医院档案集中管理制度

PAGE医院档案集中管理制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，实现档案资源的集中统一管理，提高档案利用效率，保障档案的完整与安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及所属单位形成的各类档案，包括但不限于医疗、教学、科研、行政、财务、人事等方面的档案。（三）基本原则1.集中管理原则：医院设立专门的档案管理部门，对全院档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案的形成应真实反映医院各项工作的实际情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密，严格遵守档案保密规定。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为医院各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置医院设立档案管理科，负责全院档案的集中管理工作。档案管理科应配备专业的档案管理人员，明确岗位职责。（二）主要职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和医院实际情况，制定和完善医院档案管理制度、工作流程和操作规范。2.档案收集与整理：负责接收、收集医院各科室、部门及所属单位移交的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目和上架。3.档案保管与保护：建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存储。定期对档案进行检查、清点和维护，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。4.档案检索与利用：建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。根据医院工作需要，及时提供档案借阅、查阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.档案鉴定与销毁：按照规定的程序和标准，对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。6.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.业务指导与培训：对医院各科室、部门及所属单位的档案工作进行业务指导，组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。8.档案统计与分析：定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为医院档案管理决策提供数据支持。三、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括医院党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的档案。2.行政管理类：涵盖医院行政事务管理、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等档案。3.医疗管理类：涉及医疗质量管理、医疗技术管理、医疗安全管理、病历档案等档案。4.护理管理类：包含护理工作制度、护理质量管理、护理记录等档案。5.教学管理类：有教学计划、教学大纲、教案、学生实习档案等档案。6.科研管理类：包括科研项目申报、研究成果、学术论文等档案。7.人事管理类：涉及人员招聘、任免、考核、培训、薪酬福利等档案。8.财务管理类：包含财务预算、决算、会计凭证、财务报表等档案。9.设备物资管理类：有设备采购、验收、使用、维护、报废等档案，以及物资采购、库存管理等档案。10.基建后勤管理类：包括医院基本建设项目规划、设计、施工、验收等档案，以及后勤保障、环境卫生、安全保卫等档案。（二）编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023YL001，表示2023年形成的医疗管理类第1份档案。具体编号规则如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如2023年。2.类别：用大写字母表示档案类别，如党群工作类用“DQ”表示，行政管理类用“XZ”表示等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。四、档案的收集与移交（一）收集范围医院各科室、部门及所属单位应按照本制度规定的档案分类范围，及时收集整理本部门工作中形成的各类档案。具体收集范围如下：1.党群工作类：党组织会议记录、党员名册、入党申请书、党费收缴记录等。2.行政管理类：医院行政文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度修订稿等。3.医疗管理类：医疗文书、病历、检查检验报告、医疗质量控制资料、医疗纠纷处理档案等。4.护理管理类：护理记录、护理排班表、护理质量检查记录等。5.教学管理类：教学计划、教学大纲、教案、学生成绩册、实习鉴定等。6.科研管理类：科研项目申请书、研究报告、学术论文发表记录、科研成果鉴定材料等。7.人事管理类：人员招聘简历、任免文件、考核表、培训记录、劳动合同等。8.财务管理类：财务凭证、账簿、报表、审计报告、预算执行情况分析等。9.设备物资管理类：设备采购合同、验收报告、使用说明书、维护记录、物资采购发票、出入库清单等。10.基建后勤管理类：基建项目立项批复、设计图纸、施工资料、竣工报告、后勤保障工作记录等。（二）收集要求1.各科室、部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案应保持原始记录的真实性和完整性，不得随意涂改、伪造或抽取档案材料。3.收集的档案应按照一定的分类标准进行初步整理，确保档案资料的系统性。（三）移交程序1.各科室、部门在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理成册，填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理科。2.档案管理科收到移交的档案后，应及时进行核对，对不符合要求的档案，应退回原部门补充完善后重新移交。3.档案管理科在核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认，并将档案妥善保管。五、档案的整理与编目（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照本制度规定的档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，并按照一定顺序进行装订。3.编页：对装订后的档案材料编写页码，确保页码连续、准确。4.编目：编制档案目录，包括全宗号、年度、类别、保管期限、档号、题名、日期、页数、备注等项目。（三）编目要求1.档案目录应采用计算机打印或手工填写，字迹清晰、工整，不得随意涂改。2.档号应按照编号规则准确填写，确保档案编号的唯一性和系统性。3.题名应准确反映档案的主要内容，简洁明了。4.日期应填写档案形成的年、月、日。5.页数应填写档案的实际页数。6.备注应填写档案的特殊情况或需要说明的事项。六、档案的保管与保护（一）保管场所档案管理科应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。库房应保持清洁、整齐，温度控制在[具体温度范围]，相对湿度控制在[具体湿度范围]。（二）保管设备1.档案架：应选用坚固耐用、便于分类存放档案的档案架，档案架应排列整齐，标识清晰。2.防火设备：配备火灾自动报警系统、灭火器材等防火设备，定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.防潮设备：安装除湿机、空调等防潮设备，控制库房湿度。4.防虫设备：放置防虫药品、防虫网等防虫设备，防止档案被虫蛀。5.防盗设备：安装防盗门、防盗窗、监控摄像头等防盗设备，确保档案库房安全。6.防光设备：采用遮光窗帘、无紫外线照明灯具等防光设备，减少光线对档案的损害。7.防尘设备：安装空气过滤器等防尘设备，保持库房空气清洁。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。具体保管期限按照国家有关规定和医院实际情况确定。（四）档案保管要求1.档案应按照类别、保管期限分别存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量准确、完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。七、档案的检索与利用（一）检索工具1.纸质目录：编制纸质档案目录，包括全宗目录、分类目录、专题目录等，方便档案管理人员和利用者查找档案。2.电子检索系统：建立档案电子检索系统，将档案目录信息录入系统，实现档案的快速检索。电子检索系统应具备多种检索方式，如按档号、题名、日期、关键词等检索。（二）利用方式1.借阅：医院内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理科办理借阅手续。档案管理科应根据借阅申请，严格审核借阅资格，对符合条件的予以借阅，并做好借阅登记。借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。2.查阅：医院内部人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理科查阅。档案管理科应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案材料。3.出具证明：档案管理科可根据利用者的需求，为其出具档案证明材料。出具的证明材料应加盖档案管理科印章，并注明出处和日期。（三）利用登记档案管理科应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用目的、利用时间、档案名称、档号等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织医院成立档案鉴定工作小组，由档案管理科负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关规定和医院实际情况，按照档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理科定期对到期档案进行清理，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的档号、题名、日期、保管期限等信息。2.将《档案销毁清册》提交档案鉴定工作小组审核，经审核同意后，报医院分管领导批准。3.档案管理科按照批准的《档案销毁清册》组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应选择在指定的地点，由两人以上监销，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁日期、档案名称、档号、数量、销毁方式等信息。4.对已销毁的档案，应在档案目录和检索系统中予以注明，并将《档案销毁清册》永久保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的医院档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，促进医院档案信息资源的共享和开发利用。（二）数字化加工1.对医院现有纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录建库等工作，建立电子档案数据库。3.按照档案分类标准和编号规则，对电子档案进行分类、编号和著录，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（三）系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，对档案的基本信息、保管期限、密级等进行管理。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档号、题名、日期、关键词、全宗号等检索，方便快速查找档案信息。3.借阅利用：支持档案的在线借阅申请、审批、登记和归还等功能，对档案利用情况进行跟踪管理。4.统计分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等安全功能，确保档案信息的安全。（四）数据安全与维护1.建立数据备份制