机关单位文件档案管理制度

PAGE机关单位文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强机关单位文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，提高工作效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位内部各部门及全体工作人员在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关单位的文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保文件档案的完整性和系统性。2.真实性原则：文件档案应如实反映机关单位的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集机关单位在各项工作中形成的各类文件档案，保证其齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家秘密、工作秘密和敏感信息的文件档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：优化文件档案管理流程，提供便捷的查阅利用条件，提高文件档案的使用价值。二、文件档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关文件档案管理的法律法规和方针政策，制定本机关单位文件档案管理制度并组织实施。2.负责机关单位各类文件档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全文件档案管理信息系统，实现文件档案的信息化管理，提高管理效率和服务水平。4.开展文件档案的编研工作，开发利用文件档案资源，为机关单位各项工作提供参考依据。5.对机关单位各部门的文件档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织业务培训，提高文件档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，按照档案管理部门的要求及时移交归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门文件材料的日常收集、整理和保管工作，并协助档案管理部门做好归档工作。3.严格执行文件档案管理制度，确保本部门文件材料的安全和完整，不得擅自销毁、丢失或损坏文件材料。（三）文件档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理工作纪律和保密制度。2.认真学习和掌握档案管理业务知识，熟练运用档案管理信息系统，不断提高工作能力和水平。3.负责文件档案的日常管理工作，包括文件的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等，确保文件档案的规范有序。4.做好文件档案的查阅利用服务工作，按照规定办理查阅手续，及时提供所需文件档案，做好查阅登记和归还工作。5.定期对文件档案进行清查盘点，核对账目，发现问题及时报告并采取措施解决。6.参与文件档案的鉴定、销毁等工作，对需要销毁的文件档案进行登记造册，经批准后严格按照规定程序销毁。三、文件的收集与整理（一）文件收集范围1.上级机关下发的与本机关单位工作相关的各类文件、指示、通知、通报等。2.本机关单位形成的各类文件，包括党组（委）文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、合同协议、规章制度、人事档案等。3.下级机关报送的各类文件，如请示、报告、统计报表等。4.与其他单位往来的文件，包括函件、合同、协议、会议纪要等。5.本机关单位组织召开的各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。6.本机关单位开展各项业务活动形成的文件材料，如调研材料、检查报告、项目申报材料、验收报告等。7.本机关单位工作人员在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如个人工作总结、业务笔记、工作日记等。（二）文件收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.收集的文件材料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续归档工作。（三）文件整理方法1.分类：按照文件的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、纪检监察类等类别。2.编号：对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于文件的识别和查找。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.编目：编制文件目录，包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等内容，以便于查阅和管理。4.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件进行修整和装订，确保文件的整齐美观。装订时应注意保持文件的原貌，不得对文件内容进行裁剪或粘贴。5.装盒：将整理好的文件装入档案盒，并在档案盒上标明盒号、年度、保管期限、起止件号等信息。四、文件的归档与保管（一）归档时间1.机关单位形成的文件材料，一般应在次年上半年完成归档工作。2.对于一些时效性较强的文件材料，应及时归档，确保文件的完整性和准确性。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料齐全、完整、准确，符合归档要求。2.将审核后的文件材料移交至档案管理部门，档案管理部门对接收的文件材料进行再次审核，并办理交接手续。3.档案管理部门按照档案整理要求对文件材料进行进一步整理、编目、装订、装盒等工作，完成归档。（三）保管期限1.根据文件的重要程度、历史价值和现实利用价值，确定文件的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.具体保管期限的划分标准按照国家有关规定和本机关单位的实际情况执行。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保文件档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。3.对电子文件应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和维护，确保电子文件的安全。4.建立档案库房管理制度，严格控制档案库房的温度、湿度，定期对档案进行检查、清点和整理，发现问题及时处理。五、文件的查阅与利用（一）查阅范围1.本机关单位工作人员因工作需要查阅本机关单位的文件档案。2.外单位因工作需要查阅本机关单位的文件档案，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本机关单位工作人员查阅文件档案，应填写《文件档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅文件名称、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅文件档案，应提前向本机关单位档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅人姓名、查阅文件名称、查阅目的、查阅时间等信息，并加盖查阅单位公章。档案管理部门审核同意后，通知查阅单位办理查阅手续。查阅单位应派专人前来查阅，并按照规定填写《文件档案查阅登记表》。（三）查阅方式1.档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，方便查阅人员查阅文件档案。2.查阅人员应在档案管理部门指定的场所内查阅文件档案，不得擅自将文件档案带出查阅场所。如需复印或摘录文件档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护文件档案，不得在文件档案上涂改、标记、污损、折叠或撕毁，确保文件档案的完好无损。（四）利用服务1.档案管理部门应积极为机关单位各项工作提供文件档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时准确地提供所需文件档案。2.对于重要文件档案的查阅利用，档案管理部门可根据实际情况提供咨询和指导服务，帮助查阅人员更好地理解和利用文件档案。3.定期对文件档案的查阅利用情况进行统计分析，了解文件档案的利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。六、文件的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循国家有关档案鉴定的法律法规和标准规范，结合本机关单位的实际情况，对文件档案进行科学合理的鉴定。2.坚持全面审查、历史分析、价值评估的原则，准确判断文件档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门负责人组成的档案鉴定小组，负责文件档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对拟鉴定的文件档案进行逐件审查，分析文件档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，综合判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限表和本机关单位的档案鉴定标准，对文件档案进行价值评估，确定其是否需要继续保存或销毁。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的文件档案，由档案管理部门编制《文件档案销毁清册》，注明文件档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，并经档案鉴定小组审核签字。2.将《文件档案销毁清册》报机关单位分管领导审批，经批准后按照规定程序进行销毁。3.文件档案的销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保文件档案信息无法恢复。销毁过程应有专人监销，并在《文件档案销毁清册》上签字确认。4.对已销毁的文件档案，应在档案管理部门的档案目录和相关检索工具中注明销毁情况，确保档案信息的准确性。七、文件档案管理信息化建设（一）建设目标利用现代信息技术，建立覆盖机关单位文件档案管理全过程的信息化系统，实现文件档案的数字化存储、网络化传输、自动化管理和智能化利用，提高文件档案管理的效率和质量。（二）系统功能1.文件收集与整理模块：实现文件材料的在线收集、分类、编号、编目等功能，提高文件收集整理的效率和准确性。2.文件归档与保管模块：完成文件档案的电子化归档、存储、保管期限设置、库房管理等功能，实现文件档案的集中统一管理。3.文件查阅与利用模块：提供文件档案的在线查阅、检索、借阅、审批等功能，方便机关单位工作人员和外单位查阅利用文件档案。4.文件鉴定与销毁模块：支持文件档案的在线鉴定、销毁清册编制、审批、销毁记录等功能，规范文件档案的鉴定与销毁工作。5.统计分析模块：对文件档案的收集、整理、归档、查阅、利用、销毁等情况进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。6.安全管理模块：建立文件档案管理信息系统的安全防护体系，确保文件档案信息的安全保密。（三）数据管理1.加强文件档案管理信息系统的数据录入、审核和维护工作，确保数据的准确、完整和及时更新。2.定期对文件档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.建立数据质量监控机制，对数据的准确性、完整性、一致性等进行定期检查和评估，及时发现和解决数据问题。（四）安全保障1.建立健全文件档案管理信息系统的安全管理制度，明确