文化资料及档案管理制度

PAGE文化资料及档案管理制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司文化资料及档案的管理，确保文化资料及档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥其在公司运营、决策、文化传承等方面的作用。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工在文化资料及档案管理工作中的行为规范。（三）定义1.文化资料：指公司在经营活动、文化建设、业务拓展等过程中形成的各类具有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等资料，包括但不限于公司文件、宣传资料、业务合同、会议记录、调研报告等。2.档案：指公司在各项工作中直接形成的、对公司具有查考利用价值的各种载体的历史记录，如纸质档案、电子档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司文化资料及档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责归口管理，确保资料和档案的系统性、完整性。2.真实准确原则：文化资料及档案应如实反映公司各项工作的实际情况，数据准确、内容真实，严禁虚假和伪造。3.安全保密原则：加强文化资料及档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止资料和档案的损坏、丢失、泄露，确保其保密性和安全性。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，应充分考虑公司各部门对文化资料及档案的利用需求，提供便捷、高效的服务，提高资料和档案的利用效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司文化资料及档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类文化资料及档案，进行分类、编号、整理、装订、存储等工作，确保资料和档案的规范化管理。3.建立文化资料及档案管理信息系统，实现资料和档案的电子化管理，提高管理效率和利用水平。4.负责对公司各部门文化资料及档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。5.按照有关规定和公司需求，做好文化资料及档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。6.积极为公司各部门提供文化资料及档案的查阅、借阅等服务，根据实际情况制定相应的利用规则，保障资料和档案的合理利用。（二）各部门职责1.负责本部门文化资料及档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理工作，并确保档案管理工作的正常开展。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将本部门形成的文化资料及档案进行分类、编号、装订等初步整理，并定期移交至档案管理部门。3.在日常工作中，严格遵守公司文化资料及档案管理制度，妥善保管本部门的文化资料及档案，防止丢失、损坏和泄露。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅、借阅文化资料及档案的申请，并按照规定办理相关手续。5.配合档案管理部门做好文化资料及档案的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和信息。（三）员工职责1.员工应自觉遵守公司文化资料及档案管理制度，爱护文化资料及档案，不得擅自涂改、损坏、丢失或销毁公司文化资料及档案。2.在工作中形成的各类文化资料及档案，应及时整理并按照规定移交至本部门档案管理人员。3.根据工作需要，经批准后可查阅、借阅公司文化资料及档案，但必须严格遵守查阅、借阅规定，按时归还，不得转借他人或用于非工作目的。4.发现公司文化资料及档案存在问题或隐患时，应及时向本部门负责人或档案管理部门报告，并协助采取相应的措施进行处理。三、文化资料及档案的收集与整理（一）收集范围1.公司正式文件，包括公司章程、制度、通知、报告、决议等。2.各类业务合同、协议，如销售合同、采购合同、租赁合同、技术合作协议等。3.会议记录、纪要，包括公司高层会议、部门会议、专题会议等的记录。4.市场调研报告、行业分析报告、项目可行性研究报告等。5.宣传资料，如公司宣传册、产品手册、海报、宣传片等。6.员工培训资料、考核记录、人事档案等。7.财务报表、审计报告、税务资料等。8.公司荣誉证书、资质证书、获奖文件等。9.其他具有保存价值的文化资料及档案。（二）收集要求1.各部门应明确文化资料及档案的收集责任人，确保资料和档案的及时收集。2.文化资料及档案应保持原始性和完整性，不得随意涂改、剪裁或缺失。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储介质可靠，并进行定期备份。4.收集的文化资料及档案应注明形成日期、来源、保管期限等信息。（三）整理方法1.分类：按照文化资料及档案的性质、内容、来源等进行分类，如分为行政管理类、业务经营类、财务审计类、人力资源类等。2.编号：对每一类文化资料及档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.装订：对于纸质文件，应进行整齐装订，去除金属物，确保文件的牢固和整齐。4.编目：编制文化资料及档案目录，目录应包括编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、文化资料及档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、货架等存储设备，按照分类存放的原则，将纸质档案整齐排列，便于查找和管理。2.电子档案：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，同时进行定期备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。（三）保管期限1.根据文化资料及档案的重要性、性质和使用价值，确定不同的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管：涉及公司核心机密、重大历史事件、重要决策等具有长期查考利用价值的文化资料及档案。3.长期保管：一般为10年以上，包括公司重要业务文件、财务报表、人事档案等。4.短期保管：一般为110年，如一般性的业务文件、会议记录等。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对文化资料及档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管环境等。2.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、调整保管环境等。3.定期检查应做好记录，记录内容包括检查时间、检查人员、检查情况、处理结果等。五、文化资料及档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅文化资料及档案时，应填写《文化资料及档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的文化资料及档案，并安排专人负责查阅服务，查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅过程中，查阅人员应爱护文化资料及档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅1.因工作需要借阅文化资料及档案时，借阅人应填写《文化资料及档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文化资料及档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，确保档案的安全和保密。（三）归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借阅的文化资料及档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门申请并获得批准。2.档案管理部门在接收归还的文化资料及档案时，应进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况，如发现问题应及时与借阅人员沟通并处理。3.借阅人员归还档案后，档案管理部门应在借阅申请表上注明归还日期，并将申请表存档。六、文化资料及档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.文化资料及档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。2.根据文化资料及档案的保管期限、现实利用价值等因素，综合判断其是否仍具有保存意义。（二）鉴定组织成立文化资料及档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及公司内部审计人员等组成。鉴定小组负责对拟鉴定的文化资料及档案进行审核和评估，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对文化资料及档案的真实性、完整性、准确性进行审查，判断其是否符合公司的业务需求和历史记录要求。2.评估利用价值：根据公司当前及未来的工作需要，评估文化资料及档案的利用价值，确定其是否仍具有查考、研究、参考等价值。3.核对保管期限：对照文化资料及档案的保管期限规定，检查其是否已达到保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的文化资料及档案，由档案管理部门填写《文化资料及档案销毁申请表》，详细列出销毁档案的名称、数量、编号、保管期限等信息，并说明销毁理由。2.《文化资料及档案销毁申请表》经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可进行销毁处理。3.销毁工作应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁人员、监督人员等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。5.销毁后的文化资料及档案应在档案管理部门的销毁登记册上进行登记，注明销毁日期、销毁方式等信息，以备查考。七、信息化管理（一）建立文化资料及档案管理信息系统1.利用信息技术手段，建立完善的文化资料及档案管理信息系统，实现文化资料及档案的电子化管理、在线查阅、借阅申请、审批等功能。2.信息系统应具备数据录入、存储、检索、统计分析等功能，能够方便快捷地为公司各部门提供文化资料及档案的相关信息服务。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责文化资料及档案管理信息系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的数据进行维护和更新，及时录入新形成的文化资料及档案信息，删除已销毁或不再具有保存价值的档案信息，保证系统数据的时效性。（三）安全管理1.加强文化资料及档案管理信息系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，防止信息系统遭受网络攻击、数据泄露等安全威胁。2.设定不同用户的访问权限，严格控制对文化资料及档案信息的访问范围，确保只有经过授权的人员才能访问和操作相关信息。3.定期对信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患，保障信息系统的稳定运行。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对公司各部门文化资料及档案管理工作进行监督检查，检查内容包括制度执行情况、档案收集整理情况、保管环境等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）考核评价