农贸市场档案管理制度

PAGE农贸市场档案管理制度一、总则（一）目的为加强农贸市场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在农贸市场经营管理、决策支持、市场监管等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本农贸市场管理公司及下属各部门、摊位经营者、入驻商户等与农贸市场经营管理活动相关的各类档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指在农贸市场规划建设、日常运营、市场交易、食品安全监管、环境卫生管理、消防安全管理、消费者投诉处理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则农贸市场档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映农贸市场经营管理活动的实际情况，数据准确，手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行科学分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案严格保密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责农贸市场档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定档案管理工作的具体规章制度和操作流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门在农贸市场经营管理活动中形成档案的收集、整理、立卷，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和规范整理，配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出本部门或转借他人。三、档案的分类与编号（一）分类标准1.建设规划类包括农贸市场的规划设计方案、建设项目审批文件、土地使用证、房产证等相关档案。2.市场运营类（1）市场租赁合同、摊位租赁合同、商户入驻协议等。（2）市场交易记录，如交易台账、交易统计报表等。（3）市场促销活动方案、活动记录等。3.食品安全类（1）食品经营许可证、从业人员健康证等相关证件档案。（2）食品进货查验记录、索证索票记录、食品检测报告等。（3）食品安全事故应急预案及处理记录。4.环境卫生类（1）环境卫生管理制度、清洁消毒记录等。（2）垃圾清运记录、污水处理记录等。（3）卫生检查记录及整改情况记录。5.消防安全类（1）消防设施设备档案，包括消防器材清单、维护保养记录等。（2）消防安全检查记录、隐患排查记录及整改情况记录。（3）消防演练方案及演练记录。6.消费者权益保护类（1）消费者投诉记录、处理结果记录。（2）市场消费纠纷调解记录。7.行政管理类（1）农贸市场管理公司内部文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。（2）市场监管部门下达文件、通知、检查记录等。（3）人事档案，包括员工招聘、培训、考核、奖惩等相关资料。8.其他类包括农贸市场获得的荣誉证书、媒体报道资料、市场发展过程中的特殊事件记录等其他具有保存价值的档案。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，按照档案分类标准，每一级类别给予相应的代码。例如：建设规划类：J市场运营类：Y食品安全类：S环境卫生类：H消防安全类：F消费者权益保护类：X行政管理类：Z其他类：Q2.每一大类下的二级类别再细分编号，如市场运营类下的市场租赁合同编号为Y1，交易台账编号为Y2等。3.编号格式为：大类代码+二级类别代码+流水号，如J1001表示建设规划类中的第1份土地使用证档案；Y1005表示市场运营类中的第5份摊位租赁合同。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的时间顺序和类别，及时收集本部门在工作中产生的各类档案资料。2.对于重要文件、合同、协议等档案，应在形成后立即收集，确保档案的完整性和及时性。3.收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、签批单等，确保档案内容的真实性和准确性。（二）整理方法1.档案管理人员对收集到的档案进行整理，按照分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案中的金属物，对破损的档案进行修补，对纸张规格不一致的档案进行折叠或裱糊，使其规格统一。4.按照档案装订要求，将每份档案进行装订，确保档案的整齐牢固。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，保证档案的安全保管。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及农贸市场建设规划、重大决策、重要合同协议、历史沿革等具有长远保存价值的档案。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如市场运营中的重要交易记录、食品安全监管的长期数据等。短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如一般性的市场促销活动记录、短期的环境卫生检查记录等。2.档案管理人员应根据档案的性质和重要程度，准确确定档案的保管期限，并在档案目录中注明。（三）保管措施1.档案应按照类别和保管期限进行有序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。3.对电子档案应进行备份存储，采用多种存储介质，如光盘、硬盘等，并定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应确保门窗关闭、设备断电等。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本农贸市场管理公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.市场监管部门、上级主管单位等外部单位查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经农贸市场管理公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.涉及商业秘密、个人隐私等敏感档案的查阅，需经农贸市场管理公司主要领导批准，并严格限制查阅范围和使用用途。（二）查阅登记档案管理部门对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等信息。查阅人员应在查阅登记薄上签字确认。（三）利用规定1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散档案。2.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印、拍照的档案资料应妥善保管，不得用于与查阅目的无关的其他用途。3.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整无损。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.鉴定档案时，应重点审查档案的内容是否涉及农贸市场的重要决策、商业秘密、法律纠纷等，确保鉴定结果的准确性。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经农贸市场管理公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应包括档案名称、编号、日期、数量、销毁原因等信息，与《档案销毁申请表》一并留存归档。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立农贸市场档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化扫描1.对具有保存价值的纸质档案进行数字化扫描，扫描图像应清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.扫描后的电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，与纸质档案相对应，便于查询和利用。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。2.系