仪器档案管理制度

PAGE仪器档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司仪器设备档案的管理，确保仪器设备档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥仪器设备档案在公司科研、生产、经营等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有仪器设备档案的管理，包括但不限于科研仪器、生产设备、检测设备等。（三）管理职责1.档案管理部门负责公司仪器设备档案的统一管理，制定和完善仪器设备档案管理制度，指导和监督各部门仪器设备档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.仪器设备使用部门负责本部门仪器设备档案的形成、积累和初步整理工作，并按照规定及时移交档案管理部门。指定专人负责仪器设备档案管理工作，确保档案资料的真实、完整和及时归档。3.仪器设备采购部门负责在仪器设备采购过程中收集相关档案资料，如采购合同、技术协议、验收报告等，并及时移交档案管理部门。4.仪器设备维修部门负责在仪器设备维修过程中形成的维修记录、更换零部件清单等档案资料的收集和整理，并移交档案管理部门。二、仪器设备档案的内容（一）仪器设备基本信息档案1.仪器设备购置申请及批复文件记录仪器设备购置的必要性、可行性分析报告以及公司内部审批文件。2.仪器设备采购合同详细记录仪器设备的名称、型号、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.仪器设备技术协议包括仪器设备的技术参数、性能指标、技术要求、验收标准等内容。4.仪器设备开箱验收报告记录仪器设备到货时的包装情况、外观检查、数量核对、随机附件及资料清单等验收信息。5.仪器设备安装调试记录记载仪器设备安装的地点、环境条件、安装过程、调试情况及各项技术指标的测试结果。6.仪器设备操作手册由仪器设备供应商提供的操作指南，包括仪器设备的操作方法、注意事项、维护保养要求等内容。7.仪器设备使用说明书对仪器设备的工作原理、结构组成、功能特点等进行详细说明的文件。（二）仪器设备运行维护档案1.仪器设备日常使用记录记录仪器设备每天的使用时间、使用人员、运行状态、样品分析数据等信息。2.仪器设备定期维护记录包括仪器设备定期保养的时间、内容、维护人员签名等记录，以及定期校准、检定的报告。3.仪器设备故障维修记录详细记录仪器设备发生故障的时间、现象、原因分析、维修过程、更换的零部件清单以及维修后的验收情况等。4.仪器设备维修申请及审批文件记录仪器设备维修申请的提出、审批过程及结果。5.仪器设备运行环境监测记录如温度、湿度、洁净度等环境参数的监测记录，以确保仪器设备在适宜的环境条件下运行。（三）仪器设备技术资料档案1.仪器设备技术改造方案及实施记录包括仪器设备技术改造的目的意义、改造内容、技术方案、实施过程及改造后的效果评估等资料。2.仪器设备升级记录记录仪器设备软件升级、硬件升级的时间、内容、升级前后的性能对比等信息。3.仪器设备相关技术研究报告公司内部针对仪器设备开展的技术研究成果报告，如技术创新、应用案例等。4.仪器设备计量认证资料仪器设备计量认证申请文件、评审报告、认证证书等相关资料。（四）仪器设备安全档案1.仪器设备安全操作规程明确仪器设备安全操作的步骤、方法、注意事项等内容，确保操作人员正确使用仪器设备，避免安全事故发生。2.仪器设备安全检查记录定期对仪器设备进行安全检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查内容及发现的问题和整改情况。3.仪器设备事故报告及处理记录记录仪器设备发生安全事故的时间、地点、经过、原因分析、损失情况、处理措施及事故责任认定等信息。三、仪器设备档案的收集与整理（一）收集要求1.仪器设备档案管理部门应定期向各相关部门发出仪器设备档案收集通知，明确收集范围、时间要求等。2.仪器设备使用部门、采购部门、维修部门等应按照要求及时收集本部门形成的仪器设备档案资料，并进行初步整理。3.对于仪器设备在采购、安装调试、运行维护、技术改造等过程中产生的各类文件资料，应确保其真实性、完整性和准确性，不得遗漏或擅自修改。（二）整理方法1.按照仪器设备档案的内容分类，将基本信息档案、运行维护档案、技术资料档案、安全档案等分别整理。2.每份档案资料应按照形成时间顺序排列，对于同一事件的相关资料应集中整理在一起。3.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号规则可根据公司实际情况制定，例如采用“仪器设备类别代码+购置年份+流水号”的形式。4.编制仪器设备档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。四、仪器设备档案的归档与保管（一）归档程序1.仪器设备使用部门在完成档案资料整理后，填写档案移交清单，将档案资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，检查其完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与移交部门沟通，要求补充或更正。3.审核通过后，档案管理部门将档案资料按照分类和编号顺序进行装订或装盒，并在档案封面和盒脊上标注档案编号、名称、保管期限等信息。4.将归档后的仪器设备档案存入专门的档案库房或档案存储设备中，并建立相应的档案台账记录。（二）保管要求1.档案库房环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备防火消防设备、防虫防鼠设施等，确保档案安全。2.档案存储方式采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储。纸质档案应分类存放于档案柜中，便于查找和管理；电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。3.档案保管期限根据仪器设备的使用寿命、重要性等因素确定档案保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限如下：仪器设备基本信息档案、安全档案等长期保管。仪器设备运行维护档案中的日常使用记录、故障维修记录等中期保管；定期维护记录、运行环境监测记录等短期保管。仪器设备技术资料档案中的技术改造方案及实施记录、升级记录等长期保管；相关技术研究报告等根据实际情况确定保管期限。4.档案定期清查档案管理部门应定期对仪器设备档案进行清查，每年至少一次。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应的补救措施。五、仪器设备档案的利用（一）利用原则1.仪器设备档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.严格按照档案借阅审批程序办理借阅手续，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅仪器设备档案。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅仪器设备档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应指定专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅因特殊情况需要借阅仪器设备档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。3.复制如因工作需要复制仪器设备档案资料，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定的格式和数量进行复制，并做好复制记录。（三）利用记录档案管理部门应对仪器设备档案的利用情况进行详细记录，包括查阅、借阅、复制的时间、申请人、利用内容、归还时间等信息。利用记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。六、仪器设备档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则仪器设备档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立仪器设备档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关技术专家、财务人员等组成。鉴定小组负责对到期的仪器设备档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.审查档案的完整性、准确性和系统性，检查档案资料是否齐全、真实、规范。2.根据仪器设备的现状和使用情况，评估档案的保存价值，判断是否仍具有参考利用价值。3.核对档案的保管期限是否符合规定，是否存在超期保管或保管期限不当的情况。（四）销毁程序1.编制销毁清单鉴定小组对拟销毁的仪器设备档案进行逐一核对，编制销毁清单，清单应包含档案编号、名称、保管期限、鉴定意见等信息。2.审批销毁销毁清单经档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.实施销毁档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁方式