抽查档案监管制度

PAGE抽查档案监管制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，规范档案抽查监管工作，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位的档案管理及抽查监管工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则保证档案内容真实、准确反映公司各项业务活动和历史面貌。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.高效利用原则促进档案的合理利用，提高公司工作效率和决策科学性。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程和标准。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。4.负责档案信息系统的建设、维护和管理，推进档案数字化工作。5.参与档案的鉴定、销毁等工作。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步归档工作。2.指定专人负责档案管理工作，确保档案及时、准确移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门开展档案抽查监管等工作，提供必要的支持和协助。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括整理、编目、上架、保管等。3.对档案的完整性、准确性进行检查，及时发现和处理问题。4.协助开展档案利用工作，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关、外部单位发来的与公司业务相关的文件、函件等。3.公司与其他单位签订的合同、协议、意向书等。4.公司内部会议记录、纪要、决议等。5.公司员工的人事档案、培训档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定及时收集本部门产生的档案材料。2.收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签署完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可理解性。（三）整理标准1.按照档案形成的时间、来源、内容等因素进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，编制目录清单。3.去除档案中的金属物，对破损、褪色的档案进行修复或复制。4.电子档案应按照规范的命名规则进行命名，并进行分类存储。四、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案质量。2.填写档案移交清单，将档案移交至公司档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，审核无误后进行归档入库。（二）保管期限1.根据档案的重要程度、保存价值等因素，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、终止等重要文件，重大合同协议，重要会议记录等。3.长期保管的档案保管期限一般为10年以上，如一般性业务文件、人事档案等。4.短期保管的档案保管期限一般为110年，如临时性文件、一般性报表等。（三）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对纸质档案进行分类存放，按照保管期限和类别顺序排列。3.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，异地存放一份备份。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人权益维护等合法原因查阅本人相关档案。3.外部单位因工作需要，按照规定程序查阅公司相关档案。（二）借阅流程1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、用途、期限等信息。2.所在部门负责人签字审批。3.档案管理部门审核申请表，对符合借阅条件的，办理借阅手续。4.借阅人在档案管理部门指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。5.借阅期限届满，借阅人应及时归还档案，档案管理部门进行核对和签收。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经批准不得查阅、借阅。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，需经公司主管领导批准。3.利用档案时，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案材料。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已超过保管期限且无继续保存价值的档案进行鉴定。3.对因机构变动、业务调整等原因不再具有保存意义的档案进行鉴定。（三）销毁程序1.鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，提出销毁意见。2.编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。3.报公司主管领导审批。4.审批通过后，由档案管理部门会同相关部门按照规定方式进行销毁。5.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，参与销毁人员签字确认。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息安全。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、存储等工作，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）信息安全1.加强档案信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.定期对系统进行安全检查和漏洞修复，防止病毒、黑客等攻击。3.对档案信息进行加密存储和传输，严格控制用户访问权限。八、档案抽查监管（一）抽查计划1.档案管理部门每年制定档案抽查监管计划，明确抽查的范围、内容、方式和时间安排。2.抽查范围应涵盖公司各部门及下属单位的各类档案。3.抽查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节的合规性和准确性。（二）抽查方式1.定期检查：按照抽查计划，对部分部门的档案进行定期全面检查。2.不定期抽查：随机抽取部分档案进行检查，重点检查关键环节和重要档案。3.专项检查：针对特定业务或特定时期的档案进行专项检查。（三）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用等流程是否符合规定。2.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、有无缺失页、内容是否真实等。3.档案保管条件，查看档案库房设施是否完好，档案存放是否规范。4.档案利用记录，检查档案借阅、查阅等手续是否完备，利用情况是否登记清楚。（四）结果处理1.对抽查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务。3.档案管理部门对整改情况进行