陕西省档案归档制度

PAGE陕西省档案归档制度一、总则（一）目的为加强陕西省档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于陕西省行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的档案工作实行集中统一管理，确保档案管理工作的科学性、规范性和系统性。2.真实完整原则归档的档案应真实反映本单位各项工作活动的历史面貌，内容完整，手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格执行保密制度。二、档案归档范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括政策性文件、指导性文件、批复等。2.本机关形成的各类文件，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。3.下级机关的请示、报告及重要工作汇报等。（二）科技档案1.科研项目档案，包括项目立项、研究过程、成果鉴定等各个阶段形成的文件材料。2.基本建设项目档案，涵盖项目规划、设计、施工、竣工验收等环节的资料。3.设备仪器档案，包括设备购置、安装调试、使用维护、报废等过程的记录。（三）会计档案1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务报告，包括年度、季度、月度财务报表等。4.其他会计资料，如银行对账单、税务报表等。（四）人事档案1.员工个人基本信息材料，如履历表、身份证复印件等。2.学历学位材料，包括毕业证书、学位证书等。3.工作经历材料，如工作调动通知、劳动合同等。4.考核奖惩材料，如年度考核表、奖励证书等。（五）业务档案1.各类业务活动中形成的文件材料，如合同协议、业务报表、客户资料等。2.招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。3.项目档案，如项目策划书、实施方案、总结报告等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.收集的文件材料应齐全、完整，符合归档要求，不得遗漏重要文件。（二）文件材料的整理1.按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，不得随意拆页、裁剪。3.对破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。（三）文件材料的装订1.文书档案一般采用A4纸规格，左侧装订。2.科技档案、会计档案等应根据其特点进行规范装订。（四）文件材料的编目1.编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、责任者等项目。2.目录应清晰、准确，便于查找利用。（五）电子档案的归档1.电子文件应与纸质文件同步归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应按照规定的格式和存储方式进行存储，便于长期保存和利用。四、档案归档流程（一）部门整理各部门负责对本部门形成的文件材料进行收集、整理，并定期移交至档案管理部门。（二）档案管理部门接收档案管理部门对各部门移交的文件材料进行核对、验收，符合要求的予以接收。（三）分类归档档案管理部门按照档案分类方案，对接收的文件材料进行分类、编号、装订、编目等工作，将档案归入相应的档案柜或存储设备中。（四）上架存储将整理好的档案上架存储，建立档案存放位置索引，便于查找利用。五、档案保管期限（一）永久保管1.本机关制定的法规政策性文件材料。2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。4.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。5.本机关机构演变、人事任免等文件材料。6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。（二）定期保管1.30年保管本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。本机关一般性事务管理文件材料。本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。2.10年保管本机关一般性事务管理文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。本机关一般性业务文件材料。本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。六、档案查阅利用（一）查阅权限1.本单位工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的，需经单位主管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，领取查阅证件。2.在档案管理人员的陪同下，到指定地点查阅档案。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，办理查阅证件注销手续。（三）利用反馈档案管理部门应建立档案利用效果反馈制度，对档案利用情况进行跟踪调查，及时了解利用者对档案的评价和意见，不断改进档案管理工作。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案保管期限表和有关规定，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见。2.编制《档案销毁清册》，注明档案的题名、文号、日期、责任者、保管期限等内容。3.经单位主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。八、档案统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二