政府档案归档管理制度

PAGE政府档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强政府档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在政府工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门及所属机构在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实完整原则档案应如实反映政府工作活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.科学分类原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门政府设立专门的档案管理部门，负责统筹协调和指导政府系统的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定政府档案工作规章制度和业务标准。2.负责组织、指导、监督和检查政府各部门的档案工作，开展档案业务培训和考核。3.接收、收集、整理、保管政府各部门移交的档案，进行档案的鉴定、统计和编研工作。4.提供档案查阅、借阅服务，开发利用档案信息资源，为政府决策和各项工作提供支持。（二）部门档案管理岗位各部门应设立档案管理岗位，配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。其职责如下：1.负责本部门各类文件材料的收集、整理，确保文件材料齐全、完整。2.按照档案分类标准，对整理好的文件材料进行分类、编号、装订，形成规范的档案案卷。3.妥善保管本部门档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失。4.定期向政府档案管理部门移交应归档的档案，并办理交接手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围政府各部门应收集在履行职能活动中形成的以下各类文件材料：1.上级机关文件材料，包括上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、批复等。2.本部门形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、会议记录、决议、决定、合同协议、统计报表、人事档案等。3.下级机关报送的文件材料，如请示、报告、统计数据等。4.其他相关单位或部门发来的与本部门工作有密切联系的文件材料。（二）收集要求1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确收集责任人和收集流程，确保文件材料及时、完整地收集。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责收集，并进行重点整理和保管。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案等类别。其中，文书档案可进一步按照年度、机构、问题等进行分类。2.编号对每一份档案或每一卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号方法可采用流水号、年度号加流水号等形式。3.装订对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料进行整理和装订，使其整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件材料的原貌，不得遮挡字迹或损坏文件。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和排列顺序，便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所政府档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。库房应配备必要的消防器材、温湿度调控设备、防虫药品等设施设备。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。2.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，做到账物相符。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案的保护技术1.采用先进的档案保护技术和设备，如档案消毒设备、防虫药剂、温湿度监测仪等，提高档案的保管质量。2.对重要档案和易损档案，可采取特殊的保护措施，如进行缩微、数字化处理等，延长档案的使用寿命。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和辩证的分析方法，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成。鉴定小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容与方法1.内容鉴定审查档案的内容是否反映政府工作的重要方面，是否具有历史研究价值、现实利用价值和凭证作用。2.来源鉴定分析档案的形成单位、形成时间、形成背景等，判断档案的可靠性和权威性。3.时间鉴定根据档案的形成时间和历史阶段，评估档案的时效性和保存价值。4.形式鉴定检查档案的载体、字迹、格式等是否符合档案保管要求，是否具有保存意义。通过以上鉴定方法，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。（四）销毁程序1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、文号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、部门负责人签署意见后，报政府主管领导审批。3.经批准销毁的档案，应在指定地点由专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案保管账目中注销，并将销毁情况进行登记备案。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围政府档案主要供政府内部工作人员查阅利用，以满足工作需要。同时，根据国家有关规定，在履行必要手续的情况下，也可向社会提供部分档案的查阅服务。（二）查阅手续1.政府内部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅档案，应提前向政府档案管理部门提交查阅申请函，并说明查阅目的、查阅内容、查阅人员等情况。经档案管理部门审核同意后，查阅人员需持单位介绍信和有效身份证件到档案管理部门办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格按照国家保密规定执行，履行保密审批手续。（三）查阅方式1.档案管理部门应设立专门的查阅场所，为查阅人员提供必要的查阅条件。查阅人员应在查阅场所内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.档案管理部门应根据查阅人员的需求，及时提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。（四）利用服务1.档案管理部门应积极开发档案信息资源，通过编研、整理等方式，为政府决策、工作研究、社会宣传等提供档案资料支持。2.根据政府工作需要，档案管理部门可举办档案展览、专题讲座等活动，宣传档案工作成果，提高档案的社会影响力。3.在保证档案安全和保密的前提下，档案管理部门可探索开展档案数字化服务，为查阅利用提供更加便捷的方式。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容应包括档案数量、种类、保管期限、查阅利用人次等。2.定期编制档案统计报表，向上级档案管理部门和政府主管领导报送，为档案管理决策提供数据支持。3.对档案统计数据进行分析研究，总结档案管理工作中的经验和问题，不断改进档案管理工作。（二）移交工作1.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门形成的应归档档案向政府档案管理部门移交。移交档案时，应编制《档案移交清册》，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案管理部