智能档案室维护管理制度

PAGE智能档案室维护管理制度一、总则（一）目的为加强公司智能档案室的管理，确保档案信息的安全、完整和有效利用，提高档案管理工作的效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在智能档案室管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.完整性原则：保证档案的收集、整理、存储、利用等环节的完整性，确保档案资料的齐全、完整。4.高效性原则：充分利用现代信息技术，提高档案管理工作的效率和服务水平，实现档案信息的快速检索和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司智能档案室的各项管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.负责智能档案室设备的选型、采购、安装、调试和维护等工作，确保设备的正常运行。4.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。5.负责档案信息资源的开发利用，为公司各项工作提供档案支持和服务。（二）各部门档案管理员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整和准确。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至智能档案室，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅和利用工作，严格执行档案查阅、借阅制度。4.负责本部门档案管理设备的日常维护和管理，发现问题及时报告档案管理部门。5.接受档案管理部门的业务指导和培训，不断提高自身的档案管理业务水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理职业道德，保守档案机密。2.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，熟练运用智能档案管理系统。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、存储等，确保档案存放有序，便于查找和利用。4.负责档案信息的录入、维护和更新，保证档案信息的准确、完整和及时。5.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记和归还工作，防止档案丢失和损坏。6.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。7.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的历史记录。2.公司与外部单位签订的合同、协议、章程、纪要等文件材料。3.公司员工的个人档案，包括入职登记表、劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录等。4.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等文件材料。5.其他需要归档保存的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案管理的要求，对收集到的档案资料进行初步整理，剔除重复、无用的文件材料。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止因意外情况导致档案丢失。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，确定保管期限。3.便于档案的保管、查阅和利用。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案存储与保管（一）档案存储环境要求1.智能档案室应具备适宜的温度、湿度条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应保持清洁、通风良好，避免阳光直射和潮湿环境。3.档案存储设备应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能，确保档案的安全存储。（二）档案存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式，对重要档案应进行备份存储，防止数据丢失。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行分类存储，建立相应的索引和目录，便于快速检索和查询。3.纸质档案应按照分类编号顺序存放在档案架上，档案架应排列整齐，标识清晰。（三）档案保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要规章制度、年度财务报表、重大合同协议、重要会议纪要等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括一般性的文件材料、业务档案等。4.短期保管的档案保管期限为110年，主要包括临时性的文件材料、一般性的报表等。（四）档案保管措施1.建立档案定期清查制度，每年对档案进行一次全面清查，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.严格执行档案借阅制度，借阅档案应办理登记手续，按时归还，防止档案丢失或损坏。5.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。五、档案利用与借阅（一）档案利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益和他人合法权益。2.服务公司原则：档案利用应围绕公司的中心工作，为公司的决策提供支持和服务。3.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）档案利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人需要查阅本人的档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，应按照规定办理相关手续。（三）档案借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理人员对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅登记手续。3.借阅人凭《档案借阅证》到档案库房借阅档案，档案管理人员应按照借阅申请表的内容提供档案，并在借阅登记本上记录借阅时间、借阅人姓名、档案名称等信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、质量和完整性，确认无误后，在借阅登记本上记录归还时间，并注销《档案借阅证》。（四）档案利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。2.档案利用应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.档案利用结束后，借阅人应及时将档案归还档案库房，不得私自留存或转借他人。六、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的智能档案管理系统，实现档案管理的自动化、信息化和规范化。2.提高档案管理工作的效率和质量，实现档案信息的快速检索和利用。3.加强档案信息资源的开发利用，为公司各项工作提供有力的支持和服务。（二）档案信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，将档案信息转化为电子数据，存储在智能档案管理系统中。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入智能档案管理系统，建立档案数据库。3.档案信息检索：利用智能档案管理系统的检索功能，实现对档案信息的快速检索和查询。4.档案信息安全管理：采取加密、备份、访问控制等措施，保障档案信息的安全。（三）档案信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握智能档案管理系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和及时更新。2.定期对智能档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.建立档案信息化管理制度，规范档案信息化管理流程，确保档案信息的安全和保密。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.遵循国家有关档案鉴定的规定和标准，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。2.以档案的保存价值为依据，全面分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的鉴定价值。3.坚持实事求是、客观公正的原则，避免主观随意性。（二）档案鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对公司的档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）档案鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容和价值，确定其保管期限和销毁范围。2.综合鉴定法：结合档案的形成背景、来源、时间、内容等因素，综合分析档案的价值，确定其保管期限和销毁范围。（四）档案销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制《档案销毁清单》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清