人民调解档案管理制度

PAGE人民调解档案管理制度一、总则（一）目的为加强人民调解档案管理，确保人民调解档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在人民调解工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各级人民调解委员会在调解各类民间纠纷过程中形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则人民调解档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映人民调解工作的实际情况，准确记录调解过程和结果。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。4.方便利用原则档案管理应便于查阅、检索和利用，提高工作效率，为人民调解工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定和完善人民调解档案管理的具体办法和操作规程。2.负责收集、整理、保管人民调解档案，对档案进行分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，对保管期限已满或失去保存价值的档案，按照规定程序进行处理。5.负责档案库房的管理，做好档案的安全防护工作，确保档案的安全存放。6.组织开展档案管理业务培训和指导工作，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）人民调解委员会职责1.负责本调解委员会调解案件档案的收集、整理和移交工作，确保档案材料的齐全、完整。2.在调解案件过程中，及时将调解过程中形成的各类文件材料进行分类整理，按照档案管理要求进行规范装订，并在调解终结后规定时间内移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，配合档案管理部门对档案管理工作进行监督检查。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅登记等，确保档案管理工作的正常运转。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施进行处理，保证档案的账物相符。4.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平，熟练掌握档案管理的新技术、新方法。5.做好档案管理的各项统计工作，及时准确地填报档案管理相关报表。三、档案的收集与整理（一）收集范围人民调解档案收集范围包括：1.调解申请书、受理登记表、调解通知书等调解启动阶段的文件材料。2.调解笔录，包括当事人陈述、证人证言、调解过程记录等。3.证据材料，如书证、物证、视听资料、鉴定意见等。4.调解协议书、调解终结报告等调解结果文件。5.回访记录及其他与调解案件有关的材料。（二）收集要求1.人民调解委员会应在调解案件终结后[X]个工作日内，将整理好的档案材料移交档案管理部门。2.移交的档案材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于同一案件的档案材料，应按照形成时间顺序进行排列，保持材料之间的有机联系。（三）整理方法1.分类人民调解档案按照调解案件性质分为婚姻家庭纠纷、邻里纠纷、合同纠纷等若干类别，每类再根据具体情况进行细分。2.编号对每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现年份、类别、顺序号等信息，便于管理和查询。3.装订将档案材料按照一定顺序排列后，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案的牢固和整齐。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、案件名称、当事人姓名、调解时间、调解结果等内容，方便查阅和检索。四、档案的保管（一）保管期限人民调解档案的保管期限分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的民间纠纷调解档案。2.中期保管期限为[X]年，适用于较为复杂或具有一定影响力的纠纷调解档案。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及重大利益、具有典型意义或可能需要长期参考的纠纷调解档案。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全存放。2.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。3.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，按照类别、编号顺序排列，便于查找和管理。（三）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.检查过程中如发现档案有损坏、霉变、褪色等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.对检查情况应做好记录，发现问题及时报告并进行整改。五、档案的利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅人民调解档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅人民调解档案的，需持单位介绍信，经本公司/组织档案管理部门负责人和相关业务部门负责人批准后，方可查阅。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行审批查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.申请表经批准后，档案管理人员根据查阅要求提供相应档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅规定1.因工作需要借阅人民调解档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案，不得在档案上圈划、批注或污损。借阅期满后，应及时归还档案。（四）档案的统计与编研1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门报送档案统计报表。2.根据工作需要，档案管理部门可开展档案编研工作，编写人民调解案例选编、档案资料汇编等，为人民调解工作提供参考和借鉴。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限已满的人民调解档案进行鉴定，成立由档案管理人员、人民调解业务人员等组成的鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对经鉴定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人和本公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案