清洁生产档案管理制度

PAGE清洁生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司清洁生产档案管理，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保清洁生产相关信息的完整性、准确性和可追溯性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与清洁生产活动相关的各类文件、记录、资料等档案的管理。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善清洁生产档案管理制度；指导、监督各部门清洁生产档案的收集、整理和归档工作；集中保管公司清洁生产档案，并提供档案查阅、借阅等服务。2.各部门负责本部门清洁生产相关文件、记录的收集、整理和初步归档工作，并按规定定期向档案管理部门移交；配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。二、档案的收集（一）收集范围1.清洁生产规划、计划、方案等文件。2.清洁生产审核报告、评估报告、验收报告等。3.生产工艺流程图、设备清单及操作规程等。4.原材料采购记录、能源消耗记录、废弃物产生及处理记录等。5.清洁生产培训记录、宣传资料等。6.与清洁生产相关的会议纪要、文件批复等。7.清洁生产技术研发资料、创新成果记录等。8.其他与清洁生产活动有关的文件、记录和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责清洁生产文件、记录的收集工作，确保资料的及时、完整。2.收集的文件应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，并定期备份，确保数据的安全性。三、档案的整理（一）分类原则清洁生产档案按照文件的性质、内容和形成时间等进行分类，一般分为以下几类：1.规划计划类：包括清洁生产规划、年度计划、专项方案等。2.审核评估类：清洁生产审核报告、评估报告、验收报告等。3.技术资料类：生产工艺流程图、设备资料、技术研发资料等。4.运行记录类：原材料采购、能源消耗、废弃物处理等记录。5.培训宣传类：培训记录、宣传资料等。6.其他类：会议纪要、文件批复、创新成果记录等。（二）整理方法1.纸质文件应按照分类顺序进行排列，编写页码，并填写档案目录。2.电子文件应按照分类建立文件夹，按照文件的形成时间或重要程度进行排序，并在文件名中体现文件的主要内容和日期等关键信息。3.对于同一类文件中数量较多的，可以按照年度、月份等进一步细分，以便于查找和管理。四、档案的归档（一）归档时间各部门应在每年年底前将本年度整理好的清洁生产档案移交至档案管理部门。对于重大清洁生产项目或突发事件相关档案，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.各部门填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，如发现问题，及时与移交部门沟通并要求整改。3.核对无误后，档案管理部门将档案按照分类顺序进行上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，建立档案索引。五、档案的保管（一）保管期限清洁生产档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期档案：保管期限为35年，主要包括一般性的运行记录、培训资料等。2.中期档案：保管期限为510年，如年度清洁生产计划、阶段性的审核报告等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括清洁生产规划、重要的技术资料、验收报告等。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案应分类存放于档案架或档案柜中，并按照编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行异地备份，防止数据丢失。六、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅清洁生产档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅清洁生产档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改、污损等。借阅期满后，应按时归还档案。如档案有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的责任。（三）复制1.公司内部人员因工作需要复制清洁生产档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理部门应根据复制申请表进行复制，并对复制件加盖档案管理专用章。复制件应与原件内容一致，具有同等效力。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的清洁生产档案进行鉴定，成立由档案管理人员、相关业务部门人员组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、重要性、历史价值等因素，提出鉴定意见，确定档案是继续保存、延长保管期限还是予以销毁。（二）销毁1.对于经鉴定确定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，详细列出销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，经档案管理部门负责人和公司主管领导审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，并在销毁登记表上记