化验室检验档案管理制度

PAGE化验室检验档案管理制度一、总则（一）目的为加强化验室检验档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在化验室工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司化验室所有检验档案的管理，包括原始记录、检验报告、仪器设备档案、标准物质档案等。（三）管理职责1.化验室负责人负责全面领导和监督化验室检验档案的管理工作，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准要求。2.档案管理人员负责化验室检验档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等具体工作，保证档案管理工作的规范化和科学化。3.检验人员负责按照规定及时、准确地填写检验原始记录，并将相关资料提交给档案管理人员进行归档。二、档案的收集与整理（一）原始记录1.检验人员在进行每一项检验工作时，应如实、及时、准确地记录检验过程中的各项数据和信息，包括样品名称、来源、编号、检验项目、检验方法、仪器设备型号及编号、环境条件、检验日期、检验人员等。2.原始记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，不得使用铅笔或易褪色的笔书写。记录应字迹清晰、工整，如有修改，应在修改处签名并注明修改日期。3.原始记录应妥善保存，不得随意涂改、撕毁或丢失。检验工作完成后，检验人员应及时将原始记录整理好，按照规定的格式和顺序装订成册，并提交给档案管理人员。（二）检验报告1.检验报告是化验室对样品检验结果的正式书面文件，应按照规定的格式和内容进行编制。检验报告应包括报告编号、样品信息、检验项目、检验依据、检验方法、检验结果、判定结论、报告日期、报告编制人、审核人、批准人等内容。2.检验报告应使用计算机打印或用黑色或蓝色墨水笔书写，字迹应清晰、工整，不得涂改。报告编制人应认真核对报告内容，确保数据准确无误后签字确认。3.检验报告审核人应具备相应的专业知识和经验，对报告内容进行全面审核，确保报告的准确性、完整性和规范性。审核人审核无误后签字确认。4.检验报告批准人应由化验室负责人担任，批准人应对报告的真实性、可靠性和合法性负责。批准人批准后，报告方可加盖化验室公章生效。5.检验报告发出后，如发现报告内容有误或需要补充、更正相关信息，应及时收回原报告，并重新编制报告。同时，应在原报告上注明“作废”字样，并妥善保存。（三）仪器设备档案1.仪器设备档案应包括仪器设备的购置申请、采购合同、验收报告、使用说明书、操作规程、维护保养记录、维修记录、校准记录、报废记录等资料。2.仪器设备到货后，档案管理人员应及时收集相关资料，并按照档案管理要求进行整理和归档。3.仪器设备使用过程中，使用人员应按照操作规程进行操作，并做好使用记录。同时，应定期对仪器设备进行维护保养，做好维护保养记录。4.仪器设备出现故障时，维修人员应及时进行维修，并做好维修记录。维修记录应包括故障现象、维修时间、维修方法、更换的零部件等内容。5.仪器设备应按照规定的周期进行校准，校准记录应包括校准日期、校准机构、校准结果等内容。校准合格的仪器设备应粘贴校准标识，并注明校准有效期。6.仪器设备报废时，应填写仪器设备报废申请表，经化验室负责人审核批准后，办理报废手续。报废记录应包括仪器设备名称、型号、编号、购置日期、报废日期、报废原因等内容。（四）标准物质档案1.标准物质档案应包括标准物质的名称、编号、规格、来源、证书、有效期、使用记录、储存条件等资料。2.标准物质到货后，档案管理人员应及时收集相关资料，并按照档案管理要求进行整理和归档。3.标准物质使用过程中，使用人员应按照规定的方法和要求进行使用，并做好使用记录。使用记录应包括使用日期、使用量、使用人等内容。4.标准物质应按照规定的储存条件进行储存，储存环境应保持干燥、通风、阴凉，温度和湿度应符合要求。同时，应定期对标准物质进行检查，确保其质量稳定可靠。5.标准物质有效期届满后，应及时进行更换，并做好更换记录。更换记录应包括标准物质名称、编号、规格、更换日期、更换原因等内容。三、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的检验档案进行分类整理，确保档案资料的系统性和完整性。2.档案应按照年度进行归档，同一年度的档案应按照类别进行编号，并建立档案目录。档案目录应包括档案编号、档案名称、档案日期、档案保管期限等内容。3.归档后的档案应装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上注明档案编号、档案名称、档案日期、档案保管期限等信息。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和内容与档案目录一致。（二）保管期限1.化验室检验档案的保管期限应根据档案的性质和重要程度确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：检验报告、仪器设备档案、标准物质档案等涉及公司重大利益和法律法规要求长期保存的档案。3.长期保管的档案包括：原始记录、检验报告副本等保存期限在10年以上的档案。4.短期保管的档案包括：检验报告副本等保存期限在10年以下的档案。（三）保管条件1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合要求。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。3.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，并设置明显的标识。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的质量不受影响。四、档案的借阅与利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅化验室检验档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅日期、借阅期限、借阅用途等内容，并经化验室负责人批准。2.档案管理人员应按照申请表的要求，及时提供借阅的档案，并做好借阅登记。借阅登记应包括借阅日期、借阅人姓名、借阅档案名称、编号、借阅期限、归还日期等内容。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、撕毁或损坏。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应及时向档案管理人员报告，并承担相应的责任。4.借阅期限届满后，借阅人应及时归还借阅的档案。如需延长借阅期限，应重新填写档案借阅申请表，并经化验室负责人批准。5.档案管理人员应定期对借阅的档案进行催还，确保档案按时归还。（二）利用规定1.化验室检验档案主要用于公司内部的质量管理、技术研发及外部的质量监督、客户投诉处理等工作。2.利用档案时，应按照规定的程序进行申请和审批，确保档案的使用符合公司的利益和法律法规要求。3.利用档案时，应注意保护档案的机密性和安全性，不得将档案内容泄露给无关人员。4.利用档案后，应及时将档案归还档案管理人员，并做好利用记录。利用记录应包括利用日期、利用人姓名、利用档案名称、编号、利用内容、利用结果等内容。五、档案的销毁（一）销毁条件1.化验室检验档案在保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.档案在保管期限内，如因保管不善、自然灾害等原因造成档案损坏或丢失，无法继续保存的，可以按照规定进行销毁。3.档案在保管期限内，如因法律法规变更、公司业务调整等原因，需要对档案进行清理的，可以按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定需要销毁的档案清单，并填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁申请表经化验室负责人审核批准后，档案管理人员应按照批准的清单进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。