档案局规章制度模板

PAGE档案局规章制度模板一、总则（一）目的为加强本档案局的规范化管理，确保档案工作的科学性、系统性、完整性，提高档案管理水平和服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本局全体工作人员以及本局所涉及的各类档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容的真实性、准确性和完整性，如实反映各项工作的实际情况。3.安全保密原则：加强档案的安全保护和保密措施，防止档案信息泄露、损毁和丢失。4.高效利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案局领导职责1.全面负责档案局的档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和发展规划。2.监督检查档案管理工作的执行情况，协调解决档案管理工作中的重大问题。3.审批重要档案管理文件和工作方案，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本局档案管理规章制度，制定具体的档案管理工作细则和操作流程。2.负责本局各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.指导本局各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传教育活动提高全局人员的档案意识和业务水平。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立健全档案信息管理系统，提高档案管理工作的效率和质量。5.定期对本局档案管理工作进行总结和评估，及时发现问题并提出改进措施，不断完善档案管理工作机制。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的数据和信息支持。4.负责本部门档案保管场所的安全和保密工作，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。三、档案收集与整理（一）收集范围本局档案收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类：本局制定的各类规章制度、工作计划、总结报告请示批复、会议纪要、人事档案等。2.业务工作类：本局开展的各项业务活动形成的文件、资料、报表、合同协议、项目成果等。3.财务审计类：本局的财务预算决算报表、审计报告、会计凭证等。4.声像电子类：本局工作中形成的照片、录音、录像、电子文件等。5.实物类：本局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、纪念品等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的收集范围和时间要求，及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.档案收集责任人应认真审核档案资料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的档案资料应及时进行补充或修正。3.对于重要的档案资料，应实行双套制收集，即同时保存纸质档案和电子档案，确保档案信息的安全备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理、清晰。3.档案整理应做到规范化、标准化，符合国家有关档案整理的规定和要求。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将档案分为行政管理类、业务工作类、财务审计类、声像电子类、实物类五大类，并在每大类下进一步细分小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录索引，包括档案编号档号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案归档与保管（一）归档期限1.行政管理类档案应在次年上半年完成归档。2.业务工作类档案应在项目结束后一个月内完成归档。3.财务审计类档案应按照国家有关财务档案管理规定的期限进行归档。4.声像电子类档案应在形成后及时归档。5.实物类档案应在获得后一周内归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交至档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核验收，对不符合要求的档案退回原部门进行补充修正。3.审核验收合格的档案，由档案管理部门按照规定的分类方法和编号规则进行重新整理和编号，并录入档案信息管理系统。4.将整理好的档案装入档案盒或档案柜，按照档案保管期限和类别进行排列存放，并建立档案存放索引。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保存。2.档案应按照保管期限和类别进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放索引，注明档案的存放位置和编号信息。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案的损坏、丢失等问题。对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制。4.严格控制档案保管场所的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入档案保管场所。5.加强档案信息化建设，建立健全档案信息管理系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和利用。同时，应做好档案信息的安全备份工作，防止数据丢失。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合本局档案管理的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面审查、客观公正的原则，确保鉴定结果真实可靠。3.充分考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值，对档案进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案局领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.逐卷审查：对每一份档案进行详细审查，了解档案的内容、来源、形成时间、保管期限等情况，判断档案的价值。2.综合评估：结合档案的历史背景、现实意义、利用情况等因素，对档案的价值进行综合评估，确定档案的保管期限或是否需要销毁。3.征求意见：对于重要档案或存在争议的档案，征求相关业务部门和专家的意见，确保鉴定结果的科学性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报档案局领导审批。2.根据档案局领导的审批意见，编制档案销毁清单，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。3.档案销毁清单经档案局领导签字确认后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，由两名以上工作人员负责监销，并在销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案信息管理系统中进行注销，并对档案销毁情况进行记录和统计。六、档案利用与查阅（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关档案利用的法律法规和本局档案管理规章制度，开展档案利用工作。2.服务大局原则：围绕本局中心工作和业务需求，积极提供档案利用服务，为各项工作提供有力支持。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守档案安全保密规定，确保档案信息的安全。（二）利用范围本局档案利用范围包括但不限于以下几类：1.内部查阅：本局工作人员因工作需要查阅本局档案。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅本局档案，需按照规定办理查阅手续。3.档案证明：根据有关单位或个人的申请，出具档案证明材料。（三）查阅程序1.内部查阅：本局工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅档案。2.外部查阅：外单位查阅本局档案，需提前向本局档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅单位、查阅目的查阅档案名称等信息，并加盖查阅单位公章。经本局档案管理部门审核同意后，查阅单位应派专人到本局档案管理部门查阅档案。查阅人员应遵守本局档案管理规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。3.档案证明：申请出具档案证明材料的单位或个人，需填写档案证明申请表，注明证明事项、档案名称等信息，并加盖申请单位公章或个人签字。经本局档案管理部门审核同意后，按照规定出具档案证明材料。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制、证明等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、查阅期限等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本，为全局工作提供更加便捷、高效的档案服务。3.加强档案信息的安全保护，确保档案信息的安全可靠，防止档案信息泄露、损毁和丢失。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工：对本局现有的纸质档案进行数字化扫描和图像处理，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合本局档案管理工作的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、利用、统计等功能。3.网络安全建设：建立健全档案信息管理系统的网络安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，保障档案信息的安全。4.数据备份与恢复：建立档案信息数据备份制度，定期对档案信息进行备份，并做好数据恢复演练，确保数据的安全性和可靠性。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案信息的录入、存储、检索、利用等工作。2.加强档案信息的安全管理，设置不同的用户权限，对档案信息进行分级管理，防止未经授权的访问和操作。3.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。4.做好档案信息化建设的相关文档管理工作，包括系统需求分析报告、系统设计文档、系统测试报告、用户手册等，为系统的维护和升级提供依据。八、档案统计与统计分析（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计：包括档案查阅、借阅、复制、证明等利用次数、利用人员、利用目的等。3.档案保管情况统计：包括档案保管期限分布、档案存放位置、档案完好情况等。（二）统计方法1.定期统计：档案管理部门应定期对档案管理工作进行统计，每月或每季度形成档案统计报表。2.实时统计：利用档案信息管理系统，实时记录档案的收集、整理、归档、利用等情况，实现档案统计数据的自动生成和更新。3.专项统计：根据工作需要，对特定的档案管理工作进行专项统计，如某项业务档案的利用情况统计、某一时期档案销毁情况统计等。（三）统计分析1.数据分析：对档案统计数据进行分析，了解档案管理工作的现状和发展趋势，发现存在的问题和不足。2.趋势分析：通过对档案数量、利用情况等数据的长期分析，预测档案管理工作的发展趋势，为档案管理工作的决策提供依据。3.对比分析：将本局档案管理工作的统计数据与同行业其他单位进行对比分析，找出差距和优势，学习借鉴先进经验，不断提高本局档案管理工作水平。九、监督与考核（一）监督机制1.建立档案管理工作监督检查制度，定期对本局各部门的档案管理工作进行监督检查，确保档案管理规章制度的有效执行。2.档案局领导定期听取档案管理工作汇报，对档案管理工作进行指导和监督，协调解决档案管理工作中的重大问题。3.档案管理部门定期对本局各部门兼职档案员的工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.制定档案管理工作考核标准，明确考核内容、考核指标和考核评分办法。2.档案管理工作考核每年进行一