则：对电子招标项目从策划、招标、开标、评标到合同签订等全过程产生的电子文件进行全面管理。3.真实有效原则：保证电子招标档案内容真实、准确反映招标活动实际情况，具备法律效力。4.安全保密原则：采取有效措施确保电子招标档案的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。二、电子招标档案的收集与整理（一）收集范围1.招标前期文件：包括招标计划、项目审批文件、招标公告、资格预审文件等。2.招标文件：含招标文件文本、澄清文件、修改文件等。3.投标文件：各投标人提交的投标文件及其相关附件。4.开标、评标文件：开标记录、评标报告、评标专家意见等。5.中标文件：中标通知书、中标候选人公示文件等。6.合同文件：招标人与中标人签订的合同文本及相关补充协议。7.其他与招标活动有关的文件，如质疑函、投诉处理文件等。（二）收集要求1.各部门在电子招标项目实施过程中，应按照职责分工及时收集本部门产生的相关电子文件，并确保文件的准确性和完整性。2.对于从外部接收的电子文件，如投标文件等，应进行严格的审核，确保文件格式规范、内容完整。3.电子文件的收集应遵循实时性原则，确保在招标活动结束后及时将各类文件收集齐全。（三）整理方法1.分类：按照电子招标项目的流程和文件类型进行分类，如招标前期文件类、招标文件类、投标文件类等。2.编号：为每份电子文件赋予唯一的编号，编号应体现项目名称、文件类别、顺序号等信息，便于查询和管理。3.命名：电子文件的命名应简洁明了，反映文件的主要内容和性质，一般采用“项目名称文件类别日期序号”的格式。4.存储：将整理好的电子文件按照分类存储在指定的电子存储设备或档案管理系统中，存储路径应清晰规范，便于查找。三、电子招标档案的存储与保管（一）存储设备1.选用安全可靠的电子存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，确保存储设备具备冗余备份功能，防止数据丢失。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备运行正常，存储容量满足档案存储需求。（二）存储方式1.采用分级存储方式，根据电子招标档案的重要性和使用频率，将档案分为不同级别进行存储。重要且使用频繁的档案存储在高性能存储设备上，定期备份；一般性档案存储在普通存储设备上，定期进行迁移和清理。2.对电子招标档案进行数字化存储，将纸质档案通过扫描等方式转化为电子文件进行存储，同时保留纸质档案的原件，以备特殊情况查阅。（三）保管期限1.电子招标档案的保管期限根据国家法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。2.具体保管期限如下：招标前期文件、招标文件、开标记录等保管期限为长期。投标文件保管期限为短期，中标后保存至合同履行完毕。评标报告、中标通知书、合同文件等保管期限为长期。（四）备份与恢复1.定期对电子招标档案进行备份，备份频率根据档案的重要性和变化情况确定，重要档案应每日备份，一般性档案可每周或每月备份。2.备份数据应存储在与原存储设备不同的物理位置，如异地存储或云端存储，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.建立备份数据恢复机制，定期进行备份数据的恢复测试，确保在需要时能够及时、准确地恢复档案数据。四、电子招标档案的利用与查阅（一）利用原则1.合法合规原则：电子招标档案的利用必须符合国家法律法规和公司内部规定，不得用于非法目的。2.权限管理原则：严格按照规定的权限对电子招标档案进行利用和查阅，确保档案信息的安全。3.登记备案原则：对电子招标档案的利用情况进行详细登记备案，记录利用时间、利用人、利用目的等信息。（二）查阅流程1.查阅人填写《电子招标档案查阅申请表》，注明查阅项目名称、文件类别、查阅目的及查阅时间等信息。2.《申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据查阅人权限进行审批，审批通过后为查阅人提供相应的电子招标档案。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案，应另行填写《电子招标档案复制申请表》，经档案管理部门批准后按照规定进行复制。（三）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅电子招标档案，用于项目总结、经验借鉴、合同执行监督等。2.相关监管部门依法查阅电子招标档案，用于监督检查招标活动的合法性和规范性。3.经公司批准的外部合作单位因合作需要查阅电子招标档案，但必须严格遵守公司的保密规定。五、电子招标档案的安全与保密（一）安全措施1.建立电子招标档案安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等技术手段，防止外部网络攻击和病毒入侵。2.对档案管理系统进行定期安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。3.限制对电子招标档案存储设备的物理访问，设置门禁系统，确保只有授权人员能够接触存储设备。（二）保密制度1.对涉及电子招标档案的工作人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.严格控制电子招标档案的知悉范围，根据工作需要确定查阅和使用档案的人员，严禁无关人员接触档案信息。3.对电子招标档案的传输和共享进行加密处理，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。4.定期对电子招标档案的保密情况进行检查和评估，对违反保密规定的行为进行严肃处理。六、电子招标档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据保管期限和档案价值进行鉴定，确保鉴定结果客观、准确。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员共同参与。（二）鉴定流程1.定期对超过保管期限的电子招标档案进行清理，确定需要鉴定的档案清单。2.档案管理部门会同相关业务部门对档案进行逐份鉴定，根据档案内容的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁意见。3.编制《电子招标档案鉴定意见书》，详细记录鉴定过程和结果，经档案管理部门负责人审核签字后存档。（三）销毁程序1.对鉴定为销毁的电子招标档案，填写《电子招标档案销毁申请表》，经公司主管领导批准后进行销毁。2.采用安全可靠的方式进行销毁，如数据擦除、物理销毁存储设备等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，记录材料应存档保存。七、电子招标档案管理的监督与检查（一）监督机制1.公司设立电子招标档案管理监督小组，由档案管理部门、审计部门、法务部门等相关人员组成，负责对电子招标档案管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容、检查方式和检查频率，确保监督检查工作的常态化和规范化。（二）检查内容1.电子招标档案的收集、整理、存储、保管、利用等环节是否符合本制度规定。2.档案管理系统的运行情况，包括数据准确性、安全性、完整性等。3.档案管理人员的工作执行情况，是否严格履行职责。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，明确整改要求