大棚房档案管理制度

PAGE大棚房档案管理制度一、总则（一）目的为加强大棚房档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效支持大棚房相关工作的开展，依据国家法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与大棚房管理相关的各类档案，包括但不限于建设审批文件、土地使用文件、整改记录、监督检查资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映大棚房的实际情况，不得虚假记录或篡改。2.完整性原则：涵盖大棚房从建设到监管全过程的各类文件资料，确保无遗漏。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管和利用应遵循统一的规范和标准。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善大棚房档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理大棚房档案，对档案进行分类、编号、整理、装订和存储。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.对档案管理人员进行培训和指导，提高其业务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门产生的大棚房相关档案的收集、整理和移交。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.对本部门档案的真实性、完整性负责，确保档案符合归档要求。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，保证档案整理规范。3.做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.大棚房建设项目的立项审批文件，包括项目申请书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.土地使用相关文件，如土地出让合同、土地使用证、农用地转用审批文件等。3.规划设计文件，包括规划许可证、建设工程设计方案等。4.施工过程中的各类文件，如施工许可证、施工合同、工程质量检验报告等。5.大棚房整改过程中的文件，如整改方案、整改记录、验收报告等。6.日常监督检查文件，包括巡查记录、整改通知书、行政处罚决定书等。7.与大棚房相关的其他文件资料，如会议纪要、往来函件等。（二）收集要求1.各业务部门应在文件形成后及时收集，确保档案的时效性。2.收集的文件应齐全、完整，签字盖章等手续完备。3.对电子文件应同时收集其纸质版本或进行有效的备份存储。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.去除文件中的金属物，对破损文件进行修补，保持文件的整洁。4.按照一定顺序进行装订，确保文件整齐牢固。5.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.建设项目类：包括立项审批、土地使用、规划设计、施工建设等方面的文件。2.整改类：大棚房整改过程中形成的各类文件。3.监督检查类：日常监督检查记录、整改通知书、行政处罚决定书等。4.其他类：不属于以上三类的其他相关文件，如会议纪要、往来函件等。（二）编号规则1.采用层次编码法，由全宗号、目录号、案卷号、件号组成。2.全宗号：本公司/组织的代码，用于区分不同的全宗。3.目录号：根据档案分类方案，为每个类别编制的目录号。4.案卷号：在每个目录下，按照档案的形成时间或重要程度等顺序编制的案卷号。5.件号：在每个案卷内，对每份文件编制的顺序号。例如：全宗号为001，建设项目类目录号为01，该类下某一案卷号为001，案卷内某份文件件号为01，则该文件编号为0010100101。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管期限划分1.永久保管：对涉及大棚房建设、整改等重要决策、历史记录以及具有长期保存价值的文件，实行永久保管。2.定期保管：根据文件的性质和重要程度，确定保管期限为30年或10年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可按规定销毁。（三）档案的存储方式1.纸质档案应分类存放在档案架上，按照编号顺序排列。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储应采用异地存储等方式，确保数据安全。3.对重要的电子档案应进行加密处理，防止数据泄露。（四）档案的清查与盘点1.定期对档案进行清查，每年至少一次，全面检查档案的数量、质量和保管状况。2.清查过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。3.对档案的盘点情况应进行详细记录，形成盘点报告，存档备查。六、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅大棚房档案。2.上级主管部门、相关政府部门因工作检查、调研等需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级主管部门、相关政府部门查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经档案管理部门负责人批准后查阅。3.司法机关查阅档案，需持有效法律文书，经档案管理部门负责人审核后查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人以及相关专业人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合档案的现实价值和历史意义，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，予以鉴定销毁。3.对涉及重要事项、仍有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定报告。2.经公司/组织负责人批准后，填写《档案销毁申请表》。3