档案室要编制哪些制度

PAGE档案室要编制哪些制度档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室负责集中管理公司各类档案，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司领导决策和各部门工作提供参考依据。5.组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。6.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案室移交。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案的整理、归档和利用等工作。3.在各项工作活动中，严格按照档案管理要求，及时形成完整、准确的档案材料，并妥善保管，防止丢失和损坏。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，印章管理文件等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。3.经营管理类：包括市场调研、市场营销、客户关系管理、合同管理、财务管理、审计管理等方面的文件。4.生产管理类：包括生产计划、生产调度、质量管理、设备管理、安全生产等方面的文件。5.技术研发类：包括科研项目立项、研究报告、技术方案、专利管理等方面的文件。6.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、供应商管理、物资验收等方面的文件。7.产品销售类：包括销售合同、销售报表、市场推广活动等方面的文件。8.人力资源类：包括招聘、培训、绩效考核、薪酬福利、员工关系等方面的文件。9.教育培训类：包括公司内部培训资料、员工培训记录、培训教材等方面的文件。10.其他类：不属于以上九类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“年度类别流水号”的结构，具体如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别：用大写字母表示档案类别，如“A”表示行政管理类，“B”表示党群工作类等。3.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023A0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等文件。3.公司员工在工作中形成的重要业务文件、报告、总结等。4.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的档案材料，并进行分类整理。2.对于重要的会议、活动等，应指定专人负责记录，并及时整理形成完整的档案材料。3.档案兼职管理员应定期对本部门的档案进行清查，确保档案的齐全完整，发现问题及时处理。（三）整理方法1.按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录清单。3.去除档案材料中的金属物，对破损的档案进行修复，对字迹模糊或褪色的档案进行复制。4.按照档案装订要求，将每份档案材料装订成册，保持档案的整齐美观。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，并向档案室移交。2.对于重要的、临时性的档案，应在工作结束后及时归档。（二）移交手续1.各部门档案兼职管理员向档案室移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的类别、数量、起止日期等信息。2.档案室接收档案时，应认真核对《档案移交清单》，对档案的数量、质量进行检查，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.《档案移交清单》一式两份，经双方签字确认后，一份由档案室留存，一份由移交部门保存。六、档案的保管（一）库房管理1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案的安全保管。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应存放在档案架或档案柜中，不得随意堆放，确保档案的整齐有序。3.对于珍贵的、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并做好记录。3.清查结束后，应填写《档案清查报告》，对清查情况进行总结分析，提出改进措施和建议。七、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅、复制本部门及与本人工作相关的档案。涉及公司机密的档案，需经公司领导批准后方可查阅、借阅。（二）利用手续1.查阅档案：查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、名称、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。查阅时，档案室工作人员应在场监督，查阅人不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅档案：借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体天数]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制。3.复制档案：复制档案应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的类别、名称、复制份数等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，到档案室办理复制手续。档案室工作人员应按照规定的程序和要求进行复制，并对复制件进行核对和登记。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、查阅或借阅期限、复制份数等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案兼职管理员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和公司档案管理制度，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司领导批准。2.批准销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案的类别、名称、数量、销毁原因等信息。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案室工作人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案室应按照档案管理要求，将纸质档案进行数字化扫描，录入档案管理信息系统。2.档案管理信息系统应定期进行数据备份，确保数据的安全可靠。3.档案管理人员应及时更新档案管理信息系统中的数据，保证档案信息的准确性和完整性。（三）系统安