童心港湾档案管理制度

PAGE童心港湾档案管理制度一、总则（一）目的为加强童心港湾档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于童心港湾项目涉及的各类档案管理，包括但不限于项目规划、活动记录、人员信息、物资管理等相关资料。（三）档案定义童心港湾档案是指在童心港湾项目实施过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：童心港湾档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实准确原则：档案内容必须如实反映童心港湾项目的实际情况，保证档案信息的真实性和准确性。3.完整系统原则：全面收集项目各方面的资料，保持档案的完整性和系统性，以便于对项目进行全面、深入的了解和研究。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及机密的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善童心港湾档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、立卷、归档、保管和统计工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查阅和利用。4.对档案的利用情况进行登记和统计，定期向上级主管部门汇报档案管理工作情况。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门在童心港湾项目活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门兼职档案员进行业务指导和监督，确保兼职档案员履行好档案管理职责。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时准确地提供所需档案。5.负责档案信息的数字化录入和维护工作，确保档案信息的安全和可利用。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.童心港湾项目规划、实施方案、工作计划、总结等文件材料。2.项目活动记录，包括活动策划方案、活动通知、活动照片、视频、活动总结等。3.人员信息档案，如志愿者登记表、受助儿童信息表、工作人员信息等。4.物资管理档案，包括物资采购清单、物资发放记录、物资库存盘点表等。5.捐赠记录，如捐赠协议、捐赠物品清单、捐赠资金到账记录等。6.与外部机构合作的相关文件，如合作协议、合作项目记录等。7.上级主管部门及其他相关部门下发的与童心港湾项目有关的文件、通知等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。4.各部门应在规定的时间内将收集的文件材料移交档案管理部门，不得积压或擅自销毁。四、档案整理（一）分类标准1.项目管理类：包括项目规划、实施方案、工作计划、总结等。2.活动记录类：按照活动类型进行分类，如关爱活动、成长陪伴活动、主题教育活动等。3.人员管理类：分为志愿者档案、受助儿童档案、工作人员档案等。4.物资管理类：包括物资采购、发放、库存等方面的档案。5.捐赠管理类：记录捐赠相关信息。6.合作交流类：与外部机构合作的文件材料。7.其他类：不属于以上分类的其他具有保存价值的文件材料。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的文件材料进行分类。2.对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.去除文件材料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的文件进行修补或复制。4.按照文件材料的形成时间顺序或重要程度进行排列，同一事由的文件应集中排列在一起。5.编写卷内文件目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号等内容。6.装订成册，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。五、档案归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理完毕，并移交档案管理部门归档。2.对于重大项目或重要活动，应在项目结束或活动完成后及时整理归档。（二）归档程序1.移交手续：各部门向档案管理部门移交档案时,应填写档案移交清单，双方签字确认。2.审核接收：档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.上架存放：审核合格的档案按照分类编号顺序上架存放，并在档案管理系统中进行登记。六、档案保管（一）保管期限1.童心港湾档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括童心港湾项目规划、重要活动记录、捐赠协议等具有重要历史价值和凭证作用的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括一般性的项目活动记录、人员信息档案等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括临时性的文件材料、物资采购清单等。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。3.对磁性载体档案应定期进行检查和复制，防止信息丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。5.定期对档案进行清查盘点，做到账实相符，发现问题及时处理。6.严格执行档案库房的安全管理制度，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案的安全。七、档案利用（一）利用范围1.内部查阅：童心港湾项目工作人员因工作需要查阅档案。2.外部查阅：相关政府部门、社会组织、研究机构等因工作需要查阅档案。3.特殊情况查阅：如涉及法律纠纷、历史研究等特殊情况需要查阅档案。（二）利用手续1.内部查阅：查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据查阅申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。2.外部查阅：查阅单位出具正式介绍信，注明查阅目的、查阅内容等。经童心港湾项目主管部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员对查阅单位的身份和查阅目的进行审核，必要时可要求查阅单位提供相关证明材料。查阅单位应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。3.特殊情况查阅：查阅人应提交相关证明材料，说明查阅的必要性和合法性。经童心港湾项目主管部门负责人审核，并报上级主管部门批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员按照批准的范围和要求提供档案，并对查阅过程进行严格监督。（三）利用登记1.档案管理部门对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅单位、查阅内容、查阅目的、批准人等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，登记台账应妥善保管，以备查阅。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组组长签字同意后，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等