舆情方面档案管理制度

PAGE舆情方面档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司舆情方面档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司舆情应对与管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在舆情监测、分析、应对等工作中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司舆情档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映舆情事件的发生、发展及处理过程。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对涉及公司机密、敏感信息的档案进行保密管理。4.便于利用原则：档案的整理、分类和存储应便于查询、检索和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司舆情方面档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管公司舆情档案，建立档案数据库。3.对档案进行分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责向公司内部各部门提供档案查阅服务，并对查阅情况进行登记。6.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门舆情工作中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。3.按照规定查阅、使用档案，不得擅自复制、转借、涂改、销毁档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的舆情知识。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的规范、有序。3.负责档案的日常收集、整理、保管、查阅等具体工作，及时发现和解决档案管理中存在的问题。4.保守档案机密，维护公司利益，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.舆情监测报告：包括各类舆情监测工具生成的日报、周报、月报等，记录舆情的发生时间、来源、传播平台、主要内容等。2.舆情分析报告：对监测到的舆情进行深入分析，包括舆情趋势、影响因素、潜在风险等方面的报告。3.舆情应对方案：针对不同类型的舆情事件制定的应对策略、措施和流程。4.舆情处置记录：包括舆情处置过程中的沟通协调记录、采取的具体措施及效果评估等。5.媒体报道资料：收集与公司相关的各类媒体报道，包括报纸、杂志、网站、社交媒体等平台上的文章、评论、视频等。6.公众反馈信息：如客户投诉、网民留言、论坛帖子等，反映公众对公司的看法和意见。7.内部会议纪要：涉及舆情工作的会议记录，包括会议讨论的问题、决策结果等。8.其他与舆情相关的资料：如专家意见、行业研究报告等。（二）收集要求1.各部门应在舆情事件发生后及时收集相关资料，确保资料的真实性和完整性。2.收集的资料应注明来源、日期、作者等信息，以便准确追溯和查询。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照舆情事件的性质、类型、时间等因素进行分类，如分为产品质量舆情、企业形象舆情、行业竞争舆情等类别。2.编号：为每份档案赋予唯一的编号，便于管理和查询。编号可采用年份+流水号的方式，如2023001表示2023年的第一份舆情档案。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保护档案内容，避免损坏。四、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：采用专门的档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.建立档案索引和数据库，实现档案的信息化管理，方便快速检索和查询。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性舆情监测报告、短期的舆情分析资料等。2.中期档案：保管期限为510年，如阶段性的舆情应对方案、重要舆情事件的处置记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括涉及公司重大利益、具有长期参考价值的舆情档案，如公司品牌形象维护方面的重要资料等。（三）档案安全1.档案管理部门应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。3.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并记录在案。4.对电子档案要采取加密、访问控制等安全措施，防止数据泄露和被篡改。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅舆情档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅涉及机密级档案的，需经公司分管领导批准。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司舆情档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅情况进行详细记录。（二）查阅要求1.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅时应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换、批注、污损档案。3.需要复制档案的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和数量进行复制。复制件应与原件核对无误，并注明出处。（三）档案利用1.档案管理部门应积极为公司各部门提供舆情档案的利用服务，根据工作需要提供相关档案资料，支持公司的决策和管理。2.鼓励对档案进行分析研究，总结经验教训，为公司完善舆情应对机制提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保存价值、现实利用情况等因素，对档案进行逐份审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定小组批准同意销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细记录档案的编号、名称、数量等信息。2.档案销毁清单需经公司分管领导审核签字后，方可组织销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式；