辽宁会计档案管理制度规定

PAGE辽宁会计档案管理制度规定一、总则（一）目的为了加强辽宁地区会计档案管理，统一会计档案管理制度，规范会计档案整理、保管、利用等工作，保证会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本地区实际情况，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于辽宁省行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理。（三）定义本规定所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则单位负责人对本单位的会计档案管理工作负总责，各单位应建立健全会计档案管理制度，明确档案管理部门和会计机构在会计档案管理中的职责，共同做好会计档案管理工作。2.依法管理原则会计档案管理应严格遵守国家有关法律法规和本规定，确保会计档案的真实性、完整性、保密性和安全性。3.有效利用原则充分发挥会计档案的作用，提高会计档案的利用效率，为单位的经济管理、决策支持和历史研究等提供服务。二、会计档案的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目设置，全面记录单位经济业务的总括情况。2.明细账，根据明细科目设置，详细记录某一类经济业务的发生情况。3.日记账，如现金日记账、银行存款日记账，序时记录现金和银行存款的收支情况。4.固定资产卡片，详细记录固定资产的名称、型号、规格、购置时间、使用部门、折旧情况等。5.辅助账簿，如备查账簿，用于补充记录一些在总账和明细账中未能详细反映的经济业务。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及其附注。2.年度财务情况说明书，对单位年度财务状况、经营成果和现金流量等情况进行全面分析和说明。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，保证银行存款账实相符。2.银行对账单，反映单位银行账户资金收支情况的原始记录。3.纳税申报表，记录单位应纳税额计算和缴纳情况的报表。4.会计档案移交清册，记录会计档案从形成部门向档案管理部门或其他接收部门移交过程的文件。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息的清册。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁过程中相关信息的清册，包括销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。7.其他具有保存价值的会计核算专业资料，如会计电算化数据备份、财务数据统计分析报告等。三、会计档案的整理（一）整理要求1.分类准确会计档案应按照归档范围进行分类，不同类别的会计档案应分别整理，不得混淆。2.装订整齐会计凭证应按照编号顺序，外加封面、封底进行装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。会计账簿应保持页面平整，不得缺页、破损。财务会计报告等其他会计资料应按照一定顺序排列，进行装订或装盒。3.编目清晰会计档案应编制清晰的目录，注明档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等信息，便于查找和利用。（二）会计凭证整理1.记账凭证应连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由装订人在装订线封签处签名或者盖章。2.对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。3.各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。（三）会计账簿整理1.总账、明细账、日记账等应按照会计科目顺序排列，每本账簿应在首页设置账簿启用表，注明账簿名称、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。2.账簿中的账页应连续编号，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。3.年度终了，应将各账户的余额结转到下一年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。（四）财务会计报告整理1.月度、季度财务会计报告应按月或按季分别整理成册，年度财务会计报告应单独整理成册。2.财务会计报告应包括封面、目录、报表正文、附注等内容，封面应注明单位名称、年度、月份、报表名称等信息。3.财务会计报告应加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。（五）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，装订成册。2.纳税申报表应按年度整理，装订成册。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册应按照规定格式填写，一式多份，分别由移交单位、接收单位和监交人等签字盖章后保存。4.其他具有保存价值的会计核算专业资料应根据其性质和特点进行分类整理，妥善保管。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为年度财务会计报告永久保管，月度季度财务会计报告保管期限为10年。4.其他会计资料保管期限为银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、销毁清册永久保管。（二）保管地点1.单位应根据会计档案的数量和管理需要，设置专门的会计档案保管库房或档案柜。保管库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防磁等安全防护措施，保持适宜的温度和湿度。2.会计档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.会计档案应妥善保管，不得随意堆放，防止损坏、丢失。2.单位应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理。对破损、变质的会计档案，应及时进行修复或复制。3.会计档案管理人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自出借、销毁会计档案。因工作需要查阅或复制会计档案的，应按照规定办理审批手续。五、会计档案的利用（一）查阅和复制1.单位内部人员查阅会计档案，应填写查阅申请表，经本单位会计机构负责人（会计主管人员）批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.单位外部人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，经本单位负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅申请表应注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖查阅单位公章。3.查阅会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。如需复制会计档案，应经本单位会计机构负责人（会计主管人员）或单位负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行复制。复制件应加盖单位公章，并注明“经核对与原件一致”字样。（二）借出会计档案原则上不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本规定另有规定外，可以按照程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由单位档案管理机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。七、监督检查（一）监督检查主体1.财政部门负责对本地区单位的会计档案管理工作进行监督检查。2.审计部门依法对单位的会计档案管理情况进行审计监督。3.档案行政管理部门负责对单位的会计档案管理工作进行指导和监督。（二）监督检查内容1.会计档案管理制度的建立和执行情况。2.会计档案的归档范围、整理质量、保管期限、保管地点等是否符合规定。3.会计档案的利用和销毁是否按照规定程序进行。4.会计档案管理人员的配备和培训情况。（三）处罚措施1.单位违反本规定，由财政部门、档案行政管理部门等责令限期改正，可以对单位并处三千元以上五万元以下的罚款；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处二千元以上二万元以下的罚款