小学文书档案保存制度

PAGE小学文书档案保存制度一、总则（一）目的为加强我校文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门在工作中形成的各类文书档案的保存与管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校文书档案由学校档案室集中统一管理，各部门应积极配合档案室做好档案的收集、整理、归档等工作。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集学校工作中形成的各类文书材料，确保档案的齐全完整，不遗漏重要文件。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校文书档案管理制度并组织实施。2.负责全校文书档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案实体安全，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。5.做好档案的信息化建设工作，将重要档案信息录入电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和检索，提高档案管理效率和服务水平。6.积极开展档案利用工作，为学校各项工作提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和催还工作。7.参与学校重大活动、重要会议等文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案的及时、完整。8.定期对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。9.负责向教育主管部门和相关部门报送档案统计报表，及时反映学校档案管理工作情况。（二）各部门职责1.各部门应明确一名档案工作兼职人员，负责本部门文书档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向档案室移交档案。2.按照学校档案管理制度的要求，做好本部门文件材料的形成、积累和保管工作，确保文件材料的齐全、完整。3.负责将本部门办理完毕的文件材料进行分类整理，按照规定的格式和要求进行编号、装订，编制本部门档案目录清单，随档案一并移交档案室。4.在工作中形成的特殊载体档案，如照片、录音、录像、电子文件等，应及时整理并向档案室移交，同时提供相应的文字说明材料。5.积极配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，如实提供档案利用情况和相关信息。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关来文，包括上级党委、政府、教育主管部门等下发的各类文件、通知、通报、指示等。2.学校以党委、行政名义制发的文件，如决定、决议、通知、报告、请示、批复等。3.学校各部门形成的文件材料，包括工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表、规章制度、合同协议、证书证件等。4.学校召开的各类会议文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.学校在师资队伍建设、教学管理、科研工作、学生管理、后勤保障等方面形成的文件材料。6.学校与外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。7.学校获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的相关材料（如证书复印件、颁奖文件、照片等）。8.学校在重大活动、突发事件中形成的文件材料，如活动方案、总结、照片、录像等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门工作中形成的文件材料，做到随办随收，确保文件材料的完整性和时效性。2.对于上级机关来文，应在收文当日进行登记，并及时送领导批阅，按照领导批示进行传阅、办理，办理完毕后及时整理归档。3.学校制发的文件，承办部门应在文件印发后一周内将定稿及两份以上的正文送档案室归档。4.会议文件材料，主办部门应在会议结束后一周内将会议文件收集齐全，整理后送档案室归档。5.各部门形成的文件材料，应按照档案分类方案进行分类整理，确保分类准确、合理。6.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。7.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案整理（一）分类标准1.党群工作类：主要包括学校党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察等方面形成的文件材料。2.行政管理类：主要包括学校行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理等方面形成的文件材料。3.教学管理类：主要包括学校教学计划、教学大纲、课程安排、教学质量监控、学生成绩管理等方面形成的文件材料。4.学生管理类：主要包括学生招生、学籍管理、思想政治教育、奖惩管理、就业指导等方面形成的文件材料。5.科研管理类：主要包括学校科研计划、科研项目管理、科研成果奖励等方面形成的文件材料。6.基本建设类：主要包括学校基本建设规划、项目审批、工程招投标、工程建设等方面形成的文件材料。7.仪器设备类：主要包括学校仪器设备购置计划、采购合同、验收报告等方面形成的文件材料。8.外事工作类：主要包括学校对外交流合作协议、外事活动安排、外宾来访接待等方面形成的文件材料。9.其他类：上述各类未涵盖的文件材料，如学校年鉴、大事记、统计年报等。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，按照分类标准进行分类。2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式为：年度保管期限流水号，如：2023永久001。3.去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的文件进行修补，对纸张规格不一致的文件进行折叠或粘贴，使其规格统一。4.按照文件的排列顺序，依次编写页号，页号编写在文件正面右上角、背面左上角。5.填写卷内文件目录，目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，做到准确、完整。6.编写备考表，备考表应置于卷尾，内容包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。7.用棉线或缝纫机将文件装订成册，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。8.按照分类方案，将装订好的案卷装入档案盒，在档案盒封面填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。五、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。3.档案室应保持清洁、整齐，严禁在档案室内吸烟、饮食、存放易燃、易爆物品等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，对重要档案应同时保存纸质和电子两种版本，确保档案信息的安全和完整。2.纸质档案应按照档案分类方案进行排列上架，便于查找和利用。同时，应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置正确。3.电子档案应按照电子文件管理的相关规定进行存储和管理，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类、编号、著录等，确保电子档案的可读性和可利用性。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年和10年。2.确定档案保管期限的原则：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是在相当长时期内学校需要查考的文件材料，列为30年保管。凡是在较短时期内学校需要查考的文件材料，列为10年保管。（四）档案鉴定1.学校应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作由档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对确定销毁的档案，应编制销毁清册，经学校领导批准后，由两人以上监督销毁，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。4.对仍有保存价值的档案，可以延长保管期限或重新划定保管期限。六、档案利用（一）利用方式1.查阅：学校内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。档案室工作人员应根据查阅申请提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途、归还时间等，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、撕毁档案，不得在档案上圈划、批注、污损，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室并承担相应责任。3.复制：对于需要复制的档案，查阅或借阅人员应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途、复制份数等，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，由档案室工作人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，并注明出处。（二）利用手续1.查阅、借阅档案时，查阅或借阅人员应出示有效证件，经档案室工作人员核实身份后，方可办理查阅或借阅手续。2.档案室工作人员应按照规定的利用方式和手续，为查阅或借阅人员提供档案服务，不得擅自扩大利用范围或违反利用规定。3.查阅或借阅人员利用档案完毕后，应及时将档案归还档案室，档案室工作人员应认真核对档案数量和完整性，如发现问题应及时查明原因并处理。（三）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在部门及职务、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还日期等。2.档案利用登记应使用统一的登记簿，登记簿应妥善保管，以备查阅。3.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为学校各部门提供便捷的档案信息服务，促进学校各项工作的开展。（二）电子档案收集与整理1.各部门应按照学校电子文件管理的相关规定，及时将本部门形成的电子文件收集齐全，并进行整理。电子文件应按照档案分类方案进行分类，确保分类准确、合理。2.对电子文件应进行元数据著录，元数据应包括文件编号、题名、责任者、日期、来源、格式、密级等信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。3.电子文件应采用通用格式进行存储，如PDF、DOC、XLS等，确保电子文件在不同设备和软件上能够正常打开和浏览。4.定期对电子文件进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。备份数据应进行完整性检查，确保备份数据的可用性。（三）电子档案管理系统应用1.学校应选用符合国家相关标准和要求的电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理。2.档案管理人员应熟练掌握电子档案管理系统的操作技能，按照系统要求进行档案信息的录入、存储、检索、利用等工作。