公司合同档案归档制度

PAGE公司合同档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，便于合同的查阅、利用和监督检查，根据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止合同档案的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查阅、检索和利用。二、合同档案的归档范围（一）合同文本1.公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类合同原件。2.合同的补充协议、变更协议等相关文件。（二）合同审批文件1.合同审批表、审批流程中的各类批示、意见等。2.合同评审记录、风险评估报告等。（三）合同履行文件1.合同履行过程中的往来函件、通知、纪要等。2.发货单、收货单、发票、付款凭证等相关票据。3.合同执行情况报告、验收报告等。（四）合同纠纷处理文件1.合同纠纷的协商记录、调解协议、仲裁裁决书、法院判决书等。2.与合同纠纷处理相关的其他文件。三、合同档案的归档要求（一）整理要求1.合同档案应按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案的系统性和逻辑性。2.每份合同应单独装订成册，在封面注明合同名称、编号、签订日期、签订双方等基本信息。3.合同审批文件、履行文件等应与合同文本相对应，按照顺序排列，一并归档。（二）编号要求1.合同档案应编制唯一的编号，编号应体现合同类别、年份、顺序号等信息，便于识别和管理。2.编号应采用统一的格式，如“HT[合同类别][年份][顺序号]”，其中“HT”为合同档案的简称，[合同类别]用大写字母表示，如“采购合同”为“CG”，“销售合同”为“XS”等；[年份]为合同签订年份的后两位数字；[顺序号]为该年份该类别合同的流水号。（三）内容要求1.合同档案应确保内容完整，包括合同正文、附件、审批文件、履行文件等，不得遗漏重要信息。2.合同文本应字迹清晰、页面整洁，如有修改应加盖双方公章或授权代表签字确认。3.合同审批文件应完整反映审批过程和意见，履行文件应真实记录合同履行情况。（四）电子档案要求1.除纸质合同档案外，应同时建立电子合同档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子合同档案应按照纸质档案的分类整理方式进行存储，采用统一的命名规则，便于查找和使用。3.定期对电子合同档案进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。四、合同档案的归档流程（一）合同签订部门负责收集合同相关资料1.合同签订后，合同签订部门应及时整理合同文本、审批文件、履行文件等资料，并确保资料的完整性和准确性。2.在合同履行过程中，合同签订部门应及时收集往来函件、通知、纪要、发货单、收货单、发票、付款凭证等相关文件，并按照时间顺序进行整理。（二）合同档案移交1.合同签订部门应在合同履行完毕或阶段性履行结束后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交至公司档案管理部门。2.移交时，应填写《合同档案移交清单》，详细列出合同档案的名称、编号、数量、移交日期等信息，并由双方签字确认。（三）档案管理部门审核与归档1.档案管理部门收到合同档案后，应及时进行审核，检查档案资料是否齐全、完整，整理是否符合要求。2.审核无误后，则进行编号、装订、存储等归档工作，并将合同档案录入档案管理系统，建立电子档案索引，便于查询和利用。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的合同档案，查阅人应严格遵守公司保密制度，未经批准不得擅自复制、摘抄或传播档案内容。（二）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管合同档案，不得擅自转借、涂改、损毁或丢失。如发生上述情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅登记1.档案管理部门应建立《合同档案查阅登记簿》和《合同档案借阅登记簿》，详细记录查阅和借阅合同档案的人员姓名、部门、查阅/借阅时间、查阅/借阅内容、归还时间等信息。2.查阅和借阅登记记录应妥善保存，以备查询和监督检查。六、合同档案的保管与维护（一）保管期限1.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同档案；中期保管期限为[X]年，适用于重要合同档案；长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期法律效力的合同档案。（二）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。（三）档案整理与清查1.档案管理部门应定期对合同档案进行整理，检查档案的完整性和准确性，及时发现并处理档案存在的问题。2.每年应至少进行一次合同档案清查工作，对档案的数量、保管期限、存放位置等进行全面核对，确保档案管理工作的规范有序。（四）档案销毁1.合同档案保管期满后，档案管理部门应按照公司规定的程序进行鉴定和销毁。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行，对拟销毁的合同档案进行逐一审查，确定是否仍具有保存价值。3.经鉴定确无保存价值的合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，经公司领导批准后，方可进行销毁。4.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，并在《合同档案销毁清册》上签字确认。销毁清册应永久保存。七、合同档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立严格的合同档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.对涉及公司机密的合同档案，应采取加密存储、限制访问等措施，防止档案信息泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自向无关人员透露合同档案内容。如因工作需要必须提供档案信息的，应按照公司规定的程序进行审批。（二）安全管理1.档案管理部门应加强合同档案的安全管理，采取必要的安全防范措施，确保档案的安全。