电力企业档案管理制度

PAGE电力企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强电力企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在企业生产、经营、管理和发展中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本电力企业及所属各部门、各单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。企业档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则。档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理企业在各个阶段形成的各类档案，保证档案内容的完整。4.安全性原则。采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.服务性原则。充分发挥档案的服务功能，为企业各项工作提供及时、有效的档案信息支持。（四）管理职责1.企业档案管理部门负责制定和完善企业档案管理制度，并组织实施。集中管理企业各类档案，对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督所属各部门、各单位的档案管理工作。组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。2.各部门、各单位负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作，并指定专人负责档案管理。按照企业档案管理制度的要求，做好档案的日常管理和安全保密工作。积极配合企业档案管理部门开展档案管理相关工作，及时提供所需档案资料。二、档案的形成与收集（一）档案形成1.企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，均应纳入档案管理范围。2.各部门、各单位应明确档案形成的责任，确保文件材料的及时形成和完整收集。（二）收集范围1.行政管理类档案企业设立、变更、注销等相关文件。企业规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等。人事任免、劳动工资、教育培训等文件。对外联络、合作协议、合同等文件。2.生产技术类档案电力工程项目规划、设计、施工、调试等文件。设备采购、安装、运行、维护、检修等文件。生产工艺、技术标准、操作规程等文件。电力运行记录、监测数据、故障处理报告等。3.经营管理类档案市场营销策略、客户信息、电价政策等文件。财务预算、决算、审计报告、财务凭证等。物资采购计划、合同、验收报告等。企业招投标文件、中标通知书等。4.党群工作类档案党组织建设、党员管理、思想政治工作等文件。工会工作、共青团工作等文件。企业文化建设相关文件。5.其他类档案企业荣誉证书、奖状、奖杯等。企业大事记、年鉴等。具有保存价值的声像、电子文件等。（三）收集要求1.各部门、各单位应按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位形成的档案，并进行初步整理。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应指定专人负责跟踪收集，确保档案的完整和准确。3.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。三、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.行政管理类档案按年度保管期限机构（问题）进行分类。2.生产技术类档案按专业项目阶段进行分类。3.经营管理类档案按业务类别年度保管期限进行分类。4.党群工作类档案按年度类别保管期限进行分类。5.其他类档案根据档案内容特点进行分类。（三）整理步骤1.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，破损文件应进行修补。装订应整齐、牢固，便于翻阅。2.编页号对有文字的页面进行编号，单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件正面在右下角编号，背面在左下角编号。3.编目编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印或抄写清晰，并与档案内容相符。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档号、年度、保管期限等信息。档案盒应排列整齐，存放有序。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、档案装具等。（二）保管要求1.按照档案分类方案，对档案进行科学存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案寿命。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.严格控制电子档案的访问权限，防止电子档案被篡改、删除或泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由企业档案管理部门、相关业务部门和专业人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、形式等，确定其保存价值。2.参考档案保管期限表。根据档案的形成领域和特点，对照档案保管期限表确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、文号、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容，并经档案管理部门负责人审核签字。3.档案销毁清册报企业分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁档案时应有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。5.对已销毁的档案，应在档案目录及相关检索工具中注明销毁情况。六、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的数量、年度新增档案数量等统计。2.档案利用情况统计，包括查阅档案人次、调阅档案卷（件）数等统计。3.档案保管状况统计，包括档案库房面积、档案装具数量、档案破损情况等统计。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理系统，对档案数据进行自动统计和分析。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家法律法规和企业相关规定。2.服务企业原则。充分发挥档案的服务功能与作用，为企业各项工作提供支持。3.安全保密原则。在档案利用过程中，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.企业内部各部门、各单位因工作需要查阅档案。2.企业员工因个人权益维护、职称评定、学历认证等需要查阅档案。3.外单位因工作联系、合作交流等需要查阅档案，但应按照规定办理相关手续。（三）利用方式1.查阅。企业内部人员可直接到档案管理部门查阅档案，外单位人员查阅档案需经企业相关部门批准，并填写查阅申请表。2.借阅。因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制。根据利用者的需求，可为其提供档案复制件，复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（四）利用程序1.查阅程序利用者填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等内容。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的，安排查阅，并提供必要的查阅场所和设备。利用者查阅档案时，应在档案管理人员监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅程序利用者填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案管理人员向利用者发放档案，并登记借阅时间、期限、归还日期等信息。利用者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损销毁。利用者应按时归还借阅的档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。3.复制程序利用者填写复制申请表，注明复制档案的名称、文号、日期、复制内容等。